Czy w toku rekrutacji spotkałaś/spotkałeś się z prośbą pracodawcy o przedstawienie zaświadczenia o niekaralności? Taki dokument potwierdza, że osoba nie była prawomocnie skazana za przestępstwo, co w niektórych zawodach stanowi warunek zatrudnienia. Dotyczy to nie tylko służb publicznych, ale też pracowników magazynów, księgowych, opiekunów, kierowców, nauczycieli czy pracowników ochrony. Warto wiedzieć, jak wygląda procedura jego uzyskania, jakie dokumenty są potrzebne i ile wynosi opłata.
Czym jest zaświadczenie o niekaralności
Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument wystawiany przez Krajowy Rejestr Karny (KRK), który potwierdza, że dana osoba nie figuruje w rejestrze osób skazanych prawomocnym wyrokiem. Rejestr prowadzony jest na podstawie ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym i obejmuje zarówno obywateli Polski, jak i cudzoziemców przebywających na terytorium RP.
W potocznym języku mówi się także o potwierdzeniu niekaralności lub świadectwie o niekaralności – wszystkie te określenia odnoszą się do tego samego dokumentu. Różnice pojawiają się jedynie w jego przeznaczeniu. W przypadku zatrudnienia chodzi zwykle o prostą informację, że osoba nie była karana. W postępowaniach urzędowych czy sądowych można natomiast wnioskować o pełniejszy odpis, który obejmuje również dane o toczących się sprawach lub karach.
Kiedy wymagane jest zaświadczenie o niekaralności
Przepisy prawa precyzyjnie określają, w jakich zawodach zaświadczenie o niekaralności jest obowiązkowym warunkiem zatrudnienia. Niekaralność została przewidziana w wielu ustawach jako element weryfikacji kandydata do pracy. Wymóg ten dotyczy między innymi:
- nauczycieli – art. 10 ust. 5 pkt 4 ustawy Karta Nauczyciela,
- straży granicznej – art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej,
- strażników gminnych – art. 24 pkt 7 ustawy o strażach gminnych,
- członków korpusu służby cywilnej – art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej,
- pracowników samorządowych (z wyjątkiem stanowisk pomocniczych i obsługi) – art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych,
- detektywów – art. 29 ust. 1 pkt 6 ustawy o usługach detektywistycznych.
Oprócz powyższych przykładów niekaralność jest również wymagana w wielu innych branżach, w których praca wiąże się z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo, finanse lub opiekę nad ludźmi – np. w ochronie osób i mienia, transporcie, edukacji, administracji publicznej czy służbach mundurowych.
Warto jednak podkreślić, że nie każdy pracodawca ma prawo żądać od kandydata zaświadczenia o niekaralności. Zgodnie z art. 221 § 5 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od kandydata jedynie takich danych osobowych, które są niezbędne do realizacji procesu rekrutacji. Udokumentowanie niekaralności co do zasady może nastąpić w formie oświadczenia kandydata, a niekoniecznie poprzez dostarczenie dokumentu z Krajowego Rejestru Karnego.
Oznacza to, że jeśli pracodawca wymaga potwierdzenia niekaralności, a przepisy nie nakazują dostarczenia konkretnego dokumentu, kandydat może złożyć własnoręczne oświadczenie o niekaralności. Dopiero w sytuacji, gdy przepis rangi ustawowej wyraźnie nakłada obowiązek udokumentowania niekaralności na podstawie danych z KRK, pracodawca może domagać się przedstawienia urzędowego zaświadczenia.
Takie ustawowe regulacje występują m.in. w:
- art. 77 § 1 pkt 1 ustawy Prawo o prokuraturze – kandydat na prokuratora musi przedstawić informację z KRK,
- art. 57 § 7 ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych – kandydat na sędziego zobowiązany jest do przedstawienia informacji z KRK,
- art. 10 ust. 8a ustawy Karta Nauczyciela – nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, ma obowiązek dostarczyć informację z KRK w celu potwierdzenia, że nie był prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe.
Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym nie dają pracodawcom swobodnego prawa do badania historii karnej pracowników. Zakres pozyskiwanych danych musi wynikać bezpośrednio z przepisów dotyczących wymogu niekaralności. Artykuł 19 ust. 2 tej ustawy stanowi, że w zapytaniu o udzielenie informacji o osobie należy dokładnie określić rodzaj i zakres danych, które mają być przedmiotem informacji.
Od 15 lutego 2024 r. obowiązują dodatkowe przepisy rozszerzające obowiązek weryfikowania niekaralności osób pracujących z małoletnimi. Wszystkie podmioty prowadzące działalność związaną z wychowaniem, edukacją, leczeniem, wypoczynkiem, opieką, rozwojem duchowym, poradnictwem psychologicznym lub sportem dzieci i młodzieży muszą przed zatrudnieniem uzyskać potwierdzenie, że kandydat nie figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
Obowiązek ten dotyczy każdej osoby mającej kontakt z małoletnimi – niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie, działalność gospodarcza czy wolontariat). To istotna zmiana, która zwiększa bezpieczeństwo dzieci i wprowadza dodatkowy poziom weryfikacji obok standardowego zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego.
Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności – krok po kroku
Dokument można uzyskać na trzy sposoby: przez internet, w punkcie informacyjnym KRK lub pocztą tradycyjną. Procedura jest prosta, a czas oczekiwania zależy od wybranej formy.
- Wniosek online
Najwygodniejsza forma to wniosek elektroniczny dostępny na stronie ekrk.ms.gov.pl. Aby złożyć podanie, należy posiadać profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
Po zalogowaniu do systemu trzeba wypełnić formularz, podać dane osobowe i cel uzyskania zaświadczenia. Następnie dokonuje się płatności online, a dokument można pobrać w formacie PDF.
Elektroniczne zaświadczenie o niekaralności jest równoważne z wersją papierową i można je przesłać e-mailem do pracodawcy lub wydrukować. Cała procedura trwa zwykle kilka minut.
- Wniosek w punkcie informacyjnym KRK
Jeśli nie masz profilu zaufanego, możesz złożyć wniosek osobiście w sądzie rejonowym, w punkcie informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego. Wystarczy mieć przy sobie dowód osobisty i wypełnione podanie o wydanie zaświadczenia.
Na miejscu należy wnieść opłatę w kasie lub dostarczyć potwierdzenie jej dokonania (np. wydruk z banku). Zaświadczenie o niekaralności można odebrać od ręki – najczęściej w ciągu 15–30 minut.
- Wniosek wysłany pocztą
Osoby, które nie mają możliwości osobistego stawienia się w punkcie KRK, mogą wysłać wniosek korespondencyjnie. W takim przypadku należy:
- pobrać i wypełnić formularz dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości,
- podpisać go własnoręcznie,
- dołączyć potwierdzenie dokonania opłaty,
- przesłać komplet dokumentów na adres Biura Informacyjnego KRK w Warszawie.
Czas oczekiwania w tym trybie to zwykle od 7 do 10 dni roboczych.
Ile kosztuje zaświadczenie o niekaralności
Aktualna cena za uzyskanie informacji zarówno o osobie, jak i o podmiocie zbiorowym w wersji papierowej wynosi 30 zł, zaś w wersji elektronicznej – 20 zł. (stan na 2025 r.). W przypadku wersji elektronicznej płatności można dokonać bezpośrednio przez system ePłatności Ministerstwa Sprawiedliwości.
Jeśli wybierzesz wersję papierową, koszt pokrywasz przelewem na rachunek KRK lub kupując znaczek opłaty sądowej w sądzie.
Nie ma możliwości zwolnienia z tej opłaty w celach prywatnych lub zawodowych. Wyjątkiem są sytuacje, gdy dokument jest potrzebny w postępowaniu urzędowym prowadzonym z urzędu, np. w sprawach karnych lub administracyjnych.
Jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności
Polskie prawo nie określa terminu ważności tego dokumentu. W praktyce jednak większość instytucji przyjmuje, że zaświadczenie o niekaralności nie powinno być starsze niż 30 lub 90 dni. Warto więc każdorazowo zapytać pracodawcę lub urząd, jak świeży dokument jest wymagany.
Jeżeli składasz dokument do kilku instytucji, możesz posługiwać się tym samym egzemplarzem, o ile mieści się on w przyjętym terminie.
Co zrobić w przypadku błędów lub wątpliwości
Zdarza się, że w wydanym dokumencie pojawi się informacja o skazaniu, mimo że kara została już zatarta. W takim przypadku należy skontaktować się z Krajowym Rejestrem Karnym i złożyć wniosek o sprostowanie danych.
Jeżeli masz wątpliwości co do treści, możesz uzyskać zaświadczenie z sądu lub wnioskować o ponowne sprawdzenie rejestru.
Jakie dokumenty są potrzebne do wniosku
Aby uzyskać zaświadczenie o niekaralności, wystarczy:
- dowód osobisty lub paszport,
- wypełniony formularz KRK,
- potwierdzenie uiszczenia opłaty.
W przypadku składania wniosku przez pełnomocnika potrzebne jest również pisemne upoważnienie i dowód opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł).
Zaświadczenie o niekaralności a cudzoziemcy
Osoby spoza Polski, które pracują w naszym kraju, często również muszą przedstawić zaświadczenie o niekaralności – zarówno z Polski, jak i z kraju pochodzenia. Dokument obcojęzyczny powinien zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego, a w razie potrzeby opatrzony klauzulą apostille.
Jeśli cudzoziemiec nie może złożyć wniosku osobiście, może to zrobić przez pełnomocnika w Polsce.
Kiedy pracodawca może żądać potwierdzenia niekaralności
Nie każdy pracodawca ma prawo wymagać przedstawienia potwierdzenia niekaralności. Zgodnie z RODO i zasadą minimalizacji danych, można żądać takiego dokumentu tylko wtedy, gdy przepis prawa wyraźnie tego wymaga.
Przykładowo, firma ochroniarska, placówka edukacyjna lub instytucja finansowa mają takie uprawnienie, ale już prywatny sklep spożywczy – nie.
Warto też wiedzieć, że przetwarzanie informacji o niekaralności bez podstawy prawnej jest naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych i może skutkować odpowiedzialnością administracyjną pracodawcy.
Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności – praktyczne wskazówki
Zanim złożysz podanie, sprawdź, w jakiej formie dokument będzie akceptowany przez instytucję, do której go dostarczasz. Wersja elektroniczna z kwalifikowanym podpisem jest w pełni honorowana przez urzędy i firmy.
Warto też pamiętać, że zaświadczenie o niekaralności można uzyskać w ciągu kilku minut – wystarczy komputer, dostęp do internetu i profil zaufany.
Zaświadczenie o niekaralności – podsumowanie i FAQ
Uzyskanie zaświadczenia o niekaralności to prosta procedura, którą można przeprowadzić bez wychodzenia z domu. Dokument ten coraz częściej staje się nieodłącznym elementem procesu rekrutacyjnego lub legalizacji zatrudnienia.
Znajomość zasad jego wydawania i kosztów pozwala uniknąć nieporozumień i przyspieszyć cały proces.
Pamiętaj, że zaświadczenie nie ma ustawowego terminu ważności, jednak większość firm wymaga dokumentu wystawionego nie wcześniej niż trzy miesiące przed złożeniem. Jeśli masz wątpliwości, zawsze zapytaj o podstawę prawną żądania takiego dokumentu – to Twoje prawo jako pracownika i obywatela.
Czy każdy pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności?
Nie. Pracodawca ma prawo żądać zaświadczenia o niekaralności tylko wtedy, gdy wymóg ten wynika z przepisów prawa, np. ustawy o służbie cywilnej, Karcie Nauczyciela, ustawie o ochronie osób i mienia czy ustawie o Straży Granicznej.
W innych przypadkach wystarczy oświadczenie kandydata o niekaralności. Pracodawca nie może dowolnie badać historii karnej pracownika – byłoby to naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).
Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności dla kogoś innego?
Można uzyskać dokument dla innej osoby, ale tylko na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.
Pełnomocnik musi okazać oryginał upoważnienia oraz uiścić opłatę skarbową (17 zł). Wniosek może złożyć w punkcie KRK lub wysłać pocztą.
Czy zaświadczenie z sądu jest tym samym co zaświadczenie z KRK?
Nie. Zaświadczenie z sądu dotyczy konkretnych postępowań toczących się przed danym sądem, natomiast zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego jest ogólnym potwierdzeniem, że dana osoba nie figuruje w rejestrze osób skazanych.
W procesach rekrutacyjnych akceptowane jest wyłącznie zaświadczenie z KRK.
Udostępnij