Zwolnienia grupowe to procedura, po którą sięga się niechętnie. Jednak bywają momenty, gdy wyniki firmy, realia rynkowe i strategia sugerują to rozwiązanie — i trzeba podjąć trudną decyzję o redukcji części załogi. Ten tekst nie jest poradą „jak zwalniać szybciej”, tylko przewodnikiem, jak zrobić to zgodnie z prawem, fair wobec ludzi i bez zbędnych wpadek operacyjnych. Przedstawiamy najważniejsze kroki: kiedy w ogóle zaczyna działać reżim ustawy (czyli od ilu osób i w jakim oknie 30 dni), jak policzyć odprawę, czym różni się potoczne „wypowiedzenie grupowe” od zwykłego wypowiedzenia oraz co realnie oznacza zagadnienie „zwolnienia grupowe a zwolnienie lekarskie”.
Definicja zwolnień grupowych – kiedy mają zastosowanie?
Zacznijmy od podstaw. Zwolnienia grupowe to szczególna procedura rozwiązywania umów o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników – czyli takich, które leżą wyłącznie po stronie pracodawcy (np. likwidacja działu, reorganizacja, kłopoty finansowe).
Zgodnie z ustawą z dnia 13 marca 2003 r. procedura ta dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób. Od ilu osób zaczyna się zwolnienie grupowe? Kluczowe są progi:
co najmniej 10 pracowników – jeśli firma zatrudnia mniej niż 100 osób,
co najmniej 10% załogi – jeśli firma ma 100–299 pracowników,
co najmniej 30 osób – jeśli zatrudnienie wynosi 300 osób lub więcej.
Co ważne, do powyższych liczb wliczają się także osoby, z którymi rozwiązano umowę za porozumieniem stron, jeśli dotyczy to co najmniej 5 pracowników i inicjatywa wyszła od pracodawcy.
To ustawowa definicja zwolnień grupowych. Należy ją stosować w okresie nie dłuższym niż 30 dni – oznacza to, że zwolnienia rozciągnięte na kilka tygodni również mogą wejść w reżim grupowy.
Zwolnienie masowe a zwolnienia grupowe – pojęcia w obiegu
W języku potocznym funkcjonuje określenie zwolnienie masowe. W sensie prawnym operujemy jednak pojęciem „grupowego zwolnienia” z ustawy. Zwolnienie masowe bywa używane przez media lub w wewnętrznej komunikacji korporacyjnej jako synonim redukcji na większą skalę; dla działów HR i prawników liczy się to, czy spełniacie progi i obowiązki z ustawy o zwolnieniach grupowych.
Procedura zwolnień – czyli co dokładnie musi zrobić pracodawca?
Zwolnienia grupowe to nie tylko wręczenie wypowiedzeń. To procedura, której złamanie może skutkować roszczeniami pracowników i kontrolami z PIP. Oto kroki, które składają się na proces:
- Konsultacje z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników – to obowiązkowy etap, podczas którego pracodawca musi przedstawić:
- przyczyny zwolnień,
- liczbę i grupy zawodowe pracowników objętych redukcją,
- kryteria doboru,
- terminy i tryb zwolnień,
- propozycje świadczeń osłonowych (np. odprawa, outplacement).
- Zawarcie porozumienia lub opracowanie regulaminu zwolnień – jeśli w zakładzie nie działa związek zawodowy, regulamin ustala sam pracodawca po konsultacjach.
- Zawiadomienie powiatowego urzędu pracy (PUP) o planowanych zwolnieniach.
- Dopiero po tych krokach możliwe jest wręczanie wypowiedzeń, a rozwiązanie umów może nastąpić najwcześniej po 30 dniach od zawiadomienia PUP.
Wiele osób używa skrótu „wypowiedzenie grupowe”, ale warto pamiętać, że nie ma takiego trybu w Kodeksie pracy – to po prostu standardowe wypowiedzenie, które odbywa się w szczególnych warunkach proceduralnych.
Kiedy odprawa i ile wynosi w 2025 r.
Odprawa – kiedy przysługuje i ile wynosi?
Zgodnie z ustawą, odprawa pieniężna należy się każdemu pracownikowi zwolnionemu w ramach zwolnień grupowych, niezależnie od tego, czy miał umowę na czas określony czy nieokreślony. Wysokość odprawy zależy wyłącznie od stażu pracy u danego pracodawcy:
- 1-miesięczne wynagrodzenie – przy stażu poniżej 2 lat,
- 2-miesięczne wynagrodzenie – przy stażu od 2 do 8 lat,
- 3-miesięczne wynagrodzenie – przy stażu powyżej 8 lat.
To jednak nie wszystko. Istnieje również ustawowy limit odprawy – nie może ona przekraczać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Od 1 stycznia 2025 roku płaca minimalna wynosi 4666 zł brutto, co oznacza, że maksymalna odprawa może wynieść 69 990 zł brutto.
Ważne: jeżeli firma nie osiąga progów grupowych, ale rozwiązuje umowy z przyczyn niedotyczących pracownika, a zatrudnienie wynosi min. 20 osób, to przy spełnieniu przesłanek z art. 10 ustawy przysługuje „indywidualna” odprawa na tych samych zasadach (częsty błąd to nieuwzględnianie tego obowiązku).
Zwolnienia grupowe a zwolnienie lekarskie (L4) – co mówi prawo?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań: czy pracownik na L4 podlega zwolnieniu grupowemu?
Zasadniczo – tak, ale pod pewnymi warunkami. Choć Kodeks pracy (art. 41) chroni pracownika w czasie urlopu lub usprawiedliwionej nieobecności, ustawa o zwolnieniach grupowych wprowadza wyjątki:
- Wypowiedzenie umowy w trakcie urlopu jest możliwe, jeśli trwa on co najmniej 3 miesiące.
- Wypowiedzenie umowy podczas L4 (czyli choroby) jest możliwe, jeśli minął okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (czyli: 182 dni zasiłku chorobowego i ewentualnie 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego).
- Wypowiedzenie zmieniające (czyli zmiana warunków pracy lub płacy) może być dokonane nawet w trakcie L4 lub urlopu.
Podsumowując: zwolnienia grupowe a zwolnienie lekarskie to zależność, która wymaga szczególnej ostrożności i dobrej znajomości przepisów – zwłaszcza art. 5 ustawy o zwolnieniach grupowych oraz art. 53 Kodeksu pracy.
Zwolnienia grupowe a zwolnienie lekarskie – scenariusze
- Krótkie L4 (np. tydzień): z reguły czekamy do powrotu i wręczamy wypowiedzenie po zakończeniu nieobecności, albo – jeśli to konieczne – wypowiedzenie zmieniające.
- Długie L4 (przekroczone progi z art. 53 k.p.): możliwe definitywne wypowiedzenie w toku procedury grupowej, gdy upłynie okres uprawniający do rozwiązania bez wypowiedzenia.
Upadłość/likwidacja: stosuje się dalsze przepisy szczególne; ochrony są istotnie zredukowane.
Uwaga: w komunikacji do zespołu używaj jasnych, nienapiętnujących sformułowań; unikaj ujawniania informacji o stanie zdrowia. W politykach wewnętrznych warto zapisać ścieżkę postępowania dla zespołu HR (kto i kiedy kontaktuje się z osobą nieobecną).
Obowiązki pracodawcy – nie tylko formalne
Pracodawca ma nie tylko obowiązek prawny, ale też społeczny. W ramach procesu zwolnień grupowych warto zadbać o:
- czytelne kryteria doboru pracowników do zwolnień (np. kompetencje, staż, wyniki),
- wsparcie komunikacyjne dla managerów liniowych (przygotowane Q&A, sesje szkoleniowe),
- działania outplacementowe, czyli pomoc zwalnianym w znalezieniu nowej pracy (warsztaty, konsultacje CV, coaching kariery),
- rzetelne i terminowe rozliczenie: wypłata odpraw, ekwiwalent za urlop, wystawienie świadectwa pracy,
- możliwość ponownego zatrudnienia – w ciągu 15 miesięcy pracodawca ma obowiązek przyjąć z powrotem pracownika, jeśli ponownie zatrudnia w tej samej grupie zawodowej, a ten wcześniej zgłosił chęć powrotu (maksymalnie w ciągu roku od zwolnienia).
Komunikacja i outplacement – obowiązki pracodawcy wykraczające poza literę prawa
Choć ustawa wprost nie nakazuje outplacementu, jego planowanie bywa elementem porozumienia lub regulaminu. Dobre praktyki to: informacja wyprzedzająca, FAQ, wsparcie CV/interview, sesje z doradcą kariery, listy referencyjne, rekomendacje na LinkedIn. To skraca czas poszukiwania pracy i obniża napięcia wewnątrz firmy. W tym sensie obowiązki pracodawcy obejmują także etyczną stronę procesu.
Zwolnienie grupowe a podatki i składki ZUS
Warto też wiedzieć, że:
- odprawy są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT),
- nie podlegają jednak składkom ZUS, ponieważ są wypłacane w związku z rozwiązaniem stosunku pracy – a to wyłącza je z podstawy wymiaru składek (na podstawie rozporządzenia składkowego).
To ważna informacja dla działów księgowości i payrollu.
Terminy i treść pism w zwolnieniach grupowych
W przypadku zwolnień grupowych niezwykle ważne jest, aby wszystkie formalności były dopięte na ostatni guzik. Niestety, to właśnie na tym etapie wielu pracodawców popełnia kosztowne błędy – często nie celowo, lecz z braku precyzyjnej wiedzy o kolejności działań i wymaganiach proceduralnych. A jak pokazuje praktyka – to właśnie formalności najczęściej decydują o przegranym sporze przed sądem pracy.
Co po czym? Kolejność ma znaczenie
Oto najważniejsza zasada, którą powinien znać każdy dział HR i zarząd:
- Najpierw: przeprowadzenie konsultacji ze związkami zawodowymi (lub przedstawicielami pracowników),
2. Potem: zawarcie porozumienia lub wydanie regulaminu (jeśli nie ma związków),
3. Następnie: złożenie zawiadomienia do właściwego Powiatowego Urzędu Pracy (PUP),
4. Dopiero potem: wręczanie wypowiedzeń pracownikom objętym zwolnieniem grupowym.
Co ważne: rozwiązanie umów o pracę (czyli faktyczne zakończenie zatrudnienia) nie może nastąpić wcześniej niż po 30 dniach od dnia zawiadomienia PUP. Ten 30-dniowy bufor czasowy wynika wprost z ustawy i ma na celu m.in. umożliwienie urzędom przygotowania działań osłonowych wobec zwalnianych pracowników.
Treść wypowiedzenia
Często spotykanym błędem jest traktowanie wypowiedzeń jako formalności do „wklejenia z szablonu”. Tymczasem każdy dokument wręczany pracownikowi powinien być:
- czytelnie uzasadniony – jasno wskazana przyczyna niedotycząca pracownika, np. likwidacja stanowiska, restrukturyzacja, decyzja zarządu o zmianie profilu działalności;
- osadzony w przepisach – dobrze, jeśli w treści wypowiedzenia pojawi się powołanie na podstawę prawną, np. art. 10 ustawy o zwolnieniach grupowych i konkretne zapisy porozumienia lub regulaminu;
- spójny z dokumentami wewnętrznymi (czyli porozumieniem/regulaminem oraz zawiadomieniem PUP) – dane takie jak liczba pracowników, terminy czy grupy zawodowe muszą się zgadzać.
Warto pamiętać, że sądy pracy często analizują każdy szczegół – od daty zawiadomienia PUP, przez treść wypowiedzenia, aż po styl komunikacji z pracownikiem. Literówka nie spowoduje przegranej sprawy, ale brak zgodności między dokumentami – już tak.
Daty, które trzeba znać (i pilnować jak deadline’u u klienta)
- Data zawiadomienia PUP – od niej liczony jest 30-dniowy okres karencji, po którym mogą wejść w życie wypowiedzenia.
- Data wręczenia wypowiedzenia – nie wcześniej niż po zawiadomieniu PUP.
- Data rozwiązania umowy – co do zasady nie wcześniej niż 30 dni po zawiadomieniu.
- Data upływu okresu wypowiedzenia – zależna od stażu pracownika (zgodnie z Kodeksem pracy), ale nie może kolidować z powyższymi terminami.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli wypowiedzenie zostanie wręczone prawidłowo, ale jego skutek – czyli zakończenie stosunku pracy – nastąpi zbyt wcześnie, pracownik może zakwestionować zgodność całego procesu z ustawą. I są szanse, że sąd przyzna mu rację.
Świadectwo pracy – nie pomijaj informacji o odprawie
W świadectwie pracy warto w sposób przejrzysty zaznaczyć:
- podstawę rozwiązania stosunku pracy (np. art. 10 ustawy z dnia 13 marca 2003 r.),
- informację o wypłaconej odprawie pieniężnej (z wyszczególnieniem wysokości, jeśli pracownik tego zażąda),
- ew. zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.
Dlaczego to ważne? Ponieważ świadectwo pracy stanowi nie tylko dokument końcowy dla pracownika, ale często również dowód w sprawach spornych (np. przed PUP lub ZUS).
Prawo „powrotu” i rekrutacje po redukcji
Ustawa wprowadza obowiązek ponownego zatrudnienia pracownika zwolnionego w ramach grupówki, jeżeli w ciągu roku zgłosił zamiar powrotu, a firma w okresie 15 miesięcy od rozwiązania umowy rekrutuje do tej samej grupy zawodowej. To wymaga prowadzenia rejestru zgłoszeń oraz monitoringu wakatów po reorganizacji. Baza Aktów Prawnych
Najczęstsze błędy pracodawców
Nawet najlepiej zaplanowany proces może zakończyć się skargą do PIP lub pozwem, jeśli pracodawca popełni błędy. Najczęstsze z nich to:
- nieuwzględnienie rozwiązania umów za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy (min. 5 osób),
- wręczenie wypowiedzeń przed zawiadomieniem PUP,
- brak porozumienia lub regulaminu przy braku związków zawodowych,
- nieprawidłowo naliczona odprawa (np. na podstawie całego stażu pracy zamiast u danego pracodawcy),
- niedozwolone wypowiedzenia osób chronionych (np. na L4 poniżej 182 dni),
- nieprzestrzeganie obowiązku ponownego zatrudnienia.
Zwolnienia grupowe w skrócie
- Planowanie: matryce doboru, harmonogram, budżet świadczeń, plan outplacementu.
- Konsultacje: związki/przedstawiciele, porozumienie lub regulamin, PUP.
- Dostarczenie we właściwej kolejności i z dbałością o przepisy (to nie „skrótowa” operacja pt. „wypowiedzenie grupowe”, tylko rygorystyczna procedura).
- Policzenie świadczeń: staże, podstawy jak dla ekwiwalentu, limit 15× płaca minimalna, podatki/składki.
- Dbałość o komunikację: jasne, empatyczne, z programami wsparcia.
Na koniec: obiegowe określenia w debacie publicznej bywają mylące. „Grupówka” nie jest „tańszym” sposobem redukcji – to reżim z precyzyjnymi wymogami prawnymi i reputacyjnymi. Przestrzeganie ich minimalizuje ryzyko sporów, pozwala zachować godność procesu i ochronić markę pracodawcy.
Źródła i akty prawne (wybór):
- Ustawa z 13.03.2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy… – definicja progów, procedura, terminy, odprawa, modyfikacje art. 41 k.p. (art. 1, 5–10). Baza Aktów Prawnych+2Baza Aktów Prawnych+2
- Kodeks pracy (art. 41 – ochrona w czasie urlopu/choroby; art. 53 – długotrwała niezdolność). SIP Lex
Udostępnij