Jesteśmy otoczeni urządzeniami, które służą nam do komunikacji, ale też nierzadko przeszkadzają w realizowaniu zadań. Do tego dochodzą rozproszenia z otoczenia – bodźce, od których często trudno się odciąć. W efekcie, pracujemy wolniej, z większym mozołem i frustracją. Dlatego warto sięgnąć po pomoce technologiczne, które pomagają zarządzać sobą w czasie i monitorować realizację zadań. Oto 8 aplikacji do zwiększania produktywności w pracy, które musisz znać!

RescueTime, czyli kontroler aktywności na urządzeniach

To aplikacja przeznaczona do monitorowania naszej aktywności i sposobu, w jaki korzystamy z komputera czy telefonu. Dokładnie zapisuje, z jakich stron i aplikacji korzystaliśmy, ile czasu im poświęciliśmy. Następnie, kategoryzuje nasze aktywności na produktywne, neutralne i rozpraszające, a następnie co tydzień wysyła raport z zebranymi danymi. Dzięki temu możemy łatwo skorygować nawyki w używaniu komputera i komórki zyskując niezbędne minuty na efektywną pracę lub jakościowy odpoczynek.

Stayfocused, czyli blokowanie konkretnych witryn

Czasem trudno jest zachować pełne skupienie w pracy, gdy powiadomienia przypominają o nowych wiadomościach na Facebooku, komentarzach pod zdjęciem na Instagramie i ciekawym artykule, który właśnie został opublikowany w ulubionym serwisie. Aby nie testować naszej silnej woli, można skorzystać z aplikacji Stayfocused, która umożliwia zablokowanie określonych stron na ustalony przez nas czas. Dzięki temu nie tylko wejście na daną witrynę stanie się niemożliwe (pojawi się ekran z komunikatem), ale i powiadomienia przestaną nas niepokoić.

OneTab, czyli koniec z bałaganem w przeglądarce

Wykonanie zadania często wymaga od nas zebrania nowych informacji, zdobycie rozproszonej w sieci wiedzy. W tym celu otwieramy kolejne zakładki w przeglądarce, bo wiele stron zostawiamy „do przeczytania na później”. Ostatecznie pasek przeglądarki staje się mało czytelny, a my mamy problem, by znaleźć interesujące nas informacje. W dodatku każda nowa zakładka spowalnia wydajność komputera. Z pomocą przychodzi wtyczka do Chrome OneTab, która przechowuje wszystkie otwarte zakładki w jednym miejscu.

Nozbe, czyli aplikacja do zarządzania zadaniami

Praca w tej aplikacji oparta jest o metodologię Getting Things Done, czyli organizację zajęć w oparciu o kolekcjonowanie spraw i zarządzanie listami zadań czy projektów.

Więcej o tej metodologii przeczytasz tu: Popraw swoją efektywność, czyli jak zarządzać sobą w czasie

Podstawowe funkcje Nozbe to:

  • sporządzanie list zadań w projektach i porządkowanie według stopnia ważności;
  • zapisywanie wszystkich pomysłów, konceptów, przypomnień w specjalnej skrzynce;
  • opatrywanie zadań w komentarze, załączniki;
  • współdzielenie zadań i projektów z innymi użytkownikami, delegowanie działań wielu osobom na raz;
  • synchronizowanie aplikacji z kalendarzem Google, Evernote, Dropboxem.

Evernote, czyli rozbudowany notatnik

To aplikacja dostępna zarówno online, jak i offline, pomagająca w jednym miejscu zgromadzić i przechowywać istotne dla nas informacje. Posiada dodatkowo funkcję tworzenia notatek głosowych, list zadań, przypomnień, a nawet rysunków, dzięki dodatkowi sketch.

Asana, czyli tworzenie harmonogramów pracy

To świetne, bardzo intuicyjne rozwiązanie dla poszukujących narzędzi do zarządzania projektami. Asana umożliwia tworzenie w łatwy sposób szczegółowych harmonogramów pracy z ustawianiem listy zadań i pod-zadań oraz przypisywaniem do nich osób odpowiedzialnych i terminów realizacji. Dodatkowo umożliwia podpinanie plików z Dropboxa, Google Drive’a, tworzenie list wszystkich załączników, a także synchronizuje się z kalendarzem Google.

Fanurio, czyli liczenie czasu pracy, idealne dla freelancerów

Rozwiązanie skierowane głównie do freelancerów rozliczających swoją pracę godzinowo. Aplikacja motywacyjna posiada kilka różnych możliwości time truckingu, funkcję tworzenia faktur i raportów. Program pozwala również klasyfikować daną aktywność jako podlegającą pod rozliczenie na fakturze i jako działalność dotyczącą życia prywatnego.

Office Lens, czyli kieszonkowy skaner

Aplikacja, która zdjęcie tablicy, paragonu czy umowy zamienia w skan, a następnie konwertuje go do .pdf. Umożliwia również odpowiednie katalogowanie plików i integrację z chmurą, co znacznie przyspiesza pracę.

Podsumowanie

Aby podnieść produktywność w pracy warto sięgnąć po rozwiązania technologiczne, które koncentrują się na rozwiązaniu konkretnego problemu: zarządzanie zadaniami, kontrola czasu czy sporządzanie interaktywnych notatek. Opisane w tym artykule programy to aplikacje ułatwiające życie i podnoszące naszą motywację do sprawniejszego, efektywniejszego działania. Najlepiej ograniczyć się do 2, 3 tego typu rozwiązań i wykorzystać ich możliwości zgodnie z własnymi potrzebami.