Jak wynika z “Raportu jakości aplikacji w 2024 roku”, przeprowadzonego przez firmę Traffit, w latach 2022-2024, średnia liczba aplikacji na jedno stanowisko wzrosła aż o 80%. W 2022 roku na jedno miejsce pracy przypadało średnio 26 aplikacji, w 2023 roku liczba ta wzrosła do 41, a w 2024 osiągnęła poziom aż 47. Te liczby pokazują, że zarządzanie procesami rekrutacyjnymi staje się coraz bardziej wymagające i stanowi coraz większe obciążenie dla działów HR. Rosnąca liczba kandydatów, konieczność szybkiego reagowania i potrzeba efektywnego zarządzania danymi sprawiają, że tradycyjne metody rekrutacji przestają wystarczać. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi system ATS. Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się, czym dokładnie jest ten system, jak działa i dlaczego warto w niego zainwestować?
Co to jest system ATS?
System ATS (Applicant Tracking System) to narzędzie technologiczne, które wspiera proces rekrutacji poprzez automatyzację i organizację etapów związanych z zarządzaniem kandydatami. ATS pomaga firmom w efektywnym zarządzaniu aplikacjami kandydatów, od momentu wpłynięcia CV, przez selekcję, po zatrudnienie.
Dzięki ATS można w jednym miejscu przechowywać dane o wszystkich kandydatach, śledzić postępy procesu rekrutacyjnego i szybko komunikować się z uczestnikami rekrutacji. To idealne narzędzie dla firm, które chcą optymalizować prace działów HR i zapewnić profesjonalne doświadczenie zarówno rekruterom, jak i kandydatom.
Na czym polega działanie systemu ATS?
System ATS działa jak cyfrowy asystent, który porządkuje i automatyzuje procesy rekrutacyjne. W praktyce jego działanie można podzielić na kilka kluczowych etapów:
- Zbieranie aplikacji
System zbiera CV i dane kandydatów z różnych źródeł, takich jak portale ogłoszeniowe, media społecznościowe czy bezpośrednie aplikacje na stronie firmy. - Selekcja kandydatów
ATS umożliwia automatyczne filtrowanie aplikacji na podstawie określonych kryteriów, takich jak doświadczenie, wykształcenie czy znajomość języków. Ten etap wspomagany jest przez sztuczną inteligencję. - Organizacja danych
Wszystkie informacje o kandydacie są przechowywane w jednym miejscu, co umożliwia szybki dostęp i analizę danych. - Komunikacja
System wspiera automatyczną komunikację z kandydatami, np. wysyłając powiadomienia o etapach rekrutacji czy umawiając spotkania. - Raportowanie
ATS dostarcza dane analityczne, takie jak liczba aplikacji, czas trwania procesu rekrutacyjnego czy skuteczność poszczególnych etapów.
Dzięki takiemu podejściu rekrutacja staje się bardziej przejrzysta, a zarządzanie nią – znacznie prostsze.
Jakie są najważniejsze funkcjonalności systemów ATS?
Systemy ATS oferują szereg funkcji, które usprawniają proces rekrutacji i wspierają działy HR. Do najważniejszych należą:
- Automatyzacja procesów
Filtrowanie aplikacji, generowanie list rankingowych kandydatów czy automatyczne odpowiedzi dla aplikujących. - Integracja z różnymi platformami
ATS może być zintegrowany z popularnymi portalami pracy, mediami społecznościowymi oraz systemami ERP. - Zarządzanie kalendarzem
Automatyczne umawianie spotkań rekrutacyjnych i przypomnienia dla zespołu HR. - Baza danych kandydatów
Tworzenie talent pool, czyli bazy potencjalnych pracowników, którzy mogą być brani pod uwagę w przyszłych rekrutacjach. - Analiza i raporty
Monitorowanie KPI procesu rekrutacyjnego, np. średniego czasu zatrudnienia czy skuteczności poszczególnych kanałów reklamy ofert.
Dlaczego warto używać systemu ATS w firmie?
Decyzja o wdrożeniu systemu ATS w firmie może przynieść szereg korzyści. Przede wszystkim pozwala na znaczne oszczędności czasu i zasobów. Automatyzacja procesów, takich jak selekcja CV czy komunikacja z kandydatami, eliminuje konieczność wykonywania rutynowych, czasochłonnych zadań przez rekruterów.
Ponadto system ATS wspiera budowanie profesjonalnego wizerunku firmy. Kandydaci, którzy otrzymują szybkie i spersonalizowane odpowiedzi, odczuwają, że ich aplikacja została potraktowana poważnie, co pozytywnie wpływa na Employer Branding. Dzięki przejrzystości procesu rekrutacyjnego rośnie także zadowolenie zarówno zespołów HR, jak i menedżerów odpowiedzialnych za zatrudnianie nowych pracowników.
ATS pomaga także w minimalizowaniu błędów, takich jak pominięcie obiecującego kandydata czy utrata kluczowych danych. W efekcie rekrutacja jest bardziej efektywna i skuteczna, co ma bezpośredni wpływ na funkcjonowanie całej firmy.
Jak wybrać najlepszy system ATS?
Wybór odpowiedniego systemu ATS powinien być przemyślany i dopasowany do specyfiki firmy. Ważne, aby zdefiniować potrzeby organizacji i cele, jakie chce się osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu.
Warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
- Intuicyjność obsługi
System powinien być prosty w obsłudze, aby zespół HR mógł z niego korzystać bez dodatkowych trudności. - Możliwość integracji
Dobry ATS powinien łączyć się z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, np. systemami do zarządzania pracownikami czy platformami rekrutacyjnymi. - Elastyczność
System powinien być skalowalny i dostosowany do zmieniających się potrzeb firmy. - Kosz
Warto porównać różne opcje i wybrać system, który oferuje najlepszy stosunek ceny do funkcjonalności. - Wsparcie techniczne
Niezawodne wsparcie techniczne może być kluczowe w przypadku pojawienia się problemów z działaniem systemu.
Podjęcie decyzji o wdrożeniu ATS powinno być poprzedzone analizą dostępnych rozwiązań i konsultacją z zespołem HR, który będzie z niego korzystał na co dzień.
System ATS to inwestycja, która pozwala firmie nie tylko zoptymalizować procesy rekrutacyjne, ale także budować profesjonalny wizerunek na rynku pracy. Automatyzacja, przejrzystość i efektywność to kluczowe korzyści, które wpływają na funkcjonowanie całej organizacji. Decyzja o wdrożeniu ATS powinna być przemyślana, ale korzyści, jakie można osiągnąć dzięki temu narzędziu, są bezsprzeczne. Wybierając odpowiedni system, warto pamiętać, że jest to narzędzie nie tylko dla działu HR, ale dla całej firmy, wspierające budowanie lepszej przyszłości biznesowej.
Udostępnij