Zgodnie z polskim prawem odzyskiwanie długów drogą sądową musi być poprzedzone próbą polubownego rozwiązania sprawy, przez co rozumie się zastosowanie tak zwanej miękkiej windykacji, do której zalicza się wysłanie wezwania do zapłaty. Wyjaśniamy, jak poprawnie napisać wezwanie, by spełniło swoją funkcję.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty — co to jest?

Wezwanie do zapłaty to formalny dokument, który jest wysyłany przez wierzyciela (osobę lub firmę, która ma należności) do dłużnika (osoby lub firmy, która jest winna pieniądze) w celu przypomnienia o zaległej płatności oraz wezwania do jej uregulowania. Dokument ten jest ważnym narzędziem w procesie windykacji należności i zazwyczaj jest pierwszym krokiem przed podjęciem bardziej radykalnych środków, do których zalicza się proces sądowy lub sprzedaż długu na giełdzie.

Jak prawidłowo napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to dokument, który może mieć różne wersje, przy uwzględnieniu kilku ogólnych zasad. Przede wszystkim należy pamiętać o formalnej i stanowczej formie, dzięki której wezwanie ma szansę spełnić swoją funkcję, którą jest przekonanie dłużnika do spłaty należności.

Prawidłowo sporządzone wezwanie do zapłaty powinno zawierać również określone informacje:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• wzmiankę o stosunku prawnym będącym podstawą wezwania (faktura lub umowa),
• kwotę długu,
• termin spłaty długu,
• numer konta bankowego do uregulowania należności,
• podpis wierzyciela.

Przyjmuje się, że termin spłaty długu wskazany w wezwaniu powinien wynosić od 7 do 14 dni od momentu doręczenia dokumentu, jednak nie jest to wymóg.

Wzór wezwania do zapłaty — przykładowy dokument

Nadawca:

Firma/Nazwisko i imię

Adres

Numer telefonu

Adres e-mail

Odbiorca:

Dane odbiorcy

Adres odbiorcy

Numer telefonu odbiorcy

Adres e-mail odbiorcy

Szanowni Państwo,

Zgodnie z naszymi ustaleniami/regulaminem/umową z dnia […], przypominamy o zaległej płatności za fakturę nr […] wystawioną dnia […] na kwotę […].

Do chwili obecnej nie otrzymaliśmy żadnej wpłaty, mimo iż termin płatności minął dnia […] W związku z powyższym prosimy o niezwłoczne uregulowanie należności. W przeciwnym razie będziemy zmuszeni do wstąpienia na ścieżkę sądową, co wiąże się z dodatkowymi kosztami, którymi — zgodnie z polskim prawem — zostaną Państwo obciążeni.

Szczegółowe dane do przelewu:

Numer konta: […]

Nazwa odbiorcy: […]

Tytuł przelewu: […]

Kwota do zapłaty: […]

Prosimy o potwierdzenie dokonania płatności w ciągu najbliższych 7 dni od otrzymania niniejszego wezwania.

Z poważaniem

Omówienie wzoru wezwania do zapłaty

Powyższy, krótki wzór wezwania do zapłaty przedstawia klasyczną wersję dokumentu. Jeśli chcesz wywrzeć silniejszy nacisk na kontrahencie zalegającym z płatnościami, możesz poinformować dłużnika o próbie wyegzekwowania długu z udziałem sądu.

Największy wpływ na odbiór treści wezwania ma forma wypowiedzi, dlatego należy wystrzegać się błędów i zadbać o profesjonalny charakter treści. Dla lepszego efektu można zastosować również większą czcionkę lub zaakcentować najważniejsze informacje za pomocą czerwonego koloru.

Warto pamiętać, że gotowe wezwanie należy podpisać i wysłać listem poleconym z wymogiem potwierdzenia odbioru. Dopuszczalne jest również wysłanie dokumentu drogą elektroniczną, jednak tradycyjna forma jest uznawana za najbardziej oficjalną, a co za tym idzie — najskuteczniejszą. Gdy pierwsze wezwanie nie przyniesie skutku, można wysłać kolejne, jednak po kilku próbach należy rozważyć inne możliwości odzyskania długu.