Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników. Celem tej dokumentacji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, jak np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe czy pracę w godzinach nocnych. Jak kwestie prowadzenia karty czasu pracy reguluje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2019 roku? O czym należy pamiętać? Sprawdź!

Czym jest ewidencja czasu pracy?

To dokumentacja prowadzona na bieżąco dla każdego pracownika osobno, uwzględniająca szczegóły dotyczące godzin pracy, urlopów, zwolnień itd. Stanowi ona podstawę dla ustalenia wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń. Nie jest tu wymagany podpis pracownika (w odróżnieniu od listy obecności), natomiast dokumentacja powinna być udostępniana pracownikowi na życzenie (podobnie, jak w przypadku np. akt osobowych).

Regulacje dotyczące ewidencji godzin pracy znajdują się w:

• Kodeksie Pracy (Art. 149),
• Rozporządzeniu Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej

Wspomniane Rozporządzenie nie przedstawia wzoru ewidencji, zatem istnieje pewna dowolność w wyborze formy dokumentacji. Może ona być prowadzona elektronicznie (np. przy wykorzystaniu dedykowanych programów online do ewidencji czasu pracy) lub w formie papierowej.

Zmiany w przepisach od 2019 roku

Najważniejsze zmiany, jakie wprowadziło wymienione wyżej Rozporządzenie obejmuje następujące kwestie:

1. Ewidencja czasu pracy ma być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie i poza aktami osobowymi.
2. W ewidencji ma się znaleźć nie tylko liczba przepracowanych godzin, ale i godziny przyjścia i wyjścia z miejsca pracy.
3. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy.

Dla jakich pracowników wymagana jest ewidencja czasu pracy?

Prowadzenie ewidencji jest obowiązkowe dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, ale także na podstawie mianowania, powołania, wyboru oraz spółdzielczej umowy o pracę.

Warto pamiętać, że w przypadku umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług (B2B) od 2017 r. również istnieje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Jest to związane z wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej dla osób na umowach cywilnoprawnych.

Karta ewidencji czasu pracy nie dotyczy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

W przypadku tych grup pracowników pracodawca nadal ma obowiązek ewidencjonowania urlopów, dyżurów, zwolnień, usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Co powinna zawierać roczna ewidencja czasu pracy?

Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać poniższe informacje:

• liczba przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczba godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczba godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• w przypadku pracowników młodocianych – czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ponadto, do tak prowadzonej ewidencji należy dołączyć dokumenty uzupełniające.

Wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty,
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy,
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy,
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Zgody:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
• pracownic w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

Dokumenty związane m.in. ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy czy wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych.

Jakie okresy należy objąć ewidencją?

Ustawodawca nie sprecyzował okresów, na jakie powinna być rozpisana ewidencja. Zatem to od pracodawcy zależy, czy przyjmie rozliczenie roczne, kwartalne, czy prowadzić będzie miesięczną ewidencje czasu pracy. Zważając jednak na to, iż to właśnie ta dokumentacja stanowi podstawę obliczania wysokości wynagrodzenia i świadczeń, w wielu przypadkach miesięczne rozliczenia będą lepszym rozwiązaniem, zwłaszcza wtedy, gdy godziny pracy pracowników są różne lub często modyfikowane.

Podsumowanie

Prowadzenie ewidencji pozwala kontrolować czas pracy pracowników i na tej podstawie obliczać wysokość wynagrodzenia oraz innych świadczeń. Bieżące uzupełnianie dokumentacji jest obowiązkiem pracodawcy, nawet jeśli zatrudnia tylko jednego pracownika. Ewidencja może być prowadzona w rozliczeniu rocznym, kwartalnym lub miesięcznym, elektronicznie lub na papierze. 

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Umowa o pracę na okres próbny – co powinien wiedzieć pracodawca?
Zatrudnianie osób niepełnosprawnych – co warto wiedzieć