Wiele wskazuje na to, że jednym z największych wyzwań w rekrutacji jest udzielanie kandydatom negatywnej informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej. Tymczasem, jak wynika z badań Candidate Experience w Polsce 2019, 8 na 10 osób, w przypadku odrzucenia z procesu rekrutacji, chciałoby otrzymać wiadomość e-mail od rekrutera. Jak sprostać takiemu zadaniu, by negatywny feedback po rozmowie kwalifikacyjnej stał się konstruktywnym motorem zmiany dla kandydatów, a dla pracodawcy – elementem budowania pozytywnego wizerunku na rynku pracy?

Dlaczego pomijamy negatywny feedback w procesie rekrutacji?

Zanim przeanalizujemy sposoby komunikacji z odrzuconymi kandydatami, warto zastanowić się, dlaczego ten etap rekrutacji jest w naszej firmie zaniedbywany. Najczęstszą przyczynę stanowi brak czasu. Jeżeli faktycznie tak jest, należy przyjrzeć się optymalizacji naszych procesów rekrutacyjnych. Jaki czas przeznaczyliśmy na ‘obsługę’ jednego zgłoszenia rekrutacyjnego? Ile osób zapraszamy na rozmowy związane z danym stanowiskiem? Ile prowadzimy rekrutacji jednocześnie?

Dobrze jest uwzględnić czas poświęcony na komunikację z odrzuconymi kandydatami w całym procesie rekrutacji i wpisać taką procedurę w standardy obsługi kandydatów.

Co ryzykujesz odpuszczając komunikację z odrzuconymi kandydatami?

Umiejętnie przekazany negatywny feedback po rozmowie kwalifikacyjnej, udzielany odrzuconym kandydatom jest jednym z narzędzi budowania marki pracodawcy. Brak informacji zwrotnej może przysporzyć wiele  problemów:

• kandydat, zawiedziony brakiem komunikacji ze strony potencjalnego pracodawcy, dzieli się złą opinią z innymi (w bezpośredniej rozmowie lub, co gorsza, w social mediach)
• powtarzające się złe opinie powodują, że firmie coraz trudniej będzie znaleźć nowych kandydatów
• każdy niezadowolony kandydat to także utracony potencjalny klient

Odmowa zatrudnienia po rozmowie kwalifikacyjnej dla kandydata – na co zwrócić uwagę?

Jak zatem udzielić informacji zwrotnej osobie, która nie została zakwalifikowana do dalszych etapów rekrutacji? Warto postawić się w sytuacji takich osób i uświadomić sobie, jakie mają oczekiwania oraz potrzeby wobec firmy. Miejmy na względzie, że kierujemy informację zwrotną nie tylko do nich a przede wszystkim dla nich. Taka wiadomość powinna być:

• spersonalizowana,
• merytoryczna, uwzględniająca również mocne strony kandydata
• oparta na faktach, bez ogólników i frazesów
• taktowna.

Niezwykle istotną kwestią w komunikacji z osobami odrzuconymi z procesu rekrutacji jest merytoryczne podejście do ich kandydatury. Dobrze jest wskazać, w jakich zadaniach nie spełnił oczekiwań pracodawcy i kompetencje, nad którymi naszym zdaniem powinien jeszcze popracować. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na mocne strony kandydata. Dzięki temu zostawiamy go z poczuciem, że został rzetelnie i uczciwie oceniony oraz wyposażony we wskazówki na przyszłość.

Negatywna informacja zwrotna po rozmowie kwalifikacyjnej dla kandydata – wzór

Poniżej zamieszczamy propozycję treści e-maila zawierającego negatywną informację zwrotną po rozmowie kwalifikacyjnej. Niech będzie on inspiracją:

 

Szanowny/a Panie/Pani ,

w imieniu swoim oraz całego zespołu bardzo dziękujemy za udział w procesie rekrutacji na stanowisko . Z przykrością informuję, że nie możemy zaprosić Pana/Pani do kolejnego etapu rekrutacji.

Zdecydowaliśmy się wybrać kandydatów, którzy wykazali większe kompetencje oraz posiadają większe doświadczenie w

Jednocześnie chcę podkreślić, że Pana/Pani umiejętność i kompetencje w zakresie oceniliśmy bardzo pozytywnie.

Proszę o informację zwrotną , czy wyraża Pan/Pani zgodę na zachowanie Pana/Pani aplikacji celem wykorzystania przy innych procesach rekrutacyjnych prowadzonych w naszej firmie.

Życzę powodzenia w dalszym poszukiwaniu pracy

 

Podsumowanie

Kluczowym elementem każdej rekrutacji jest komunikacja, zarówno w przypadku aplikujących, jak i rekruterów. Udzielanie odmowy po rozmowie kwalifikacyjnej kandydatom nie jest wdzięcznym zadaniem, jednak koniecznym, by pozytywnie kształtować relacje z uczestnikami rynku pracy oraz budować markę pracodawcy.