Zamykanie procesów rekrutacyjnych w krótkim czasie, przy jednoczesnym zapewnianiu firmie najlepiej dopasowanych kandydatów, nie może się odbywać bez udziału zaawansowanych narzędzi, wykorzystujących sztuczną inteligencję. Jednym z nich jest system ATS (Applicant Tracking System). W tym artykule przeanalizujemy jego najważniejsze funkcje oraz odpowiemy na pytanie, jak wybrać najlepszy ATS do rekrutacji.
Czym jest ATS?
ATS, czyli Applicant Tracking System, to specjalistyczne oprogramowanie wykorzystujące sztuczną inteligencję, przeznaczone do zarządzania procesem rekrutacji. Jego głównym celem jest uporządkowanie, usprawnienie i zautomatyzowanie różnych etapów rekrutacji, począwszy od pozyskiwania kandydatów, przez selekcję, aż po finalny etap zatrudnienia. Systemy ATS są wykorzystywane przez firmy różnej wielkości, od małych przedsiębiorstw po duże korporacje, w celu zwiększenia efektywności rekrutacji oraz poprawy doświadczeń kandydatów.
Kluczowe funkcje ATS
1. Publikowanie ogłoszeń w wielu portalach
System ATS pozwala na automatyczne tworzenie i publikowanie ogłoszeń o pracę na różnych platformach. Dzięki temu, specjaliści HR mogą szybko dotrzeć do szerokiej grupy potencjalnych kandydatów przy zminimalizowaniu czasu poświęcanego na powtarzalne czynności.
2. Automatyczne sortowanie i filtrowanie CV
Jedną z najbardziej czasochłonnych czynności w procesie rekrutacji jest przeglądanie i sortowanie aplikacji. ATS automatycznie analizuje i klasyfikuje CV na podstawie określonych kryteriów, co pozwala na szybkie odrzucenie nieodpowiednich kandydatów i skoncentrowanie się na tych, którzy spełniają wymagania stanowiska.
3. Zarządzanie bazą danych i system ochrony danych osobowych
Dobre systemy ATS posiadają funkcję tworzenia, utrzymywania i aktualizowania bazy kandydatów tak, by w przyszłych procesach rekrutacyjnych można było łatwo dotrzeć do adekwatnych osób, które już wcześniej aplikowały do firmy. Ponadto, system ATS powinien być wyposażony w funkcję zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz w odpowiednie systemy zabezpieczeń przed wyciekiem danych.
4. Współpraca zespołowa
ATS umożliwia współpracę wielu osób zaangażowanych w proces rekrutacji. Menedżerowie, rekruterzy i inne osoby mogą dzielić się opiniami, notatkami i ocenami kandydatów w jednym, centralnym miejscu. To ułatwia podejmowanie wspólnych decyzji i zwiększa transparentność procesu rekrutacyjnego.
5. Monitorowanie postępów rekrutacji
Dzięki ATS, rekruterzy mogą na bieżąco śledzić postępy rekrutacji, monitorować liczbę aplikacji, status poszczególnych kandydatów oraz efektywność różnych kanałów rekrutacyjnych. To pozwala na szybką identyfikację ewentualnych problemów i podejmowanie odpowiednich działań naprawczych.
6. Generowanie raportów
Wiele systemów ATS oferuje możliwość wygenerowania dokumentu podsumowującego wybrane procesy lub projekty. Dzięki takim raportom można wyciągnąć trafne wnioski, które po implementacji, zoptymalizują przyszłe procesy rekrutacyjne.
7. System rekomendacji
Dobry system rekrutacyjny ATS powinien być wyposażony w moduł poleceń pracowniczych, który umożliwia szybką dystrybucję ogłoszeń wśród pracowników oraz monitoring procesu poleceń. W ten sposób rekruter zyskuje dostęp do jednego z najefektywniejszych sposobów pozyskiwania dopasowanych pracowników do firmy.
Jak wybrać najlepszy ATS do rekrutacji?
Zanim zdecydujesz się na konkretny system ATS, dokładnie przeanalizuj potrzeby swojej firmy. Zastanów się, jakie funkcje będą niezbędne, jakie procesy chcesz usprawnić i jakie są Twoje priorytety. To pozwoli Ci wybrać system, który najlepiej odpowiada na specyficzne potrzeby Twojej organizacji.
- Funkcjonalność
Zastanów się, jakie funkcje są dla Ciebie najważniejsze. Czy potrzebujesz zaawansowanego narzędzia do sortowania CV? Czy kluczowa jest dla Ciebie integracja z innymi systemami? Upewnij się, że wybrany ATS oferuje wszystkie niezbędne moduły, które usprawnią proces rekrutacji w Twojej firmie.
- Intuicyjność i łatwość obsługi
System ATS powinien być łatwy w obsłudze zarówno dla rekruterów, jak i menedżerów oraz innych użytkowników. Intuicyjny interfejs użytkownika oraz możliwość szybkiego wdrożenia to kluczowe aspekty, które warto wziąć pod uwagę.
Wiele dostawców ATS oferuje wersje próbne swoich systemów. Skorzystaj z tej możliwości, aby przetestować różne rozwiązania i sprawdzić, które z nich najlepiej spełniają Twoje oczekiwania. Testowanie systemu na żywo pozwoli Ci ocenić jego funkcjonalność i użyteczność.
- Koszty
Koszt zakupu i utrzymania ATS może się znacznie różnić w zależności od dostawcy i zakresu funkcji. Przeanalizuj swój budżet i porównaj różne opcje dostępne na rynku, aby wybrać system, który oferuje najlepszy stosunek jakości do ceny.
- Skalowalność
Upewnij się, że wybrany ATS będzie w stanie rosnąć wraz z Twoją firmą. System powinien być skalowalny i elastyczny, aby móc sprostać rosnącym wymaganiom rekrutacyjnym w przyszłości.
- Wsparcie techniczne i szkolenia
Sprawdź, jakie wsparcie techniczne oferuje dostawca ATS oraz czy zapewnia szkolenia dla użytkowników. Szybka i profesjonalna pomoc techniczna może być kluczowa w przypadku problemów z systemem, a szkolenia zapewnią, że wszyscy użytkownicy będą w stanie efektywnie korzystać z ATS.
- Opinie i referencje
Przed podjęciem decyzji warto zapoznać się z opiniami innych użytkowników oraz referencjami od firm, które korzystają z wybranego ATS. To pomoże Ci ocenić, jak system sprawdza się w praktyce i czy spełnia oczekiwania użytkowników.
Jakie korzyści biznesowe wynikają z korzystania z systemu ATS?
Dlaczego warto zdecydować się na wdrożenie platformy do zarządzania rekrutacjami w firmie?
- Zwiększenie efektywności procesu rekrutacji
- Poprawa jakości zatrudnienia
- Lepsza organizacja i śledzenie procesów – bardziej przejrzyste i uporządkowane procesy.
- Poprawa wizerunku pracodawcy
- Silniejsza pozycja HR w organizacji
- Oszczędność pieniędzy dzięki efektywnej alokacji budżetów rekrutacyjnych
Podsumowanie
System ATS to nieocenione narzędzie w nowoczesnym procesie rekrutacji, które znacząco ułatwia zarządzanie aplikacjami, automatyzuje rutynowe zadania i wspiera współpracę zespołową. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach rekrutacji, więcej uwagi poświęcić samym rozmowom z kandydatami, co zwiększa prawdopodobieństwo, że wybrany kandydat będzie świetnie sprawdzającym się w działaniu pracownikiem. Wybór odpowiedniego systemu ATS wymaga jednak dokładnej analizy potrzeb, porównania dostępnych rozwiązań oraz uwzględnienia kosztów i wsparcia technicznego.
Udostępnij