Notatka służbowa jest elementem formalnej komunikacji wewnątrz firmy lub instytucji. Tego rodzaju dokument sporządza się w taki sytuacjach, jak zebranie zarządu lub spotkanie motywujące. Podpowiadamy, jak prawidłowo napisać notatkę służbową dotyczącą zdarzenia, rozmowy lub złego zachowania pracownika.
Notatka służbowa, co to jest?
Konieczność sporządzenia notatki służbowej pojawia się w przypadku ważnych dla firmy kwestii. To formalny sposób komunikacji wewnętrznej, który obowiązuje w momencie próby udokumentowania zdarzeń, postanowień, czy przebiegu spotkań. Czy notatka służbowa jest dokumentem? Tak, to dokument, który sporządza pracownik bądź pracodawca. Warto podkreślić, że notatka służbowa może dotyczyć również sposobu wypełniania obowiązków przez danego pracownika, przybierając pozytywny lub negatywny wydźwięk.
W praktyce notatki służbowe najczęściej pisze pracodawca albo przełożony celem zdyscyplinowania pracownika lub przekazania informacji zwrotnej po rozmowie. Ważne, by pamiętać, że dokument nie może trafić w niepowołane ręce. Ponieważ notatki służbowe mają charakter oficjalny i mogą dotyczyć wrażliwych informacji, często są traktowane jako poufne i objęte ochroną prawną. W związku z tym zaleca się odpowiednie przechowywanie dokumentu, gdyż wszelkie nieporozumienia w tej kwestii mogą skończyć się w sądzie.
Kiedy dokładnie warto sporządzać notatkę służbową?
Notatka służbowa jest stosowana w wielu sytuacjach – nie tylko wtedy, gdy zachodzi potrzeba dyscyplinowania pracownika. Przykładowo, sporządza się ją w celu dokumentowania ustaleń projektowych, rekomendacji czy pochwał, a także jako dowód w przypadku incydentów. Szczególnym typem jest notatka służbowa z wypadku w pracy, która pozwala ustalić okoliczności zdarzenia, osoby uczestniczące oraz podjęte działania. W administracji publicznej używana jest także nota służbowa, która podobnie jak notatka dokumentuje kluczowe zdarzenia, jednak zwykle w bardziej skróconej i formalnej formie. Sporządzenie notatki jest uzasadnione również w sytuacjach wymagających utrwalenia ważnych ustaleń organizacyjnych lub projektowych – dobrym przykładem jest notatka służbowa ze spotkania, która pozwala uporządkować informacje i przypisać odpowiedzialności.
Nota służbowa a notatka służbowa — czym się różnią?
Pojęcia nota służbowa oraz notatka służbowa bywają stosowane zamiennie, ale w praktyce mogą mieć różne znaczenia. Nota jest zazwyczaj krótsza, bardziej lakoniczna i ogranicza się do kilku kluczowych informacji, podczas gdy notatka ma zwykle pełniejszy charakter opisowy. Wybór odpowiedniej formy zależy od celu i wymagań wewnętrznych danej organizacji.
Aspekt prawny i formalny
Nie każdy zdaje sobie sprawę, że notatka jest dokumentem, który może mieć znaczenie prawne. W administracji stosowana jest notatka służbowa kpa, która stanowi część dokumentacji w postępowaniach prowadzonych na podstawie Kodeksu postępowania administracyjnego. Takie dokumenty często traktuje się podobnie jak notatka urzędowa – czyli zapis zdarzeń, ustaleń lub obserwacji sporządzony w celach dowodowych. W praktyce oznacza to, że dostęp do tych dokumentów powinny mieć jedynie osoby uprawnione, a ich przechowywanie musi być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Co istotne, dokumenty te mogą być użyte jako dowód w sporach pracowniczych lub w toku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, dlatego warto zadbać o ich prawidłową formę.
Struktura i język dokumentu
Jak wygląda notatka służbowa sporządzona według najlepszych standardów? Choć nie ma jednego obowiązującego schematu, większość firm korzysta z ujednoliconego układu – tzw. szablonu lub wzoru. Dokument powinien zawierać datę i miejsce sporządzenia, dane osoby tworzącej notatkę, adresata, temat, opis zdarzenia i podpis. Treść musi być zwięzła, merytoryczna i pozbawiona emocji – opierająca się wyłącznie na faktach. Błędem jest używanie ocen lub subiektywnych komentarzy. Warto pamiętać, że istnieje wiele typów takich dokumentów, np. notatka telefoniczna, która dokumentuje ustalenia z rozmowy telefonicznej, czy notatka informacyjna: jak napisać ten rodzaj dokumentu opisujemy poniżej.
Jak napisać notatkę służbową?
Jako że notatka służbowa jest formalnym dokumentem, należy przestrzegać kilku zasad przy jej sporządzaniu. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że treść notatki służbowej powinna być zwięzła, zrozumiała, konkretna i merytoryczna. Dokument można dostarczyć w formie papierowej lub elektronicznej, ale ważne jest, by trafił do rąk własnych adresata.
Co powinien zawierać dobrze napisany dokument? Bez względu na powód sporządzania, każda notatka, w tym notatka służbowa z rozmowy z pracownikiem, powinna zawierać: datę i miejsce sporządzenia, imię i nazwisko adresata oraz osoby sporządzającej notatkę, temat i treść, a także podpis osoby, która sporządziła notatkę. Firmy przeważnie ustalają własne wzory do pisania notatek służbowych, jednak powyższe informacje powinny być zawarte w każdym dokumencie.
Rodzaje notatek służbowych i ich wzory
Powodów do napisania notatki służbowej jest wiele, a jej rola wykracza daleko poza kwestie dyscyplinarne. Oto najczęstsze zastosowania:
- Dokumentowanie incydentów i wypadków – przykładem jest notatka służbowa z wypadku w pracy, która może być kluczowa dla ustalenia przyczyn zdarzenia i odpowiedzialności.
- Zapis przebiegu ważnych rozmów i spotkań – typowa notatka służbowa ze spotkania lub notatka służbowa z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej pozwala utrwalić uzgodnienia i ustalenia pomiędzy stronami.
- Raportowanie działań służbowych – np. notatka służbowa z podróży, w której pracownik przedstawia przebieg delegacji, koszty i uzyskane efekty.
- Obsługa skarg i konfliktów – notatki są często wykorzystywane jako element postępowania wyjaśniającego w firmie, np. przy rozpatrywaniu zgłoszeń od klientów.
- Działania urzędowe i administracyjne – w administracji publicznej stosowana jest notatka służbowa kpa (Kodeksu postępowania administracyjnego), mająca formę urzędowego zapisu zdarzenia, często na wzór notatki urzędowej.
Nie wszystkie notatki mają negatywny wydźwięk. Mogą dokumentować także pozytywne osiągnięcia pracownika, rekomendacje czy ustalenia w projektach.
Każda z tych form powinna bazować na odpowiednio przygotowanym wzorze, co gwarantuje spójność i ułatwia archiwizację. Firmy często przygotowują jeden uniwersalny wzór, który można dostosować do różnych sytuacji lub kilka oddzielnych formularzy zależnie od potrzeb.
Notatka służbowa wzór
Poniżej przedstawiamy, jak może wyglądać przykładowa notatka służbowa. Należy mieć na uwadze, że notatka służbowa musi zawierać wyłącznie fakty, bez subiektywnych opinii i osądów. Notatka służbowa ze zdarzenia lub rozmowy ma nieco inny charakter od notatki dotyczącej złego zachowania pracownika, ale format dokumentu może być ten sam.
Notatka służbowa za złe zachowanie pracownika — wzór
Warszawa, 05.06.2023
Jan Nowak
Kierownik Działu Personalnego
Marek Kowalski
Pracownik Działu Sprzedaży
Notatka Służbowa — upomnienie za niewłaściwe zachowanie
Dotyczy: Zgłoszenia o nieodpowiednim zachowaniu pracownika działu sprzedaży — pana Marka Kowalskiego w dniu: 4 maja 2023 roku.
Szanowny Panie,
Klient zgłosił skargę w związku z incydentem z dnia 4 maja 2023 roku, z której wynika, iż podczas spotkania z klientem wykazał się Pan agresywnym i nieodpowiednim zachowaniem. Podnoszenie głosu, używanie obraźliwych słów i nieprzyzwoitego języka wobec klienta oraz innych członków zespołu stanowi naruszenie naszych standardów etycznych i profesjonalizmu.
Zgodnie z polityką firmy, w przypadku naruszenia standardów postępowania i niewłaściwego zachowania pracownika, podejmowane są odpowiednie działania dyscyplinarne. W związku z tym w najbliższym czasie odbędzie się rozmowa dyscyplinująca, na której zostaną omówione konsekwencje tego incydentu.
Chciałbym podkreślić, że oczekuję w przyszłości przestrzegania przez Pana zasad profesjonalizmu, szacunku i współpracy. Zachęcam Pana do zastanowienia się nad konsekwencjami własnych działań oraz do podjęcia działań naprawczych, aby zapobiec podobnym incydentom w trakcie kolejnych rozmów z klientami.
Z poważaniem,
Jan Nowak
Wzór notatki służbowej z incydentu
Miejscowość, data
(np. Warszawa, 29.07.2025 r.)
Adresat:
(np. Dyrektor Działu Produkcji – Jan Kowalski)
Sporządzający:
(np. Anna Nowak, Kierownik Zmiany)
Temat:
Notatka służbowa z incydentu – (rodzaj incydentu, np. wypadek przy pracy / awaria maszyny)
Opis zdarzenia:
W dniu (data zdarzenia) o godzinie (godzina), na terenie (miejsce zdarzenia, np. hala produkcyjna nr 3), doszło do incydentu polegającego na (krótki opis zdarzenia, np. poślizgnięcie się pracownika podczas transportu materiałów).
W zdarzeniu uczestniczył (imię i nazwisko pracownika / pracowników), zatrudniony na stanowisku (stanowisko).
Podjęte działania:
Po zauważeniu incydentu natychmiast:
- (np. udzielono pierwszej pomocy poszkodowanemu),
- (powiadomiono służby BHP),
- (wstrzymano pracę w rejonie zdarzenia do czasu usunięcia zagrożenia).
Świadkowie zdarzenia:
- (imię i nazwisko, stanowisko)
- (imię i nazwisko, stanowisko)
Uwagi dodatkowe:
(np. uszkodzone elementy maszyny, warunki atmosferyczne, brak oznakowania, opinie świadków).
Podpis sporządzającego:
…………………………………………..
Podpis przełożonego (opcjonalnie):
…………………………………………..
Wzór notatki służbowej z podróży
Miejscowość, data:
(np. Warszawa, 29.07.2025 r.)
Adresat:
(np. Dyrektor Handlowy – Jan Kowalski)
Sporządzający:
(np. Anna Nowak, Specjalista ds. Sprzedaży)
Temat:
Notatka służbowa z podróży służbowej – (miejsce podróży, np. Gdańsk)
Cel podróży:
(np. Udział w spotkaniu z klientem ABC Sp. z o.o. w celu omówienia warunków współpracy i przedstawienia nowej oferty produktowej).
Przebieg podróży:
Podróż rozpoczęto dnia (data rozpoczęcia) o godz. (godzina).
Spotkanie odbyło się w siedzibie klienta przy ul. (adres).
Podczas spotkania omówiono następujące kwestie:
- (krótki opis uzgodnień, np. warunki cenowe, terminy dostaw, propozycje działań marketingowych)
- (ustalenia dotyczące kolejnych kroków, np. przesłanie oferty do dnia 02.08.2025 r.)
Rezultaty podróży:
- (np. podpisanie listu intencyjnego / uzgodnienie warunków dalszej współpracy / zebranie informacji o potrzebach klienta)
- (inne efekty, np. zaplanowanie kolejnego spotkania, zdobycie informacji o konkurencji)
Uwagi dodatkowe:
(np. opóźnienie pociągu, problemy z hotelem, potrzeba dodatkowych działań follow-up).
Koszty podróży:
- transport: (kwota)
- nocleg: (kwota)
- diety i inne wydatki: (kwota)
Podpis sporządzającego:
…………………………………………..
Podpis przełożonego (opcjonalnie):
…………………………………………..
Narzędzia i nowoczesne rozwiązania w tworzeniu i obiegu notatek służbowych
Tradycyjna, papierowa forma notatek służbowych stopniowo ustępuje miejsca nowoczesnym rozwiązaniom cyfrowym. Coraz więcej organizacji wdraża elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala na szybkie tworzenie, edytowanie, akceptowanie oraz archiwizowanie notatek w bezpiecznym środowisku IT. Dzięki temu obniża się ryzyko zagubienia dokumentów, a dostęp do informacji jest szybki i uporządkowany.
Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)
Wiele firm korzysta z dedykowanych platform DMS (Document Management System), które umożliwiają tworzenie notatek w oparciu o gotowy wzór, ich zatwierdzanie przez przełożonych oraz przypisywanie do konkretnych projektów, działów lub osób. Takie rozwiązania często oferują:
- automatyczne wersjonowanie dokumentów,
- przypomnienia o konieczności zatwierdzenia,
- możliwość szybkiego wyszukiwania po słowach kluczowych (np. „notatka służbowa z podróży” czy „notatka służbowa z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej”).
Podpis elektroniczny i ePUAP
Coraz częściej firmy stosują podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP, co umożliwia zatwierdzanie dokumentów na odległość – bez potrzeby drukowania czy skanowania. To istotne szczególnie w administracji, gdzie dokumenty, takie jak notatka służbowa kpa czy notatka urzędowa, muszą mieć określony poziom formalizacji.
Szablony i automatyzacja
W dużych przedsiębiorstwach, w których powstaje wiele dokumentów dziennie, stosuje się predefiniowane szablony (tzw. wzory). Pracownik wypełnia jedynie najważniejsze dane (np. datę, temat, przebieg zdarzenia), a reszta formatowania i układu jest ustalona wcześniej. To minimalizuje błędy, skraca czas sporządzania dokumentów i zwiększa spójność całej dokumentacji.
Aplikacje mobilne
Niektóre firmy sięgają po rozwiązania mobilne, które pozwalają tworzyć notatki wprost z telefonu czy tabletu. Jest to szczególnie przydatne w pracy terenowej (np. w przypadku zdarzeń nagłych – takich jak wypadek w miejscu pracy – kiedy trzeba szybko sporządzić dokumentację) lub w trakcie delegacji. Dzięki temu notatka może być wprowadzona do systemu jeszcze tego samego dnia, co zwiększa jej wiarygodność.
Integracja z systemami HR i CRM
Notatki mogą być zintegrowane z systemami HR (np. rejestr zdarzeń pracowniczych, dokumentacja szkoleń) lub CRM (np. zapisy spotkań z klientami). Przykładem jest notatka służbowa ze spotkania, która trafia bezpośrednio do historii współpracy z klientem, co pozwala całemu zespołowi sprzedażowemu na bieżąco śledzić postępy i ustalenia.
Znaczenie komunikacyjne i wizerunkowe
Notatki służbowe mają znaczenie nie tylko formalne, ale również komunikacyjne. Mogą stanowić element konstruktywnego feedbacku i budowania kultury organizacyjnej. Dobrze napisana notatka to dowód transparentności i rzetelności firmy. Dla wielu osób cennym źródłem inspiracji jest przykład notatki służbowej, który pokazuje, jak dokumentować ustalenia w sposób profesjonalny. Warto traktować notatki nie jako narzędzie karania, lecz sposób na utrwalenie faktów, zwiększenie przejrzystości i budowanie zaufania w zespole.
Notatka służbowa – podsumowanie
Notatka służbowa jest prostym, ale niezwykle ważnym narzędziem formalnej komunikacji. Może dokumentować zdarzenia, ustalenia, rozmowy czy działania służbowe. Dzięki standaryzacji formy, stosowaniu odpowiednich wzorów i przestrzeganiu zasad ochrony danych staje się nie tylko elementem codziennej pracy, ale też dowodem w razie sporów czy kontroli.
Bez względu na to, czy sporządzamy krótką notatkę informacyjną, zapis z rozmowy telefonicznej, czy obszerny raport z podróży, warto pamiętać, że staranność i rzetelność tego dokumentu świadczy o profesjonalizmie całej organizacji.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
Ewidencja czasu pracy – jak powinna być prowadzona
Jak napisać referencje dla pracownika? Wzór
Udostępnij