Zarządzanie projektem to dziedzina, która odgrywa kluczową rolę w organizacjach. Praktyczna znajomość tego zagadnienia pozwala menadżerom nie tylko sprawniej kierować zespołem, osiągać kluczowe dla firmy cele, ograniczyć ryzyka, ale również osiągnąć maksimum wydajności procesów. Istotne jest, by wszyscy kierownicy i pracownicy w danej organizacji stosowali jedną metodykę i ujednolicone narzędzia do zarządzania projektem. Które z nich będą najlepsze w Twojej firmie? Wiedza zawarta w tym artykule pomoże Ci podjąć właściwą decyzję.
Klasyczne metodyki zarządzania projektami
Metoda Waterfall (Kaskadowa)
Metoda Waterfall to jedna z najstarszych i najbardziej tradycyjnych metod zarządzania projektami. Polega ona na linearnym i sekwencyjnym podejściu do projektu, w którym każda faza musi zostać zakończona, zanim rozpocznie się następna. Ten sposób zarządzania projektem jest szczególnie skuteczny w przypadku projektów o stałych wymaganiach, które są dobrze zdefiniowane na początku. Jednakże, może okazać się mało elastyczna wobec zmian, nieefektywna w projektach dotyczących pracy z zewnętrznymi klientami (niejasna, zmienne wymagania).
Zalety:
- łatwość w kontrolowaniu postępów (pod warunkiem dobrego udokumentowania),
- prostota w prowadzeniu projektu, zrozumieniu metodyki, implementacji,
- odbiorca prac ma jasny obraz tego, jak będzie przebiegał projekt
Wady:
- pierwsze efekty możliwe do implementacji i prezentacji dopiero po zakończeniu wszystkich zaplanowanych etapów,
- brak elastyczności – wniesienie drobnych zmian do planu wymaga rozpisania go od nowa.
Zwinne zarządzanie projektem
Metoda Agile
Metoda Agile opiera się na założeniu, że na początku projektu trudno jest zaplanować jego przebieg, ze względu na brak wszystkich informacji oraz prawdopodobieństwo wystąpienia w przyszłości okoliczności narzucających zmiany w projekcie. W związku z tym, procesy realizowane są w sposób zwinny, z podziałem na krótkie cykle (iteracje). Z tej metodyki zarządzania projektami najczęściej korzysta branża IT. W ramach metody Agile istnieje wiele różnych frameworków, takich jak Scrum, Kanban czy Extreme Programming (XP), które umożliwiają dostosowanie procesu do konkretnych potrzeb projektu.
Metoda Scrum
Scrum jest jednym z najpopularniejszych frameworków Agile i skupia się na iteracyjnym dostarczaniu produktu. Opiera się na trzech kluczowych w projekcie rolach: Scrum Mastera, Product Ownera i Development Team. Scrum Muster jest coachem, dba o przestrzeganie zasad scrum, promuje regularne spotkania i stałą komunikację między zespołem projektowym a klientem, co pozwala na dostosowanie produktu do bieżących potrzeb. Product Owner jest odpowiedzialny za zebranie wszystkich zadań do realizacji, nadaje kierunki pracy i priorytety. Weryfikuje wartość, która jest dostarczana w każdej iteracji. Development Team realizuje zadania umieszczone w backlogu sprintu, ściśle współpracuje z Product Ownerem.
Metoda zarządzania projektem Scrum przewiduje 5 kluczowych wydarzeń, które są niezbędne do jakościowej realizacji zadań:
- Planowanie sprintu – Product Owner oraz Development Team wspólnie planują zakres przyszłego sprintu.
- Sprint – okres, podczas którego Development Team realizuje zadania zaplanowane w backlogu sprintu.
- Przegląd sprintu – spotkanie, podczas którego prezentowane są wyniki działań z danego sprintu.
- Retrospektywa – spotkanie całego zespołu, podczas którego analizowane są rozwiązania przyjęte w danym sprincie oraz dyskutowane ich ulepszenia.
Metoda Kanban
Kanban to narzędzie wizualizacji pracy, które pomaga w zarządzaniu przepływem zadań. Każde zadanie jest reprezentowane na tablicy Kanban, a zespół przenosi je od jednej kolumny do drugiej (Nowe, W toku i Ukończone) w miarę postępu prac. Ta metoda jest przydatna w projektach, które wymagają stałego nadzoru nad postępem.
Wady i zalety zwinnych metod zarządzania projektami
Zalety
- eliminacja wąskich gardeł,
- nastawienie na ciągłe doskonalenie procesu realizacji projektu,
- możliwość przedstawiania cząstkowych wyników pracy klientom i interesariuszom.
Wady
- wymagana jest ścisła współpraca zespołu oraz przestrzegania zasad i reguł,
- częste spotkania, które dla niektórych zespołów mogą stanowić obciążenie.
Pozostałe metody zarządzania projektami
Metoda Critical Path Method (CPM)
To narzędzie wykorzystywane do zarządzania projektami budowlanymi oraz projektami inżynieryjnymi. Polega na określeniu ścieżki krytycznej, czyli sekwencji działań, które mają największy wpływ na czas trwania projektu. CPM pozwala na zoptymalizowanie harmonogramu projektu, identyfikację kluczowych zadań, kontrolę nad poszczególnymi etapami zarządzania projektem.
Metoda Prince2
Prince2 (Projects IN Controlled Environments) to metoda zarządzania projektami opracowana w Wielkiej Brytanii. Jest to kompleksowy framework, który definiuje role, odpowiedzialności i procesy związane z zarządzaniem projektem. Prince2 jest elastyczny i może być dostosowany do różnych rodzajów projektów. Z racji tego, iż przede wszystkim zakłada dość szczegółowy plan i odpowiednie przygotowanie projektu, zaliczany jest bardziej do tradycyjnych, niż zwinnych metod zarządzania. Kluczowymi tematami w PRINCE2 są:
- uzasadnienie biznesowe
- organizacja
- jakość
- plany
- ryzyko
- zmiana
- postępy
Tematy zazwyczaj są tworzone na samym starcie projektu.
Metoda Lean Project Management
Lean Project Management to podejście inspirowane filozofią Lean, która skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa i dostarczaniu wartości klientowi. Metoda ta promuje efektywność i optymalizację procesów projektowych. Wymaga ona dokładnych analiz sposobu prowadzenia projektu i identyfikacji nieefektywnych elementów, a także skupienie się na tych aspektach projektu, które przynoszą mu wartość. Jest szczególnie przydatna w projektach, gdzie zasoby są ograniczone, a efektywność ma kluczowe znaczenie.
Lean jest raczej filozofią biznesową, a nie tylko zestawem narzędzi do zarządzania projektami.
Narzędzia do zarządzania projektem
Microsoft Project
Program ten oferuje szeroki zakres funkcji, w tym tworzenie harmonogramów, zarządzanie zadaniami, alokację zasobów, monitorowanie postępu i wiele innych. Microsoft Project jest szczególnie przydatny w zarządzaniu projektami budowlanymi, informatycznymi oraz w przedsiębiorstwach, które korzystają z ekosystemu Microsoft.
Trello
Trello to narzędzie oparte na koncepcji tablic Kanban, które jest znane z metodyki Agile. Pozwala ono na tworzenie tablic, na których można przesuwać karty reprezentujące zadania od jednej kolumny do drugiej. To proste narzędzie jest idealne dla zespołów, które preferują elastyczność i wizualizację pracy.
Asana
Asana to kolejne popularne narzędzie do zarządzania projektami, które zapewnia wiele funkcji, takie jak harmonogramowanie zadań, przypisywanie zadań do konkretnych osób, monitorowanie postępu oraz integrację z innymi narzędziami. Asana jest często wybierana przez zespoły, które pracują nad projektami wymagającymi współpracy i komunikacji.
Jira
Narzędzie skoncentrowane głównie na zarządzaniu projektami związanymi z rozwojem oprogramowania. Oferuje takie funkcje, jak śledzenie błędów, planowanie wersji, zarządzanie zadaniami i wiele innych. Jest szczególnie ceniona przez zespoły programistyczne.
Smartsheet
Smartsheet to narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które łączy w sobie cechy arkusza kalkulacyjnego z funkcjonalnością zarządzania projektami. Pozwala na tworzenie harmonogramów, raportów i śledzenie postępu projektu w intuicyjny sposób. Jest przydatne w wielu branżach i dziedzinach.
Monday.com
To oprogramowanie stawia na prostotę i wizualizację. Umożliwia tworzenie spersonalizowanych tablic, planowanie zadań i monitorowanie postępu projektu. Jest elastyczne i dostosowuje się do różnych rodzajów projektów.
Podsumowując, istnieje wiele różnych metod zarządzania projektami, z którymi warto się zapoznać. Wybór odpowiedniej metody zależy od rodzaju projektu, jego specyfiki oraz potrzeb organizacji. Kluczowym jest elastyczne podejście do zarządzania projektami i gotowość do dostosowania metodologii do zmieniających się warunków. Ważne jest również ciągłe doskonalenie umiejętności zarządzania projektami i śledzenie nowych trendów w tej dziedzinie, aby osiągać najlepsze wyniki.
Udostępnij