Wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór z omówieniem

W praktyce zarządzania zasobami ludzkimi nie sposób uniknąć sytuacji, w których zachodzi konieczność zakończenia współpracy z pracownikiem. Powody bywają różne – reorganizacja, zmiana strategii, dopasowanie kompetencji zespołu do nowych celów, ale też odejście inicjowane przez samego pracownika. W takich przypadkach wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron jest jedną z najczęściej stosowanych i najbezpieczniejszych dla pracodawcy form zakończenia stosunku pracy.

To rozwiązanie, które przy właściwym przygotowaniu, pozwala nie tylko uniknąć konfliktów, ale także uelastycznia procesy kadrowe i minimalizuje ryzyko prawne. W niniejszym artykule  omawiamy zasady stosowania tej formy rozstania, analizujemy jej konsekwencje i przedstawiamy gotowy wzór do druku wraz z eksperckim komentarzem.

Czym jest rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę może zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron. Co to oznacza w praktyce? Pracodawca i pracownik wspólnie ustalają warunki zakończenia umowy – w szczególności datę ustania stosunku pracy oraz ewentualne kwestie dodatkowe, jak rozliczenie urlopu czy wypłata świadczeń dodatkowych.

W przeciwieństwie do wypowiedzenia jednostronnego, ta forma rozwiązania umowy wymaga zgodnej woli obu stron. Z tego względu porozumienie stron może być stosowane zarówno wobec umów na czas nieokreślony, jak i określony czy próbny – o ile obie strony wyrażają zgodę. Kluczową zaletą z punktu widzenia pracodawcy jest to, że nie ma konieczności uzasadniania decyzji ani przeprowadzania konsultacji ze związkami zawodowymi (chyba że stanowi o tym układ zbiorowy).

Kiedy warto wybrać tę formę rozwiązania umowy

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron jest szczególnie użyteczne w następujących sytuacjach:

• chcemy szybko zakończyć współpracę – np. pracownik znalazł nową pracę i zależy mu na natychmiastowym odejściu, a pracodawcy na szybkim obsadzeniu stanowiska,
• chcemy uniknąć konfliktu – wspólne ustalenia zmniejszają ryzyko roszczeń,
• chcemy zachować dobre relacje – np. w przypadku pracownika, którego cenimy i z którym możliwy jest powrót do współpracy w przyszłości,
• zależy nam na czasie – brak konieczności „odpracowywania” wypowiedzenia oznacza mniej przestojów w organizacji.

Z perspektywy pracodawcy zwolnienie za porozumieniem stron to narzędzie pozwalające szybko reagować na zmiany organizacyjne – restrukturyzację, redukcję etatów czy konieczność zmiany profilu zespołu.

Procedura krok po kroku

Mimo braku formalnych wymagań proceduralnych, rekomenduje się zachowanie odpowiedniej dokumentacji i stosowanie ustrukturyzowanego procesu:

1. Inicjatywa

Rozmowę może zainicjować zarówno pracownik, jak i pracodawca. Najczęściej odbywa się to ustnie, choć dla celów dowodowych warto potwierdzić chęć rozwiązania umowy na piśmie.

2. Negocjacje

Strony powinny wspólnie uzgodnić:

• termin zakończenia stosunku pracy,
• rozliczenie zaległego urlopu lub jego udzielenie przed ustaniem umowy,
• ewentualne świadczenia dodatkowe (np. odprawa, rekomendacja, zachowanie benefitów),
• zwrot powierzonych narzędzi pracy i dokumentów.

3. Sporządzenie dokumentu

Wzór do druku powinien zawierać jasno sformułowane ustalenia – przede wszystkim datę ustania umowy, podstawę prawną oraz podpisy obu stron. Dobrym standardem jest uwzględnienie klauzuli o przyczynach rozwiązania umowy, jeśli mają one wpływ na prawo do zasiłku.

4. Podpisanie

Po podpisaniu dokumentu nie ma możliwości jego jednostronnego cofnięcia. Zaleca się dołączenie egzemplarza do akt osobowych pracownika.

5. Wydanie świadectwa pracy i rozliczenie (tak jak przy każdej innej formie zakończenia umowy).

Zwolnienie za porozumieniem stron a zasiłek dla bezrobotnych

Jedną z najczęstszych wątpliwości wśród pracowników jest to, czy po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron przysługuje prawo do zasiłku dla bezrobotnych. Ta kwestia może również mieć znaczenie dla pracodawców – szczególnie wtedy, gdy planują programy dobrowolnych odejść.

Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy:

• zasiłek nie przysługuje przez pierwsze 90 dni, jeśli porozumienie stron nastąpiło z inicjatywy pracownika lub z przyczyn neutralnych,
• zasiłek przysługuje od razu, jeśli porozumienie nastąpiło z przyczyn dotyczących pracodawcy – np. likwidacji stanowiska pracy, redukcji zatrudnienia, upadłości.

 

Najczęstsze błędy i pułapki

Choć procedura wydaje się prosta, w praktyce można popełnić kilka błędów:

• brak pisemnego dokumentu – ustne ustalenia mogą prowadzić do sporów,
• zbyt szybkie podpisanie porozumienia – pracownik może nie być świadomy skutków prawnych, np. 90-dniowej karencji w prawie do zasiłku dla bezrobotnych,
• nieprzemyślana data rozwiązania umowy – może spowodować utratę prawa do premii kwartalnej lub nagrody rocznej,
• brak ustalenia rozliczeń – np. zaległego urlopu, nadgodzin czy innych świadczeń.

Dla pracodawcy kluczowe jest, aby dokument był przygotowany w sposób jednoznaczny i zabezpieczał interesy firmy.

Wzór porozumienia stron – omówienie

Poniżej znajduje się przykładowy wzór do druku, który może być podstawą do opracowania własnego dokumentu:

 

WZÓR POROZUMIENIA STRON

Porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron
zawarte w dniu ……………………. w ………………………………… pomiędzy:

Pracodawcą:
…………………………………………………………………………
(nazwa firmy, adres, NIP)

a

Pracownikiem:
…………………………………………………………………………
(imię i nazwisko, adres)

Strony zgodnie ustalają, że umowa o pracę zawarta w dniu …………………….. ulega rozwiązaniu za porozumieniem stron z dniem ……………………..

Dodatkowe ustalenia:
…………………………………………………………………………
(np. rozliczenie urlopu, wypłata świadczenia, rekomendacja)

Porozumienie zawarto z przyczyn dotyczących pracodawcy* / z inicjatywy pracownika*
(*niepotrzebne skreślić)

Do czasu rozwiązania umowy pracownik będzie świadczył pracę na rzecz pracodawcy* / będzie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy*. (*niepotrzebne skreślić)

………………………………………………
(podpis pracodawcy)

………………………………………………
(podpis pracownika)

 

Konsekwencje prawne i formalne

Zawarcie porozumienia oznacza zakończenie stosunku pracy w ustalonym terminie. Pracodawca powinien:

• wydać świadectwo pracy zgodnie z przepisami,
• rozliczyć urlop wypoczynkowy (udzielony lub ekwiwalent),
• rozliczyć wynagrodzenie i inne należności.

Jeśli porozumienie wskazuje, że powodem rozwiązania umowy są przyczyny dotyczące pracodawcy (np. likwidacja stanowiska), pracownik ma prawo do zasiłku bez okresu karencji. Jeśli jednak porozumienie zostało zawarte z inicjatywy pracownika, obowiązuje 90-dniowy okres karencji. Z tego względu, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron a zasiłek dla bezrobotnych to kwestia, którą warto omówić przed podpisaniem dokumentu.

Porozumienie stron w nietypowych sytuacjach

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron może być stosowane również wobec:

• pracowników chronionych (ochrona przed wypowiedzeniem, np. art. 39 i art. 177 § 1 Kodeksu pracy) dotyczy jednostronnego wypowiedzenia przez pracodawcę, a nie rozwiązania za porozumieniem stron. Jeśli więc pracownik wyraża zgodę, umowę można zakończyć w ten sposób nawet w okresie ochronnym. Warunek: porozumienie musi być dobrowolne – nie może być wynikiem nacisku pracodawcy, inaczej może być uznane za pozorne lub wymuszone),
• umów na czas określony – nawet jeśli termin jeszcze nie upłynął,
• umów w ramach zwolnień grupowych – co może skutkować obowiązkiem wypłaty odprawy,
• kontraktów menedżerskich – o ile strony przewidziały taką możliwość.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron bez okresu wypowiedzenia

Jedną z najczęściej wskazywanych zalet tej formy rozstania jest to, że rozwiązanie umowy za porozumieniem stron bez okresu wypowiedzenia jest całkowicie zgodne z prawem. Oznacza to, że strony mogą ustalić dowolną datę zakończenia umowy – nawet z dnia na dzień.

To duże ułatwienie dla pracodawcy, który nie musi utrzymywać etatu przez 2-3 miesiące okresu wypowiedzenia, gdy np. stanowisko zostaje zlikwidowane lub nowy pracownik ma już zostać zatrudniony. Wypowiedzenie za porozumieniem stron jest również korzystne również dla pracowników, gdy zależy im na szybkim zakończeniu stosunku pracy – np. w związku z otrzymaniem nowej oferty zawodowej, koniecznością wyjazdu, zmianą sytuacji życiowej lub chęcią uniknięcia obowiązku „odpracowywania” okresu wypowiedzenia. Dzięki tej formie rozstania mogą oni również negocjować dodatkowe warunki zakończenia umowy, takie jak rekomendacja, skrócenie czasu pracy, zachowanie benefitów pozapłacowych czy korzystne rozliczenie urlopu. Co ważne – pracownik ma wpływ na ustalenie daty rozwiązania umowy i zachowuje prawo do dobrowolnego wyboru, bez ryzyka przymusu czy presji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania przez pracodawców

1. Czy wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron musi być pisemne?
   Nie ma takiego wymogu w przepisach – porozumienie może zostać zawarte nawet ustnie, ale dla celów dowodowych zdecydowanie zaleca się formę pisemną. Dokument powinien zawierać dane stron, datę, wskazanie inicjatora oraz podpisy.
2. Czy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron bez okresu wypowiedzenia jest legalne?
   Tak. To jedna z głównych zalet tej formy – strony mogą ustalić dowolną datę zakończenia stosunku pracy, nawet z dnia na dzień. Nie obowiązują tu okresy wypowiedzenia, chyba że strony postanowią inaczej.
3. Co jeśli pracownik nie zgadza się na porozumienie?
   Porozumienie stron nie może być jednostronne. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody (nawet milcząco), umowa nadal obowiązuje. Wówczas pozostaje wypowiedzenie umowy w trybie jednostronnym, z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
4. Czy można rozwiązać umowę za porozumieniem stron z pracownikiem w wieku przedemerytalnym lub kobietą w ciąży?
   Tak, ale tylko jeśli pracownik wyrazi na to zgodę. Ochrona przed wypowiedzeniem nie wyklucza możliwości podpisania porozumienia, jeśli nie ma przymusu.
5. Czy przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron pracownik otrzyma zasiłek dla bezrobotnych?
   To zależy od przyczyny rozwiązania. Jeśli w dokumencie wskażesz, że rozwiązanie następuje z inicjatywy pracodawcy lub z przyczyn po stronie pracodawcy, pracownik może otrzymać zasiłek od razu. W przeciwnym razie obowiązuje 90-dniowa karencja. Warto to wcześniej omówić i odpowiednio zapisać.
6. Czy mogę dodać do porozumienia dodatkowe ustalenia, np. o zwrocie sprzętu lub rekomendacji?
   Tak. Porozumienie stron to forma elastyczna – możesz w nim zawrzeć dowolne uzgodnienia, o ile są zgodne z prawem i zaakceptowane przez obie strony. Warto uregulować rozliczenie urlopu, nadgodzin, ewentualną odprawę lub zwrot narzędzi pracy.
7. Czy mogę korzystać z jednego wzoru porozumienia do różnych przypadków?
   Możesz stworzyć uniwersalny wzór do druku, który zawiera podstawowe zapisy i miejsca na doprecyzowanie szczegółów. Pamiętaj jednak, by każdorazowo dostosować dokument do konkretnej sytuacji – zwłaszcza gdy chodzi o przyczynę rozwiązania umowy lub ewentualne świadczenia dodatkowe.

 

Wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron – podsumowanie

Rozstanie z pracownikiem za porozumieniem stron daje możliwość szybkiego i przewidywalnego zakończenia współpracy, ogranicza ryzyko formalne, upraszcza procedury i sprzyja zachowaniu dobrych relacji z pracownikami.

Warto zadbać o jakość dokumentacji, przemyślaną komunikację i profesjonalną obsługę procesu rozstania.