Pandemia Covid-19 wymusiła na wielu firmach zmianę trybu funkcjonowania – z biurowego na home office. Jeżeli wcześniej praca zdalna nie była wpisana w kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa, nowa rzeczywistość może okazać się dla jego menedżerów sporym wyzwaniem. Jak najefektywniej zorganizować pracę, jak zadbać o sprawną komunikację i wreszcie – jak zarządzać zespołem zdalnym? W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na powyższe pytania.

Zarządzanie zespołem zdalnym – narzędzia

Podstawową kwestia w organizacji pracy zespołu pracującego w trybie home office jest dobór narzędzi , które umożliwią sprawną komunikację. Telefon i poczta elektroniczna sprawdzą się do wymiany podstawowych dokumentów i wiadomości. Jednak to nie wystarczy. Bardzo możliwe, że konieczne będzie korzystanie z dysku w chmurze, gdzie można zamieścić pliki o większym rozmiarze. Komunikację ułatwi również aplikacja do wideokonferencji i czatu. Ważne, aby wszyscy pracownicy mieli ten sam wachlarz możliwości komunikacyjnych, wiedzieli, kiedy ich użyć, a w razie trudności mogli uzyskać pomoc w konfiguracji poszczególnych narzędzi.

Transparencja informacji

Warunkiem efektywnej pracy zespołu zdalnego jest utrzymanie motywacji jego członków na wysokim poziomie. Tym, co może zaangażowanie pracowników znacznie obniżyć, jest poczucie wykluczenia. Dlatego warto zatroszczyć się o transparencję informacji w firmie. Ważna jest regularna komunikacja dotyczące tego, co się dzieje wewnątrz organizacji, jakie wskaźniki są kluczowe dla jej wzrostu i z jakimi trudnościami mierzy się obecnie. Dzięki temu każdy pracownik będzie mógł powiązać swoje cele i zadania z celami firmy, zobaczyć je w szerszym kontekście, a także poczuć większą sprawczość.

Zaufanie i monitorowanie

Jak zarządzać zespołem zdalnym? Na pewno nie przez ciągłą kontrolę. Zaufaj swoim pracownikom i pozwól im realizować zadania tak, jak chcą. Mierz wynik prac, a nie włożony czas. Ludzie podejmując samodzielnie decyzje mocniej koncentrują się na celu i z większym zaangażowaniem do niego dążą. Rolą menedżera jest wyznaczenie i zakomunikowanie jasnych reguł pracy (np. ustaleniu czasu dostępności, procedur informowania o postępach, procedur rozliczania z efektów), a następnie monitoring i udzielanie informacji zwrotnej.

Informacje zwrotne

Bez względu na to, czy zespół pracuje zdalnie, czy w biurze, wiele zasad dotyczących zarządzania zespołem pozostaje niezmiennych. Jedną z nich jest udzielanie regularnej informacji zwrotnej. Konstruktywny feedback nie tylko wspomaga rozwój osobisty pracownika, podwyższa jego zaangażowanie, ale również znacząco wpływa na poziom realizacji celów w firmie.

Motywowanie

Zmiana trybu pracy z biurowego na zdalny dla wielu pracowników może wiązać się z trudnościami w adaptacji, dyskomfortem. Podczas grupowych lub indywidualnych spotkań warto pytać podwładnych o ich nastrój, odczucia związane z nową sytuacją, o pomysły na działania w obrębie projektu. Dzięki temu, pracownicy poczują się dla swojego przełożonego ważni i zmotywowani.

Team building w warunkach zdalnych

Jak zarządzać zespołem zdalnym, by relacje między jego członkami stale się rozwijały i sprzyjały współpracy?  Obok formalnych ram narzuconych przez organizację, pracownicy spędzają ze sobą czas poza nimi – podczas wspólnego lunchu czy porannej kawy. Te zwyczaje można łatwo przenieść do rzeczywistości online. Menedżer, któremu zależy na efektywnej pracy zespołowej i dobrych relacjach w zespole powinien wysłać jasny komunikat, że nie ma nic przeciwko krótkim przerwom w ciągu dnia, podczas których pracownicy po prostu spędziliby ze sobą czas.

Wszelkie spotkania i telekonferencje powinny odbywać się z użyciem kamerki. Możliwość komunikacji wzbogaconej o obraz mimiki, gestów czy wyrazu twarzy ułatwi kontakt, wzmocni poczucie bliskości i być może zapobiegnie możliwym konfliktom.

Jak zarządzać zespołem zdalnym – podsumowanie

W celu usprawnienia pracy zdalnej zespołu, a także utrzymania wysokiego zaangażowania jego członków należy zapewnić im odpowiednie narzędzia do swobodnej komunikacji. Ponadto, bardzo ważna jest transparentność i regularność w komunikacji na linii pracodawca – pracownik. Każdy zatrudniony potrzebuje wiedzieć, dlaczego jego praca jest ważna i zobaczyć ją w szerszym kontekście. Zamiast ścisłej kontroli pracowników lepiej jest wdrożyć system mierzenia postępów w pracy i regularnie udzielać informacji zwrotnej. Dla zachowania wysokiej motywacji zespołu i podbudowania relacji, dobrze jest organizować formalne i nieformalne spotkania z wykorzystaniem kamery oraz zdalne wydarzenia integrujące.