Dobrze zaprojektowany, zorientowany na potrzeby nowego pracownika onboarding przynosi wymierne korzyści dla firmy. Jak wykazują badania Brandon Hall Group z 2015 roku, odpowiednie wprowadzenie pracownika do pracy może poprawić współczynnik retencji aż o 82%. Ponadto, w organizacjach, w których prawidłowo działają programy onboardingowe, produktywność pracowników wzrosła nawet o 62%. Dowiedz się, jak skutecznie przeprowadzić wdrożenie nowego członka załogi, na co zwrócić uwagę i jakich błędów się wystrzegać.

Czym jest onboarding?

Onboarding, inaczej proces adaptacji nowego pracownika, obejmuje szereg działań mających na celu zaznajomienie go z nowym miejscem pracy, obowiązkami, kulturą organizacyjną i, wreszcie, z zespołem.

Warto uzmysłowić sobie, że jest to proces znacznie bardziej złożony niż zwykłe zapoznanie w pierwszy dzień pracy pracownika. Każdy element procedury (to, w jaki sposób przekażemy pracownikowi informacje, jakie emocje będą mu towarzyszyć, jak zostanie wdrożony w pierwsze obowiązki) zaważą na jakości jego pracy w kolejnych miesiącach.

Najważniejsze korzyści z dobrze zaprojektowanego procesu wdrażania nowego pracownika

Liczne badania wykazują kluczowe znaczenie onboardingu w procesie zarządzania ludźmi w firmie:

• szybsza adaptacja nowej osoby w firmie, co przekłada się na jego samodzielność i efektywność,
• większe zaangażowanie i motywacja nowych pracowników,
• większa lojalność,
• lepsze relacje w zespole,
• lepsza opinia pracowników o firmie jako pracodawcy,
• mniejszy współczynnik rotacji pracowników.

Jak wdrożyć nowego pracownika?

1. Kontaktuj się z pracownikiem jeszcze przed jego pierwszym dniem w pracy

Onboarding może zacząć się wcześniej niż w dniu, w którym nowo przyjęty pracownik pojawi się w biurze. Zanim to nastąpi, skontaktuj się mailowo z kandydatem, odnosząc się do tych kwestii:

• Informacje, jak będzie przebiegał pierwszy dzień pracy wraz z wykazem wszystkich spotkań i szkoleń. Pomocne mogę się również okazać wskazówki dotyczące dotarcia do siedziby firmy.
• Informacje związane z kulturą organizacyjną, np. dress code. Warto również poprosić o krótki biogram, by móc go zamieścić w mailu przedstawiającym nowego pracownika pozostałym członkom zespołu.
• Dokumenty (umowa o pracę, NDA, regulamin pracowniczy, badania medycyny pracy, formularze do Urzędu Skarbowego itd.),

Takie podejście znacząco skróci czas onboardingu i pozwoli nowemu pracownikowi skupić się w pierwszym dniu pracy na chłonięciu wiedzy.

2. Przygotuj narzędzia i stanowisko pracy

Wdrożenie nowego pracownika nie będzie mogło dojść do skutku, jeśli wcześniej nie zostaną przygotowane dla niego wszystkie niezbędne narzędzia pracy. Mowa tu o danych dostępowych i konfiguracji sprzętu tak, by już pierwszego dnia można było z niego skorzystać.

3. Zrób dobre pierwsze wrażenie

Zaplanuj pierwszy dzień pracy pracownika tak, aby był on nie tylko produktywny, ale i przyjemny. Niech oprócz spotkań i szkoleń znajdzie się czas na drobne gesty, które zapadną w pamięci nowej osoby. Jak to zrobić? Oto kilka pomysłów:

• Przywitaj nowego pracownika przed wejściem do biura, a następnie oprowadź go po pomieszczeniach.
• Przypnij do jego biurka balon, dzięki temu inni pracownicy będą pamiętali, żeby się zapoznać z nowym kolegą/koleżanką.
• Wręcz nowemu pracownikowi zestaw powitalny z gadżetami firmowymi (np. kubek, torba na laptopa, notatnik itp.).
• Przeprowadź rutynowe szkolenie wprowadzające, obejmujące najważniejsze informacje o firmie, jej strukturze, misji.

4. Spraw, by pracownik od razu mógł się zaangażować

To bardzo istotne, aby już w pierwszym dniu omówić z nowym pracownikiem zakres jego obowiązków i odpowiedzialności. Warto też jasno zakomunikować oczekiwania względem wyników pracy i opowiedzieć, jak ważny będzie jego wkład w działanie zespołu i całej firmy.

Przekaż listę zadań do zrobienia w pierwszym tygodniu. Niech będzie ona sposobem na uniknięcie sytuacji, w której nowa osoba zastanawia się, czym ma się zająć, czując się przy tym niepotrzebną i zawiedzioną.

Ustal kryteria oceny na pierwsze 3, 6 oraz 12 miesięcy pracy. Wyjaśnij pracownikowi, jak skuteczność jego działań będzie mierzona i nie bój się udzielać informacji zwrotnej od pierwszych tygodni zatrudnienia. Weź przy tym pod uwagę, że wydajność nowej osoby w pierwszym miesiącu pracy wynosi przeciętnie 25%, a do osiągnięcia pełnej produktywności niekiedy potrzeba roku.

5. Przydziel nowemu pracownikowi buddy’ego

Wytypuj członka zespołu, który przejmie rolę mentora, wspierającego nowego pracownika w procesie onboardingu. Niech będzie to osoba komunikatywna i otwarta. Jej zadaniem będzie nie tyle pilnowanie planu wdrożenia, co odpowiadanie na wszelkie pytania czy uwagi pracownika związane z obowiązkami, procedurami czy zwyczajami panującymi w firmie.

6. Przeprowadź ewaluację

Dzięki informacjom zwrotnym zbieranym od nowych pracowników będziesz mógł/mogła udoskonalić proces onboardingu w swojej firmie, a co za tym idzie – uczynić go jeszcze bardziej skutecznym.

Najczęstsze błędy w procesie wprowadzania nowego pracownika do firmy

• Brak pomocy przy konfiguracji sprzętu
• Brak szkolenia z obsługi platform, systemów
• Brak agendy i ustalonych celów wdrożenia
• Zbyt krótki okres wdrożenia i przeładowanie informacjami podczas pierwszych dni szkolenia
• Brak zorganizowanego ice-breakera z zespołem

Podsumowanie

Dobrze przeprowadzony proces onboarding zmniejsza prawdopodobieństwo odejścia nowego pracownika, pozytywnie wpływa na jego samopoczucie w trakcie poznawania organizacji oraz na zaangażowanie w powierzone obowiązki. Warto zatem dołożyć starań, aby wdrożenie było odpowiednio przygotowane, z uwzględnieniem potrzeb samego pracownika.

 

 

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Co powinna zawierać firmowa strona kariery?
Jak zmniejszyć rotację pracowników?