Praca zdalna wymaga od pracodawcy elastyczności oraz wdrożenia nowych rozwiązań niezbędnych do utrzymania komfortu i wydajności pracowników. Wielu menadżerów obawia się, że pracownik zdalny nie będzie przykładał się do swoich obowiązków — niepotrzebnie! Podpowiadamy, jak wygląda skuteczne zarządzanie zespołem zdalnym i jakich błędów unikać.

Jak zarządzać zespołem zdalnie? Ciągła komunikacja przede wszystkim!

Skuteczne zarządzanie zdalnym zespołem wymaga sprawnej komunikacji. Warto więc zadbać o odpowiednie kanały komunikacji, do których zaliczamy wideokonferencje, e-maile czy rozmowy telefoniczne. Z pracownikami należy kontaktować się codziennie i upewniać się, że znają swoje zadania i mogą nad nimi bez przeszkód pracować.

Co istotne, pracownicy powinni mieć możliwość swobodnej komunikacji między sobą. To ułatwi im pracę, czerpanie informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań, a także pozwoli na budowanie relacji.

Wbrew pozorom to nie obecność szefa wpływa na wydajność pracownika. Dobra organizacja pracy, a nie kontrolujący zwierzchnik stanowi klucz do wysokiej wydajności zespołu.

Nie trzeba obawiać się dłuższych przerw w pracy, po które pracownik zdalny może sięgać. Zaletą zdalnego zatrudnienia jest większa zadaniowość pracowników, którzy skupiają się na wypełnianiu obowiązków, a nie na samej obecności, jak to często ma miejsce w biurze.

Zarządzanie zdalnymi pracownikami – dobre praktyki menadżera

Precyzja

Postaraj się być jak najbardziej precyzyjna/precyzyjny w ustalaniu terminów realizacji zadań. Wszystkie ustalenia potwierdź z zainteresowanymi za pomocą maila. Bardzo jasno komunikuj oczekiwania i zadania, potwierdzając z każdym zrozumienie ich celowości.

W przypadku, gdy zajdzie konieczność ustanowienia na nowo odpowiedzialności w zespole, dopilnuj, aby były one zaakceptowane w dokumencie zespołowym.

Nadzorowanie postępów

Zbuduj zespołowe rytuały, które pozwolą Ci trzymać rękę na pulsie. Mogą to być codzienne spotkania zdalne, podczas których każdy członek zespołu przedstawi swoje dotychczasowe realizacje oraz cele na najbliższy dzień/okres. Innym pomysłem na dzienne podsumowania pracy będzie zbieranie komentarzy od pracowników w takich aplikacjach jak np. Trello

Zbieraj feedback i zachęcaj do współpracy

Zachęcaj współpracowników do dzielenia się swoimi opiniami i pomysłami i zbieraj te uwagi w jednym miejscu. Od czasu do czasu sama/sam dopytaj o przemyślenia oraz samopoczucie. Konsultuj z zespołem wybrane pomysły, zachęć do wspólnego szukania usprawnień.

Bądź wsparciem

Wspieranie swojego zespołu zamiast kontroli to klucz do skutecznego zarządzania pracownikami zdalnymi. Oferuj swoją pomoc, regularnie udzielaj feedbacku, znajduj czas na rozmowy one-on-one.

Zarządzanie zdalnym zespołem — tych błędów unikaj

Wielu pracodawców z obawy przed tym, że pracownik szybko wykona swoje obowiązki, a przez resztę dnia pracy będzie się „obijał”, narzuca zatrudnionym zbyt wiele zadań. Przytłoczenie pracownika obowiązkami, z których nie będzie w stanie się wywiązać, z pewnością obniży jego wydajność, doprowadzi do przemęczenia a w dłuższej perspektywie nawet do wypalenia zawodowego.

Kolejnym błędem jest zaniedbywanie kontaktów z pracownikami. Każdy zatrudniony powinien wiedzieć, co ma robić i jakie obowiązują terminy. Nie oczekujmy, że firma będzie funkcjonować bez naszego udziału.

Nie zaleca się również słownego przekazywania obowiązków. Gdy komunikujemy się wyłącznie telefonicznie lub za pośrednictwem wideokonferencji, wiele informacji może nam umknąć. Z tego powodu warto tworzyć listy z zadaniami. W sieci dostępne są proste programy, w których pracodawca może swobodnie tworzyć zadania, które pracownik zaznacza po wykonaniu. Wystarczy nawet zwykła tabela w Excelu, by obie strony miały wgląd w bieżące obowiązki i status ich realizacji.

Unikaj zachowań sprzyjających izolacji:

• Brak dostępności dla pracowników w różnych kanałach komunikacyjnych
• Nierealne oczekiwania
• Niedotrzymywanie terminów spotkań
• Brak transparentności w przekazywaniu informacji biznesowych
• Żądanie dyspozycyjności od pracowników poza godzinami ich pracy
• Przyjmowanie czyichś zasług, niedocenianie wysiłków innych

Korzyści wynikające z zatrudniania zdalnego zespołu pracowników

Zarządzanie zespołem zdalnym to szereg korzyści, do których zaliczamy:

• niższe koszty prowadzenia działalności,
• dostęp do wykwalifikowanych pracowników z całego kraju,
• większą satysfakcję pracowników, co dobrze wpływa na ich efektywność i lojalność,
• brak problemów z częstymi zwolnieniami.

Odpowiednia organizacja pracy to klucz do wszystkich powyższych korzyści i minimalne ryzyko, że pracownik nie spełni naszych oczekiwań. Jeśli wciąż masz wątpliwości, jak zarządzać zespołem zdalnie, skorzystaj z opcji profesjonalnych szkoleń, które pomogą Ci przejść z teorii do praktyki. Nie bój się nowych rozwiązań i zwróć uwagę, że oferując pracę zdalną, staniesz się atrakcyjniejszym pracodawcą dla wykwalifikowanych i zdolnych osób.