Jednym z podstawowych wymogów profesjonalnego zarządzania ludźmi w organizacjach jest stosowanie systemu ocen pracowniczych. Jednak nie jest on pozbawiony wad, zwłaszcza w swym tradycyjnym ujęciu. W jaki sposób na przykład w klasycznym corocznym programie ocen pracowniczych możemy przekazywać natychmiastowy, stały feedback, tak kluczowy dla podnoszenia efektywności pracowników? W związku z tym opracowano nowe, inteligentne rozwiązanie: performance management. Z tego artykułu dowiesz się, co to jest, jakie są podstawowe zasady zarządzania efektywnością oraz jak wdrożyć to narzędzie w organizacji.

Performance management – definicja

ZARZĄDZANIE EFEKTYWNOŚCIĄ (ang. performance management, PM) – to system pracy w organizacji, który pozwala w sposób ciągły podnosić efektywność pracowników i zespołów poprzez rozwój poczucia odpowiedzialności za własną pracę i rozwój.

Performance management opiera się na następujących filarach:

• Wskaźniki i miary, które składają się na system pomiaru i oceny działania firmy. Niefinansowe miary powinny być połączone z wynikami finansowymi, aby odzwierciedlać przyczynowo skutkowe zależności w kreowaniu wartości w organizacji.
• Stałe monitorowanie tych danych i omawianie ich – o ile to możliwe – na forum zespołu.
• Zamiana informacji zwrotnej przekazywanej pracownikom (feedback) na rozmowę skoncentrowaną wyłącznie na możliwościach zmiany (czyli tzw. feed-forward).

4 zasady zarządzania efektywnością

Oto zasady performance management, których stosowanie pozwoli najlepiej wykorzystać potencjał całych zespołów oraz poszczególnych pracowników.

1. Koncentracja na celach i monitoring

Badania pokazują, że regularne weryfikowanie stopnia wykonania zadań i podsumowywanie działań sprawia, że mamy dwukrotnie większą szansę na realizację celu. Dlatego tak ważne jest zdefiniowanie kluczowych wskaźników, a następnie stałe ich monitorowanie. KPI powinny być osiągalne i łatwe do zweryfikowania, stawiane zarówno całym zespołom, jak i jego członkom.

Może Cię zainteresować: Jak badać efektywność pracy handlowców? Zarządzanie sprzedażą

Do dobrych praktyk dotyczących pracy z KPI należą:

• Sprecyzowanie, z czego wynikają cele lub wskaźniki efektywności na danym poziomie – pokazanie celów lub wskaźników efektywności nadrzędnych jednostek
• Prezentacja celów lub wskaźników efektywności innych działów czy zespołów (pokazanie szerszej perspektywy).
• Zapewnienie sprawnego przepływu danych, informacji dotyczącego wskaźników efektywności (np. stworzenie odpowiednich procedur raportowania).

Praca na celach oraz monitoring postępów podnosi efektywność także dlatego, że w naturalny sposób dostarcza pracownikowi i całym zespołom poczucia rozwoju i progresu.

2. Rozwijanie potencjału pracowników

Performance management przyniesie rezultaty tylko wtedy, gdy w procesie zarządczym skoncentrujemy się na rozwijaniu talentów pracowników i wzmacnianiu w nich wartościowych, pożądanych dla celów organizacji, zachowań. Nawyki bowiem kształtują nasze kompetencje. Jeśli pracownik działu handlowego będzie wykonywał dziennie 25 telefonów do potencjalnych klientów, stworzy sobie możliwość rozwoju kompetencji sprzedażowych. Bez tych działań trudno będzie mu doskonalić się w tym aspekcie.

Zadaniem przełożonych jest motywowanie pracowników do koncentracji na pożądanych zachowaniach oraz umożliwienie im rozwoju poprzez uczestnictwo w szkoleniach, konferencjach czy warsztatach.

3. Budowanie zaangażowania pracowników

Według definicji stworzonej przez J.T Eriksona zaangażowanie pracowników odzwierciedla poziom entuzjazmu i więzi, jaką pracownicy mają ze swoją organizacją. Jest miarą tego, jak zmotywowani są ludzie, aby wykonać dodatkowy wysiłek na rzecz swojej organizacji i pozostać w niej jak najdłużej.

Zatem utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania wśród pracowników leży w żywotnym interesie firmy. Można to zrobić poprzez mądre, transformujące przywództwo, odpowiednie warunki pracy oraz przemyślany system nagród.

Dowiedz się więcej: Jak podnosić zaangażowanie pracowników?

4. Informacja zwrotna w postaci feedforward

Dużą skutecznością w zarządzaniu efektywnością pracowników odznacza się praktyka udzielania częstych informacji zwrotnych, podczas których koncentrujemy się na możliwościach zmiany i rozwoju, na tym, co będzie sprzyjać osiąganiu celów.  Zatem różnica między feedbackiem a feedforwardem jest taka, że zamiast skupiać się na zachowaniach, które miały miejsce w przeszłości, uwagę ukierunkowujemy na przyszłe zachowania.

Jak wdrożyć performance management?

Ustal cele/KPI

Zdefiniuj kluczowe wskaźniki dla organizacji, a następnie ustal miary dla poszczególnych działów i pracowników.

Przygotuj pracowników

Niezwykle istotnym elementem wdrażania performance management w firmie jest odpowiednie przygotowanie zespołu. Podczas spotkań informujących warto przedstawić założenia całego systemu, jego zalety i korzyści wynikające dla pracowników. W miarę możliwości jak najczęściej łącz KPI poszczególnych pracowników z celami firmy. Ustal zasady raportowania i monitorowania.

Monitoring

Stale sprawdzaj poziom realizacji celów, przedstawiaj wyniki zespołom oraz poszczególnym pracownikom. Doceniaj postępy (to najsilniejszy motywator, działający długofalowo) oraz identyfikuj zagrożenia.

Wprowadzaj modyfikacje

Zaprezentowane tu narzędzie należy dostosować do potrzeb danej organizacji. Dlatego nie bój się wprowadzać modyfikacji, które będą odpowiadały specyfice działalności Twojej firmy oraz jej pracowników.

Podsumowanie

Performance management to system zarządzania efektywnością pracowników, który może znacznie poprawić wyniki Twojej firmy. Ukierunkowany jest na rozwijanie załogi i podnoszenie jej zaangażowania. Aby wprowadzić system do organizacji, należy odpowiednio zdefiniować kluczowe dla organizacji, zespołów oraz poszczególnych pracowników wskaźniki, właściwie przygotować całą kadrę do zmiany oraz przygotować narzędzia do monitorowania postępów.

 

 

 

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Hierarchia potrzeb Maslowa w procesie motywacji pracowników
Typy motywacji pracowników