Są takie sytuacje w życiu, kiedy praca musi ustąpić miejsca innym, ważniejszym sprawom. Ślub, narodziny dziecka, śmierć bliskiej osoby – to momenty, w których pracownik potrzebuje chwili, by zająć się rodziną, emocjami i sprawami osobistymi. Prawo pracy zapewnia mechanizmy, które pozwalają elastycznie reagować na ważne wydarzenia życiowe, bez zakłócania ciągłości zatrudnienia. Tym rozwiązaniem jest urlop okolicznościowy pracownika – specjalny rodzaj zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
Czym jest urlop okolicznościowy i dlaczego ma znaczenie
Urlop okolicznościowy to zwolnienie od pracy udzielane z powodu ważnych wydarzeń rodzinnych lub osobistych. Jego celem jest umożliwienie pracownikowi załatwienia spraw formalnych, uczestnictwa w uroczystościach lub po prostu przeżycia istotnych momentów w spokoju. Nie jest to część urlopu wypoczynkowego, lecz odrębne uprawnienie wynikające z przepisów prawa pracy. Pracownik zachowuje za ten czas prawo do wynagrodzenia, a dni te wliczają się do okresu zatrudnienia.
Warto podkreślić, że dzień okolicznościowy nie jest „dobrą wolą” ze strony pracodawcy, ale obowiązkiem wynikającym z przepisów. Pracodawca nie może odmówić jego udzielenia, jeśli pracownik spełnia warunki określone w rozporządzeniu.
Może Cię zainteresować: Rodzaje urlopów i ich wymiar
Podstawa prawna – przepisy obowiązujące w 2025 roku
Kwestie dotyczące urlopu okolicznościowego reguluje Kodeks pracy, a dokładniej wydane na jego podstawie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. To właśnie tam wskazano katalog sytuacji, w których pracownik ma prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem wynagrodzenia.
Urlop okolicznościowy pracownika to nie przywilej uznaniowy, ale obowiązek pracodawcy. Jeśli pracownik złoży wniosek i udokumentuje zdarzenie, pracodawca musi go uwzględnić.
W jakich sytuacjach przysługuje urlop okolicznościowy
Przepisy wskazują jasno, komu się należy i ile przysługuje dni w ramach takiego urlopu:
- 2 dni wolne – w przypadku:
- ślubu pracownika,
- urodzenia się jego dziecka (czyli zwolnienie z tytułu urodzenia dziecka),
- śmierci i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
- 1 dzień wolny – w przypadku:
- ślubu dziecka pracownika,
- śmierci i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki lub dziadka,
- a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
To precyzyjnie określony wymiar dni wolnych. Warto jednak dodać, że pracodawcy mogą w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym przewidzieć szerszy katalog sytuacji. Część firm stosuje np. dodatkowe dni wolne od pracy z okazji rocznic czy zdarzeń losowych, traktując to jako element polityki well-beingowej.
Jak wnioskować o urlop okolicznościowy
Aby skorzystać z tego uprawnienia, pracownik powinien złożyć wniosek – najczęściej w formie pisemnej lub elektronicznej. Wniosek można złożyć również ustnie, szczególnie w nagłych sytuacjach, np. przy zgonie członka rodziny.
Pracodawca ma prawo poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie, np. odpis aktu urodzenia, aktu małżeństwa, aktu zgonu czy nekrolog. Wystarczające jest, aby pracownik okazał dokument do wglądu osobie upoważnionej (np. pracownikowi działu kadr), która odnotuje fakt potwierdzenia okoliczności. Wniosek można złożyć zarówno przed zdarzeniem (np. przed planowanym ślubem), jak i po nim, jeśli sytuacja była nieprzewidziana.
W praktyce pracownicy działów HR często przygotowują gotowe wzory wniosków, aby ułatwić formalności.
Czy urlop okolicznościowy jest płatny
Tak, urlop okolicznościowy jest płatny w 100%. Oznacza to, że pracownik zachowuje wynagrodzenie za dni nieobecności. Wysokość tego wynagrodzenia ustala się tak samo jak przy urlopie wypoczynkowym – na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich miesięcy.
Okres urlopu wlicza się do stażu pracy i ma wpływ na inne uprawnienia pracownicze. Dni te nie obniżają puli urlopu wypoczynkowego.
Kiedy się należy i jak interpretować przepisy
Często pojawia się pytanie, kiedy się należy urlop okolicznościowy. Odpowiedź brzmi: w dniu, w którym nastąpiło zdarzenie lub w terminie bezpośrednio z nim związanym. Przepisy nie wskazują dokładnej daty, co daje pracownikowi elastyczność. Można więc wykorzystać urlop w dniu pogrzebu, ale też dzień wcześniej lub później, jeśli wymaga tego sytuacja.
W przypadku śmierci osoby bliskiej termin urlopu powinien być związany z dniem pogrzebu. W sytuacji ślubu – z datą ceremonii. Natomiast w przypadku narodzin dziecka dni wolne można wziąć po porodzie, kiedy pracownik potrzebuje czasu na załatwienie formalności.
Urlop okolicznościowy dla ojca
Warto pamiętać, że urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka nie jest tym samym co urlop ojcowski. W tym przypadku pracownikowi przysługują dwa dni wolne dla ojca, które może wykorzystać niezależnie od 14-dniowego urlopu ojcowskiego. Oba uprawnienia można łączyć, ale przysługują na odrębnych zasadach.
Urlop okolicznościowy a kultura organizacyjna
Choć przepisy jasno określają, na co przysługuje zwolnienie, coraz więcej pracodawców wychodzi poza ich ramy. Firmy o wysokim poziomie dbałości o dobrostan pracowników i dojrzałej kulturze organizacyjnej traktują te sytuacje indywidualnie. Niektórzy pracodawcy udzielają dni wolnych również w innych okolicznościach: poważnej choroby w rodzinie, żałoby po przyjacielu czy przeprowadzki.
Takie działania wzmacniają wizerunek firmy jako miejsca przyjaznego człowiekowi. W kontekście prawa pracy mówimy tu o wartościach wykraczających poza literalne przepisy – o kulturze wsparcia i zrozumienia.
Praktyczne aspekty dla pracodawcy i HR
Dobrą praktyką jest określenie procedury w regulaminie pracy. Powinno się tam zawrzeć:
- sposób składania wniosków,
- terminy dostarczania dokumentów,
- zasady udzielania dni w sytuacjach nietypowych,
- sposób ewidencjonowania urlopu.
HR powinien też wspierać liderów w komunikacji – szczególnie w sytuacjach trudnych emocjonalnie. Czasem zwykłe słowo wsparcia ma dla pracownika większe znaczenie niż formalna decyzja o udzieleniu dnia wolnego.
Najczęstsze pytania dotyczące urlopu okolicznościowego
- Czy dzień okolicznościowy można wziąć po kilku dniach od zdarzenia? Tak, o ile pozostaje on w związku czasowym ze zdarzeniem, np. w przypadku pogrzebu odbywającego się tydzień po śmierci.
- Czy przysługuje w przypadku rozwodu? Nie, katalog sytuacji jest zamknięty.
- Czy można odmówić urlopu? Według prawa pracy tylko jeśli pracownik nie przedstawi dowodu na zaistnienie zdarzenia.
- Czy można go łączyć z urlopem wypoczynkowym? Tak, można, jeśli strony się porozumieją.
- Czy cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce mają to prawo? Tak, zasady są takie same dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Urlop okolicznościowy a inne zwolnienia od pracy
Warto wiedzieć, że urlop okolicznościowy różni się od urlopu na żądanie, opieki nad dzieckiem czy urlopu bezpłatnego. Każdy z nich ma inne przesłanki i skutki. Tylko urlop okolicznościowy gwarantuje zachowanie wynagrodzenia niezależnie od liczby przepracowanych dni w roku.
Urlop okolicznościowy – podsumowanie
Urlop okolicznościowy to nie tylko zapis w przepisach, ale wyraz szacunku dla pracownika i jego życia prywatnego. Jego właściwe stosowanie pokazuje, że firma rozumie emocjonalny kontekst pracy i stawia człowieka w centrum uwagi.
Dobrze zarządzany proces udzielania urlopów tego typu buduje kulturę zaufania i wspiera employer branding. A w praktyce – daje ludziom coś bezcennego: poczucie, że mogą być sobą także wtedy, gdy życie stawia ich w trudnych lub ważnych momentach.
Udostępnij