Każdemu zdarza się zachorować – czasem to zwykłe przeziębienie, a czasem poważniejszy problem zdrowotny, który sprawia, że nie możemy pojawić się w pracy. To normalna sytuacja, ale często pojawiają się wątpliwości: co to właściwie znaczy z perspektywy przepisów? Jak prawidłowo zgłosić nieobecność i jakie dokumenty są potrzebne, by była usprawiedliwiona? W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z absencją chorobową.
Czym jest absencja chorobowa?
Absencja chorobowa to nieobecność pracownika w pracy, wynikająca ze złego stanu zdrowia – może dotyczyć zarówno kwestii zdrowia fizycznego, jak i psychicznego. Może mieć charakter krótkoterminowy (np. grypa, infekcja) lub długoterminowy (np. poważna operacja, rekonwalescencja, leczenie psychiatryczne). W polskim prawie pracy absencja tego typu jest usprawiedliwiona pod warunkiem przedstawienia stosownego zaświadczenia lekarskiego, najczęściej w formie elektronicznego zwolnienia e-ZLA.
W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, absencja chorobowa wynika z nagłej lub przewlekłej niemożności wykonywania pracy z powodów zdrowotnych. Jej zgłoszenie i odpowiednie udokumentowanie to obowiązek każdego pracownika, a brak takiego działania może skutkować potrąceniem wynagrodzenia, a nawet konsekwencjami dyscyplinarnymi.
Zgłoszenie nieobecności – jak to zrobić?
Gdy czujesz, że nie jesteś w stanie pracować, pierwszym krokiem powinno być niezwłoczne poinformowanie pracodawcy o nieobecności. W praktyce najczęściej odbywa się to telefonicznie, przez SMS lub mailowo – w zależności od przyjętej praktyki w kulturze organizacyjnej. Ważne, by zrobić to jak najszybciej, najlepiej w dniu rozpoczęcia nieobecności.
Zgodnie z przepisami, masz obowiązek poinformować pracodawcę o przyczynie absencji oraz przewidywanym czasie jej trwania. W przypadku choroby, lekarz wystawia e-ZLA – elektroniczne zwolnienie lekarskie, które automatycznie trafia do systemu ZUS i pracodawcy. Od 2025 roku wprowadzono dodatkowe kontrole spójności danych w systemie PUE ZUS.
Nie musisz więc już dostarczać papierowego zaświadczenia, ale pamiętaj, że mimo to powinieneś poinformować przełożonego o swojej sytuacji.
Czy zawsze potrzebne jest zwolnienie lekarskie?
Nie każda absencja wymaga formalnego L4. Jeśli jesteś w stanie poinformować pracodawcę, że np. zasłabłaś/eś, ale wrócisz do pracy następnego dnia, w niektórych firmach wystarczy własne oświadczenie – tzw. samodzielne usprawiedliwienie. Jednak nie jest to standard – wszystko zależy od wewnętrznych regulaminów i polityki firmy.
Jeśli nieobecność trwa dłużej niż 3 dni, najczęściej konieczne jest zwolnienie lekarskie. W sytuacji, gdy lekarz wystawi e-ZLA wstecznie (np. na dzień poprzedni), również jest ono honorowane – o ile wynika z faktycznego stanu zdrowia.
Czy można pracować podczas L4?
To pytanie często pojawia się w kontekście pracy zdalnej. Co do zasady, pracownik nie powinien wykonywać obowiązków zawodowych podczas absencji chorobowej, jednak zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2025 roku, dopuszczalne są niektóre czynności incydentalne – o ile nie wpływają one negatywnie na proces leczenia i zostały uwzględnione przez lekarza.
ZUS ma prawo do przeprowadzania kontroli – zarówno formalnych, jak i terenowych. Od 2025 roku inspektorzy ZUS zyskali dodatkowe uprawnienia, pozwalające m.in. na ocenę, czy wykonywane przez pracownika czynności nie zakłócają procesu leczenia, nawet jeśli są incydentalne.
Kto wypłaca wynagrodzenie w trakcie absencji chorobowej?
Wynagrodzenie w trakcie absencji chorobowej zależy od długości nieobecności oraz wieku pracownika.
Przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (lub 14 dni w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat) wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca. To świadczenie finansowane jest ze środków firmy, ale jego wysokość obliczana jest zgodnie z zasadami ustalonymi w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Po upływie tego okresu obowiązek wypłaty przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w formie zasiłku chorobowego. W niektórych przypadkach (np. w dużych firmach będących tzw. płatnikami zasiłków) świadczenie to nadal wypłaca pracodawca, ale środki pochodzą już z budżetu ZUS.
Warto dodać, że prawo do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego przysługuje tylko osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym — w przypadku umów cywilnoprawnych zależy to od rodzaju umowy i zgłoszenia do ubezpieczenia.
Absencja pracownicza a kultura organizacyjna
Nieprawdziwym jest przekonanie, że absencja pracownicza z powodu choroby negatywnie wpływa na ocenę pracownika. Dobrze zarządzana organizacja rozumie, że ludzie chorują, a zdrowie – zarówno fizyczne, jak i psychiczne – wymaga czasem przerwy.
Dlatego tak ważna jest otwarta komunikacja. Jeśli masz dobre relacje z przełożonym lub działem HR, poinformuj o przyczynach swojej nieobecności w sposób spokojny i rzeczowy. Nie musisz podawać szczegółów diagnozy, ale warto zadbać o to, by nie zostawiać zespołu w niepewności.
Co istotne, warto wziąć pod uwagę, że przychodzenie do biura podczas choroby, np. infekcji, naraża innych pracowników na niedyspozycję zdrowotną.
Powrót do pracy po absencji – o czym warto pamiętać?
Po zakończeniu zwolnienia lekarskiego pracownik nie ma obowiązku składania dodatkowych oświadczeń, o ile e-ZLA było wprowadzone do systemu. Natomiast jeśli absencja chorobowa trwała dłużej niż 30 dni, Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do skierowania pracownika na badania kontrolne do lekarza medycyny pracy. Bez aktualnego orzeczenia o zdolności do pracy pracownik nie może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków.
Warto również zadbać o stopniowe wdrożenie się na nowo w obowiązki – zwłaszcza jeśli Twoja nieobecność była dłuższa lub wymagała leczenia szpitalnego. Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia – np. skróconego czasu pracy przez kilka dni – warto o tym porozmawiać z przełożonym lub HR-em.
Absencja chorobowa a emocje – nie tylko formalności
Nieobecność w pracy z powodu choroby może wywoływać szereg emocji – od stresu, przez poczucie winy, aż po lęk o dalsze zatrudnienie. Szczególnie u osób na okresie próbnym lub pracujących w nowych zespołach. Pamiętaj jednak: masz prawo zadbać o swoje zdrowie.
Absencja chorobowa nie świadczy o braku zaangażowania – przeciwnie, to wyraz odpowiedzialności za siebie i innych, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z chorobami zakaźnymi.
Nieobecność w pracy z powodu choroby – podsumowanie
Absencja chorobowa to naturalna część życia zawodowego i nie powinna być powodem do wstydu ani niepokoju. Kluczowe jest jednak, by zgłaszać ją w odpowiedni sposób, dbać o rzetelność dokumentacji i komunikację z przełożonym.
Warto również pamiętać, że dbałość o zdrowie – zarówno fizyczne, jak i psychiczne – to inwestycja w efektywność, długofalowy rozwój zawodowy i dobre relacje w pracy. Jeśli chorujesz – odpocznij, skorzystaj ze wsparcia i wróć, gdy będziesz gotowa/y.
Udostępnij