Jednym z zadań działu HR w firmie jest budowanie pozytywnych doświadczeń pracownika. Proces ten rozpoczyna się już od pierwszego kontaktu z kandydatem poprzez ogłoszenie rekrutacyjne. Kolejne etapy to rozmowa kwalifikacyjna, onboarding. Na samym końcu procesu powinna znaleźć się rozmowa wyjściowa, czyli exit interview. Stanowi ona cenne źródło informacji o motywacjach i przyczynach odejścia pracownika, a także o nastrojach panujących w firmie.

Exit interview, czyli rozstanie w dobrej atmosferze

Wywiad z odchodzącym pracownikiem to ostatnia okazja, aby zapytać go, co podobało mu się w jego pracy, jakie są jego spostrzeżenia dotyczące procesów i komunikacji w firmie, a także warunków zatrudnienia. Nad czym można popracować, aby usprawnić działanie przedsiębiorstwa oraz zwiększyć satysfakcję pracowników? Odpowiedzi uzyskane podczas exit interview będą cenną wskazówką.

Jednak to nie jedyna korzyść wynikająca z uwzględnienia tego działania w strategii zarządzania pracownikami w firmie. Jest jeszcze aspekt wizerunkowy. Prowadząc pogłębione wywiady z odchodzącymi pracownikami pokazujemy, że cenimy sobie ich zdanie i jesteśmy otwarci na informację zwrotną.

Pamiętajmy, że osoba rozstająca się z firmą może za chwilę być naszym klientem, kontrahentem lub partnerem w biznesie. Dlatego nie warto palić za sobą mostów. O wiele mądrzejszą postawą będzie budowanie pozytywnych relacji, opartych na szczerości i konstruktywnym feedbacku. Pracownicy traktowani w taki sposób lepiej wypowiadają się o przedsiębiorstwie i pracodawcy, nawet jeśli wcześniej nie odpowiadała im polityka wewnętrza.

Jak przeprowadzić exit interview?

Forma

Znacznie lepiej sprawdzają się pogłębione wywiady niż anonimowe ankiety. To drugie rozwiązanie nie daje możliwości drążenia interesujących nas tematów, zadania pytań dodatkowych.

Osoba przeprowadzająca wywiad

Rozmowę wyjściową powinna przeprowadzić osoba bezstronna, najczęściej jest to osoba z działu HR. W niektórych firmach exit interview przeprowadzany jest przez przełożonego. Jednak w takiej sytuacji istnieje ryzyko, że pracownik może nie zdobyć się na całkowitą szczerość i otwartość.

Dobrowolność

Exit interview nie jest obowiązkiem pracownika. W związku z tym, informacja o planowanej rozmowie powinna mieć charakter zaproszenia, a nie polecenia. Dzięki swobodnej, życzliwej atmosferze mamy szanse uzyskać naprawdę szczere odpowiedzi.

Idealny moment do przeprowadzenia rozmowy

Exit Interview najlepiej przeprowadzić jak najszybciej od decyzji o zakończeniu współpracy. Jest to ważne z dwóch względów: po pierwsze istnieje szansa, że wynikiem rozmowy wyjściowej będzie zatrzymanie pracownika w firmie (po zaproponowaniu mu lepszych warunków zatrudnienia). Po drugie, pracownik może zdecydować się na wybranie zaległych dni urlopowych w ostatnich tygodniach wypowiedzenia.

Zbieranie danych

Firma odniesie korzyść z rozmów wyjściowych wtedy, gdy będą one przeprowadzane ze wszystkimi pracownikami, zarówno odchodzącymi z własnej woli, jak zwolnionymi. Tylko na podstawie wielu odpowiedzi można wyciągnąć wnioski, które wskażą najczęstsze powody rezygnacji z pracy i ujawnią elementy wymagające naprawy.

Dostęp do ankiet i raportów

W celu budowania zaufania na linii pracownik-pracodawca warto rozważyć rozwiązanie polegające na tym, że dostęp do imiennych ankiet/raportów mają tylko pracownicy działu HR, natomiast raporty zbiorcze (tworzone raz na kwartał lub pół roku) są udostępniane do wglądu zarządu i managerów.

Jakie pytania zadać na exit Interview

Pytania uporządkujmy według zagadnień. Poniżej przygotowaliśmy przykładową listę, która może być dla Ciebie inspiracją.

Powód rezygnacji:

• Dlaczego zdecydowałeś się odejść
• Co zaoferowała Ci nowa firma, czego zabrakło u nas?
• Czy jest coś, co mogłoby Cię przekonać do pozostania w naszej firmie?

Relacje z przełożonym:

• Czy czułeś się doceniony przez przełożonego
• Jak oceniasz jego kompetencje przywódcze/managerskie/organizacyjne?

Współpraca w zespole:

• Jaka atmosfera panowała w zespole?
• Czy chciałbyś kogoś pozytywnie wyróżnić? Dlaczego?

Warunki pracy:

• Jak oceniasz ogólne warunki pracy (sprzęt, biuro itp.)?
• Co sądzisz o oferowanych świadczeniach pozapłacowych?

Komunikacja:

• Jak oceniasz komunikację w firmie
• Czego brakowało Ci jakichś informacji?

Motywacja, satysfakcja:

• Jak oceniasz swoją satysfakcję z pracy w poszczególnych okresach?
• Czy mógłbyś wskazać wady i pozytywne strony pracy w naszej firmie?

Podsumowanie

Exit interview pozwala spojrzeć na procesy i nastroje w firmie oczami pracownika. Daje możliwość zidentyfikowania obszarów wymagających rozwoju, a także zbudowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. Rozmowa z odchodzącym pracownikiem powinna zatem stanowić stały elementem polityki personalnej w firmach.