Praca w trybie home office obok niezaprzeczalnych pozytywów, ma także ciemne strony. Większa ilość rozpraszaczy, brak bezpośredniego wsparcia współpracowników i niższa motywacja bezpośrednio przekładają się na spadek efektywności. Jak temu zaradzić? Jak zarządzać sobą w czasie i skutecznie planować zadania? Oto krótki poradnik.

Rzeczy, na które nie warto tracić czasu

Bez względu na to, czy właśnie przygotowujesz raport dla klienta, tworzysz prezentację na najbliższe spotkanie z zespołem, czy planujesz porządki przedświąteczne, staraj się unikać nawyków i przekonań, które blokują Twój potencjał, a także pochłaniają sporo energii i czasu:

• Zamartwianie się, co ludzie powiedzą – takie myślenie buduje przekonanie, że wciąż jesteś pod czyjąś kontrolą i oceną. Zamiast spełniać oczekiwania innych skup się na tym, co jest dobre dla Ciebie
• Narzekanie – zabiera energię i czas. Jeśli coś Ci nie odpowiada, zmień to!
• Porównywanie siebie do innych – nie wiesz, jaką drogę przeszła osoba, której osiągnięcia lub zalety podziwiasz. Skup się na swojej drodze, atutach i celach.
• Perfekcjonizm – „Done is better than perfect”. Zamiast analizować i przygotowywać się w nieskończoność, zacznij po prostu działać.
• Czekanie na wenę – nowe pomysły często nie przychodzą same z siebie, lecz są wynikiem podejmowanych prób, działania i porażek.
• Skupianie się na obawach – zmiany nie są łatwe, ale stanowią podstawę rozwoju, tak samo jak niepowodzenia.

Jak zarządzać swoim czasem – zasada Pareto

Pod koniec XIX wieku włoski ekonomista Vilfredo Pareto obliczył, że 80% majątku Włoch jest w posiadaniu 20% mieszkańców tego kraju. Podobnie rzecz się miała w innych państwach. Pół wieku później amerykański teoretyk zarządzania obliczył, że 80% wszystkich problemów generowana jest przez 20% przyczyn. Zasadę 80/20 wykazał również w wielu innych dziedzinach i nazwał ją zasadą Pareto.

Jak ta prawidłowość może pomóc w zarządzaniu sobą w czasie? Przyjmując, że 20% podejmowanych wysiłków i działań odpowiada za 80% osiąganych efektów łatwiej wybrać spośród codziennych działań to, co ma największe znaczenie i co tworzy największą różnicę. Odpowiedz sobie na pytanie:

• Które z moich kluczowych zadań daje najlepsze, pożądane rezultaty (przybliżające do realizacji celów)
• Które 20% danego zadania jest najistotniejsze i tworzy największą wartość?

Techniki zarządzania zadaniami

Do tej pory powstało wiele publikacji traktujących o tym, jak zarządzać sobą w czasie. Dzięki nim mamy do dyspozycji sporo metod, które ułatwiają wyznaczanie priorytetów, eliminację rozpraszaczy i walkę z prokrastynacją.

Macierz Eisenhowera

To narzędzie do planowania zadań i zarządzania nimi, opracowane na podstawie metody Dwighta Eisenhowera, 34. prezydenta USA. Jak się nim posługiwać? Umieść swoje zadania w czterech kwadratach wyznaczonych przez układ współrzędnych WAŻNE/PILNE. Dzięki temu łatwo odsiejesz rozpraszacze i skupisz się na tym, co naprawdę istotne.

Metoda GTD, czyli Getting Things Done

Celem tego narzędzia jest po pierwsze zgromadzenie wszystkich zadań do wykonania w jednym, przejrzystym systemie. Dzięki temu odciążamy naszą głowę. Planujemy kolejne zadania, dzięki czemu zawsze wiemy, co następuje po sobie.

Jak zarządzać sobą w czasie według metody GTD?

1. GROMADZENIE – zgromadź wszystkie zadania, sprawy wymagające Twojej uwagi w jednym miejscu;
2. ANALIZA – określ, jakiej aktywności z Twojej strony wymaga dana sprawa. Odpuść zadania nieistotne. Jeśli wykonanie istotnej czynności wymaga mniej niż 2 minuty, zrób ją od razu. Jeżeli nie, zaplanuj działanie w kolejnym etapie;
3. PORZĄDKOWANIE – dopasuj czynności do ustalonych przez siebie kategorii, np. maile do napisania, zakupy, porządki, rzeczy wymagające pracy twórczej itp;
4. PRZEGLĄDANIE – okresowe aktualizowanie systemu i analizowanie swojej pracy;
5. REALIZACJA – decydowanie o tym, czym się zająć w zależności od tego, jakie są okoliczności, w których się znajdujemy oraz ile mamy czasu i energii.

Jak zarządzać sobą w czasie? – podsumowanie

Czynnikiem, który ma największy wpływ na efektywność w działaniu jest umiejętność priorytetyzacji zadań. Odsiewając sprawy nieistotne i niemające dużego wpływu na realizację celu jesteśmy w stanie osiągnąć lepsze rezultaty mniejszym wysiłkiem. Równie ważne jest samo nastawienie do pracy. Skupianie się na obawach, wyczekiwanie na natchnienie czy myślenie, co ludzie powiedzą nie przysporzy nam motywacji i skrzydeł do pracy. Nie bójmy się też eksperymentować! Dla każdego skuteczne metody zarządzania sobą w czasie będą inne.

Morze Cię zainteresować:

Antyporadnik: jak (nie)pracować w trybie home office

Stres w pracy: jak odnaleźć się w trudnych sytuacjach?