Działanie firmy w oparciu o pracę zdalną może nieść ze sobą wiele zalet. Po pierwsze, zyskujemy przywilej zatrudnienia osób niezależnie od ich miejsca zamieszkania. To możliwość pozyskania najlepszych specjalistów bez konieczności ich relokacji. Ponadto, koszty działalności firmy maleją, chociażby ze względu na brak potrzeby wynajmu powierzchni biurowej (lub znaczne jej ograniczenie). Wielu kandydatów również dostrzega liczne profity wynikające z home office, dlatego pozyskanie pracowników może być dużo łatwiejsze. Jednak zarządzanie zespołem zdalnym to wyzwanie dla liderów, zwłaszcza w przypadku, gdy do tej pory nie mieli do czynienia z przywództwem na odległość. Jakich pułapek unikać w zdalnym zarządzaniu?

Jak zarządzać zespołem rozproszonym – najczęstsze błędy

Trudności w komunikacji

Pracownicy, którzy codziennie przychodzą do biura, w naturalny sposób kontaktują się ze sobą: nie tylko omawiają działania w danym projekcie, rozwiązują problemy, ale również budują relacje, werbalizują kwestie, które zajmują ich myśli. Takie zachowanie pomaga łagodzić stres, działa motywująco. To z kolei przekłada się na ogólną efektywność załogi. W przypadku zespołów zdalnych, dynamika jest zupełnie inna. Spontaniczne spotkania w biurowej kuchni czy szybkie konsultacje „przy biurku” nie wchodzą w grę. Bariery w komunikacji sprawiają, że pracownicy mogą czuć się odizolowani, pozbawieni możliwości naturalnych kontaktów z drugim człowiekiem, a w konsekwencji – zdemotywowani.

Zadaniem lidera jest takie ustanowienie zasad komunikacji, aby wszelkie bariery zostały ograniczone do minimum. Mowa tu oczywiście o odpowiednim doborze narzędzi (np. komunikatory Zoom, Microsoft Teams i G Suite od Google) oraz ustaleniu reguł i rutyny (np. poranne daily stand-up, wspólne „przerwy kawowe” itp.).

Kolejny aspekt komunikacji między managerem a pracownikami, o który należy szczególnie zadbać w zarządzaniu zdalnym zespołem, to bieżący feedback. Pracując w biurze, łatwiej o spontaniczną rozmowę, zadanie kilku pytań kontrolnych, czy weryfikację działań. W pracy na odległość ta możliwość nie istnieje. W efekcie, pracownicy realizują swoje projekty czasem rozmijając się z założeniami lidera, bo nie mieli okazji wyjaśnić nurtujących ich kwestii. Ten problem narasta szczególnie w przypadku, gdy mamy do czynienia z osobami pracującymi w różnych strefach czasowych. Regularna, również nieformalna komunikacja, pomoże obniżyć ryzyko przeoczenia priorytetów, popełnienia błędów oraz nieporozumień między współpracownikami.

Mikrozarządzanie

Kierownicy, dla których zdalne zarządzanie jest nowością, bardzo często mają problem z zaufaniem do swoich podwładnych. Nie mogą ich na bieżąco obserwować i sprawdzać, czy angażują się w swoje obowiązki. Taka postawa prowadzi do nadmiernej kontroli oraz znacznego ograniczenia swobody działań pracowników.

Tymczasem ogólnopolskie badania przeprowadzone przez Kincentrik w 2021 roku  pokazują, że pracownicy lepiej oceniają własną efektywność pracy (51%) niż przed pandemią.

Należy zatem poszukać równowagi między regularną kontrolą postępów w pracy swojego zespołu, zapewnieniu potrzebnego mu wsparcia, a oddaniem pracownikom kontroli nad pracą i swobody w wykonywaniu obowiązków.

Niedopilnowanie kwestii bezpieczeństwa

Zdalne zarządzanie zespołem nie powinno pomijać kwestii zabezpieczenia danych przedsiębiorstwa. Jakie środki ochrony informacji wrażliwych i zasobów należy wdrożyć?

Po pierwsze, dobrze jest zaznajomić pracowników z podstawowymi praktykami związanymi z bezpieczeństwem:

  • Wykonywanie połączeń dotyczących wrażliwych informacji w odizolowanym, prywatnym miejscu, używanie słuchawek;
  • Zabezpieczenie hasłem sprzętów i plików z danymi, blokowanie ekranu komputera, gdy się z niego nie korzysta;
  • Niedrukowanie dokumentów, które zawierają dane wrażliwe;

Po drugie, osoby, których praca związana jest z zasobami wrażliwymi, powinny wykonywać swoje obowiązki wyłącznie na urządzeniach firmowych. Dzięki temu zyskujemy pewność, że sprzęt jest odpowiednio zabezpieczony, chroniony najlepszymi programami antywirusowymi.

Po trzecie, warto rozważyć utworzenie dla firmy dedykowanej prywatnej sieci wirtualnej. Poprzez zastosowanie VPN (prywatnego kanału wymiany danych przy wykorzystaniu szyfrowania i narzędzi uwierzytelniania) znacznie zwiększymy bezpieczeństwo wszelkich wrażliwych zasobów przedsiębiorstwa.

Zachwianie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym

Pracownicy działający w trybie home office są bardziej narażeni na wypalenie zawodowe niż ci, którzy pełnią swoje obowiązki w biurze. Trudniej im oddzielić czas spędzony w pracy od prywatnego, zadania „rozlewają się” na cały dzień, często dobrowolnie wypracowują nadgodziny (nie muszą już pędzić do samochodu i odliczać kwadransów spędzonych w korkach).

Zadaniem lidera jest wspieranie praktyk, które pomogą pracownikom budować granicę między obowiązkami zawodowymi i życiem prywatnym. W tym celu warto zachęcić do wydzielenia osobnej przestrzeni do pracy, wyłączenia powiadomień na urządzeniach po skończonej pracy, pilnować wymiaru przepracowanych godzin.

Wbrew pozorom jest to kluczowa kwestia dla utrzymania dobrego samopoczucia pracowników, a tym samym wysokiej efektywności całego zespołu.

Podsumowanie

Zarządzanie zespołem rozproszonym jest wyzwaniem, kryjącym w sobie parę pułapek. Rozpoznanie tych zagrożeń, a następnie wprowadzenie odpowiednich zasad to klucz do owocnej współpracy. Dzięki transparentnej, regularnej komunikacji, obdarzeniu pracowników zaufaniem oraz zadbaniu o granice między pracą a życiem prywatnym możemy stworzyć efektywny zespół, którego członkowie będą wysoko zmotywowani i proaktywni.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Jak badać efektywność pracy handlowców? Zarządzanie sprzedażą
Jak badać zaangażowanie pracowników?

Zobacz także

Jak możemy Ci pomóc?

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami

Zapytania ofertowe:

kontakt@saleshr.pl

Telefon dla pracodawców:

+48 737 176 317

Napisz do nas

Pełna treść zgody.
Wyrażam dobrowolną zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez PRIORITY SALE ul. Kazimierza Odnowiciela 14, 31-481 Kraków NIP: 7342730461 (Administrator danych), w celu marketingu bezpośredniego dotyczącego własnych usług i produktów. Obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016): informacje o przetwarzaniu przez nas danych, jak również o prawach osób, których dane dotyczą znajdują się w naszej Polityce Prywatności.