Zgodnie z artykułem 94 ust. 1 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest m.in. do określenia zakresu obowiązków dla poszczególnych stanowisk i zaznajomienia nowych pracowników z owymi zapisami, jak i ze sposobem wykonywania poszczególnych zadań oraz przysługującym zatrudnionym uprawnieniom. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest i po co sporządza się charakterystykę stanowiska pracy, a także jakie informacje powinny się znaleźć w karcie opisu stanowiska pracy biurowej.
Co to jest opis stanowiska pracy?
Krótki opis stanowiska i wykonywanych czynności to dokument, który stanowi podstawę dla sformalizowania współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Warto tutaj podkreślić, że zakres obowiązków nie jest tożsamy z opisem stanowiska. To drugie pojęcie jest szersze i odnosi się do całościowego spojrzenia na rolę, jaką będzie pełnić w organizacji nowo zatrudniony pracownik.
Po co organizacji opisy stanowisk?
Opis stanowiska pracy (OSP) pozwala zachować porządek i hierarchię zadań w organizacji, jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz stanowi niezbędny element prowadzenia efektywnych procesów rekrutacyjnych.
Co powinien zawierać OSP
Kartę opisu stanowiska pracy dobrze jest podzielić na 4 sekcje, gdzie pierwsza dotyczy zagadnień najbardziej ogólnych, a ostatnia – szczegółów.
- Metryka opisu:
- nazwa stanowiska pracy,
- nazwa działu firmy,
- nazwa stanowiska osoby przełożonej,
- warunki pracy (wynagrodzenie i wymiar pracy),
- możliwa ścieżka awansu (nazwa stanowiska).
- Zakres zadań i obowiązków:
- cel stanowiska,
- zadania i zakres obowiązków na stanowisku.
- Wymagane kwalifikacje:
- poziom i kierunek wykształcenia,
- doświadczenie zawodowe,
- znajomość języków obcych,
- certyfikaty i uprawnienia.
- Kompetencje i predyspozycje:
- umiejętności twarde i miękkie,
- cechy osobowości
- dodatkowe predyspozycje.
Pracownik biurowy – opis stanowiska (przykład)
W ogólnej nazwie „Pracownik administracyjno-biurowy” kryje się wiele zawodów, które mogą się od siebie znacznie różnić, zwłaszcza, gdy jedno stanowisko oferowane jest przez międzynarodową korporację, a inne – przez kilkuosobową działalność usługową. Pracownik administracyjno-biurowy może być urzędnikiem, office managerem, asystentem biura, wirtualną asystentką, pracownikiem recepcji. Poniżej znajdziesz przykładowy opis stanowiska pracy biurowej, który może służyć jako inspiracja przy tworzeniu dokumentacji w Twojej firmie.
- Metryka opisu:
- Asystent biura
- Dział administracji
- Przełożony: Office Manager
- Awans na stanowisko Specjalisty ds. administracyjnych lub Młodszego Specjalisty ds. Wsparcia Sprzedaży.
- Zakres zadań i obowiązków:
- Cel: Kreowanie pozytywnego wizerunku miejsca pracy oraz obsługa organizacyjna firmy.
- Zadania i obowiązki:
- dbanie o odpowiedni obieg dokumentów oraz ich archiwizację,
- obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej,
- prowadzenie terminarza spotkań,
- odbieranie połączeń telefonicznych,
- obsługa klientów za pośrednictwem poczty email oraz bezpośrednio w biurze,
- obsługa urządzeń biurowych,
- dbanie o zaopatrzenie biura,
- organizowanie podróży służbowych pracowników,
- organizacja i obsługa spotkań biurowych,
- dbanie o pozytywny wizerunek firmy.
- Wymagania:
- wykształcenie minimum średnie,
- doświadczenie na podobnym stanowisku minimum rok,
- prawo jazdy B.
- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie
- Kompetencje I predyspozycje:
- znajomość MS Office (Word, Excel, Power Point),
- zdolności organizacyjne: dobra organizacja pracy, terminowość, dokładność oraz odpowiedzialność,
- komunikatywność,
- umiejętność pracy w zespole,
- wysoki poziom kultury osobistej.
Zastosowanie opisu stanowiska pracy w praktyce
Opis stanowisk pracy ma istotne znaczenie dla wielu obszarów zarządzania personelem.
- W rekrutacji pozwala przygotować trafne ogłoszenia, precyzyjnie określając wymagania i zakres zadań, dzięki czemu łatwiej wyłonić najlepszych kandydatów.
- W zarządzaniu zespołem jest pomocny przy wyznaczaniu celów, planowaniu awansów czy organizowaniu szkoleń.
- W procesie onboardingu może pełnić funkcję przewodnika, który wprowadza nowego pracownika w kulturę organizacyjną i oczekiwania wobec jego roli.
- Taki dokument jest także przydatny w sytuacjach spornych, kiedy pojawia się konieczność jednoznacznego określenia odpowiedzialności i zadań.
To pokazuje, że stanowiska pracy biurowej i ich organizacja wpływają nie tylko na jakość pracy, ale również na przejrzystość procesów w firmie.
Różnice w opisach dla różnych typów biur
Zakres obowiązków i wymagania mogą znacząco się różnić w zależności od rodzaju biura. W małych firmach jedna osoba często łączy wiele funkcji, np. obsługę klienta, zarządzanie dokumentacją i organizację spotkań, co przypomina stanowisko administracyjno biurowe o szerokim profilu kompetencji. Z kolei w dużych korporacjach obowiązki są bardziej wyspecjalizowane, a każdy pracownik odpowiada za określony obszar. Nowoczesne modele pracy, takie jak praca hybrydowa lub całkowicie zdalna, wymagają dodania do dokumentów takich elementów, jak obsługa systemów do cyfrowego obiegu dokumentów, umiejętność korzystania z platform wideokonferencyjnych czy elastyczne podejście do komunikacji online. Dzięki temu opis miejsca pracy uwzględnia nie tylko obowiązki, ale również środowisko technologiczne, w którym pracownik funkcjonuje.
Dodatkowe elementy opisu stanowiska
Dobrze przygotowany dokument może zawierać nie tylko podstawowe informacje, ale również szereg uzupełnień, które zwiększają jego wartość praktyczną.
- Wskazanie miejsca w strukturze organizacyjnej określa, komu pracownik raportuje i z kim współpracuje na co dzień.
- Precyzyjne określenie odpowiedzialności i uprawnień pozwala uniknąć nieporozumień – np. w jakich sytuacjach osoba zatrudniona może podejmować decyzje samodzielnie.
- Warto także wskazać kryteria sukcesu (KPI), które definiują, co jest uznawane za dobrą realizację zadań – w przypadku pracy biurowej może to być terminowe prowadzenie dokumentacji czy wysoka jakość obsługi wewnętrznych klientów.
- Uzupełnieniem jest opis warunków środowiska pracy, np. praca przy komputerze, kontakt z klientem czy system zmianowy.
Dokumenty takie mogą obejmować nawet szczegółowe obowiązki referenta biurowego, co ułatwia zarządzanie personelem. W tym kontekście warto zamieścić również przykład, który pokazuje, jak wygląda np. kompletny i profesjonalny raport lub inny dokument będący podstawą pracy na danym stanowisku. Dzięki temu powstaje pełna charakterystyka stanowiska pracy, która porządkuje strukturę organizacyjną oraz ułatwia zrozumienie nazwy stanowisk pracy w biurze.
Opis stanowisk pracy: podsumowanie
Opis stanowiska pracy jest dokumentem, do stworzenia którego pracodawca zobowiązany jest przez przepisy Kodeksu pracy. Jest on istotny zarówno z punktu widzenia organizacji (umożliwia ustrukturyzowanie zadań w firmie, jest niezbędny przy planowaniu zatrudnienia i rekrutacji), jak i z punktu widzenia pracownika (jasny spis odpowiedzialności i zadań, określenie hierarchii i możliwości awansu). Warto pamiętać, że zatrudniony powinien być zaznajomiony również z regulaminem pracy oraz przepisami i zasadami BHP.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
Skuteczny onboarding – jak to zrobić?
Program poleceń pracowniczych – wszystko, co powinieneś wiedzieć
Udostępnij