Co to jest stay interview i dlaczego warto wprowadzić to narzędzie do organizacji?

Stay interview to cykliczna, mniej formalna rozmowa przełożonego z pracownikiem, która pokazuje, co zatrzymuje go w firmie i co warto poprawić, zanim zacznie myśleć o odejściu. Trwa zwykle nie dłużej niż pół godziny i odbywa się regularnie, np. raz na kwartał. Od exit interview różni się momentem, bo odbywa się w trakcie zatrudnienia, a nie po złożeniu wypowiedzenia, a od oceny okresowej tym, że nie dotyczy wyników pracy. Regularne stay interview pomagają ograniczyć rotację, ale działają tylko tam, gdzie pracownicy ufają przełożonym. Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego warto je wprowadzić i jakie pytania zadać.

Co to jest stay interview?

Stay interview to rodzaj rozmowy przełożonego z pracownikiem, która ma na celu zebranie informacji, pomysłów oraz wglądu w to, co zatrzyma zatrudnionego w obecnym miejscu pracy na dłuższy czas, jakie są jego spostrzeżenia dotyczące środowiska pracy i co można ulepszyć. Dzięki stay interview pracownicy działu HR i managerowie mają szanse zapobiec odejściu pracownika, zanim on sam zacznie myśleć o zmianie pracodawcy.

W praktyce, stay interview to prosty, umiejętnie skonstruowany wywiad, który trwa nie dłużej niż pół godziny.

Co zyskasz wprowadzając stay interview do strategii zarządzania pracownikami?

W wielu firmach bardziej wnikliwe rozmowy z pracownikami odbywają się na etapie rekrutacji, a następnie – przy ich odejściu z firmy. Brak jest natomiast bieżącej komunikacji, która usprawniłaby współpracę. Taka sytuacja z jednej strony może wynikać z braku świadomości znaczenia rozmów z pracownikami, z drugiej – z obaw, że trudno będzie poradzić sobie z feedbackiem zebranym od zatrudnionych. Być może usłyszymy prośbę o podwyżkę, której nie jesteśmy w stanie zapewnić lub uwagi dotyczące organizacji pracy? Prawda jest jednak taka, że unikanie rozmowy nie sprawi, że problemy przestaną istnieć. Trudności, których nie jesteśmy świadomi kumulują się i w końcu i tak trzeba będzie nimi zarządzać, z tym, że w niektórych przypadkach może być już za późno. Dlatego też warto podejść do idei stay interview z otwartością.

Rozmawiając z pracownikiem podczas stay interview zyskamy wiedzę, jak naszą organizację postrzegają ludzie, którzy sami ją tworzą. Będziemy w stanie sprawdzić, na ile system motywacyjny lub system benefitów spełnia swą funkcję, jaki jest według zatrudnionych najlepszy sposób komunikacji oraz jakie obszary w kulturze organizacyjnej firmy wymagają dopracowania. Dodatkowo, umiejętnie przeprowadzona rozmowa będzie podatnym gruntem rozwoju pozytywnych relacji między pracodawcą a pracownikami, czynnikiem podnoszącym lojalność i zaangażowanie zatrudnionych.

W ostatecznym rozrachunku stay interview wpływa na zmniejszenie współczynnika rotacji pracowników oraz pozytywnie wpływa na wizerunek firmy jako pracodawcy.

Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto rozmawiać regularnie, a nie dopiero wtedy, gdy coś zaczyna się psuć. Najlepsi specjaliści i menedżerowie w Twojej firmie są regularnie kontaktowani przez headhunterów — niezależnie od tego, czy szukają pracy. Z perspektywy firmy rekrutacyjnej prowadzącej direct search osoba kompetentna, ale od dawna niepytana o swoje potrzeby i plany, to kandydat najłatwiejszy do przekonania. Stay interview jest sposobem, by wcześniej wychwycić ryzyko odejścia i zareagować, zanim na stole pojawi się konkurencyjna oferta. O tym, po jakich sygnałach rozpoznać, że pracownik rozważa zmianę pracy, piszemy we wpisie Symptomy, po których poznasz, że Twój pracownik myśli o zmianie pracy.

Jest jednak jeden warunek, bez spełnienia którego korzyści z wprowadzenia omawianej procedury w życie się nie pojawią. Otóż firma powinna już wcześniej odznaczać się kulturą organizacyjną zachęcającą pracowników do otwartej komunikacji i udzielania informacji zwrotnej. Stay interview będzie skutecznym narzędziem HR tylko wtedy, gdy pracownicy czują się słuchani przez przełożonych, darzą ich zaufaniem.

Jeśli w Twojej organizacji brak jest takiej atmosfery, rozpocznij od działań naprawczych. Możesz rozpocząć od anonimowych ankiet, oceny okresowej, pracy nad relacjami z kadrą zarządzającą, wsparcia integracji zespołu.

Czym różni się stay interview od exit interview i oceny pracowniczej?

Podstawową różnicą między stay interview a exit interview jest moment, w którym dana rozmowa się odbywa. Pierwszy z wymienionych terminów dotyczy cyklicznych spotkań z zatrudnionym pracownikiem (np. raz na kwartał), natomiast drugi – to rozmowa po tym, jak zatrudniony złoży wypowiedzenie.

Ocena pracownicza również powinna odbywać się regularnie, jednak w odróżnieniu od stay interview, na takim spotkaniu powinniśmy skupić się na wynikach pracy zatrudnionego i wszystkich kwestiach związanych z jego zadaniami czy obowiązkami.

Podczas stay interview przełożony może dowiedzieć się, co motywuje jego rozmówcę do pozostania w firmie i co wpływa na jego zaangażowanie, natomiast exit interview daje odpowiedź dotyczącą tego, co motywuje pracownika do odejścia, co poszło nie tak.

Stay interview jest spotkaniem przebiegającym w mniej formalnej atmosferze, przeprowadzanym przez przełożonego, natomiast exit interview jest bardziej formalne, organizowane przez pracownika działu HR.

	Stay interview	Exit interview	Ocena pracownicza
Moment	w trakcie zatrudnienia, cyklicznie (np. co kwartał)	po złożeniu wypowiedzenia, przed odejściem	regularnie (np. raz na pół roku lub rok)
Cel	poznać, co zatrzymuje pracownika i co poprawić, zanim pomyśli o odejściu	poznać przyczyny odejścia i wnioski dla organizacji	ocenić wyniki pracy i ustalić cele na kolejny okres
Prowadzący	bezpośredni przełożony	pracownik działu HR	przełożony, często z udziałem HR
Forma	nieformalna rozmowa 1:1, do 30 minut	ustrukturyzowany wywiad lub ankieta	formalne spotkanie z dokumentacją
Czego dotyczy	motywacja, satysfakcja, kultura organizacyjna, relacje	powody odejścia, ocena pracodawcy	zadania, kompetencje, realizacja celów

Wszystkie wymienione tu typy rozmów z pracownikami powinny znajdować się w strategii zarządzania personelem, przybrać ustrukturyzowaną formę spotkania one-on-one. Jak przygotować rozmowę z odchodzącym pracownikiem, piszemy we wpisie Jak przeprowadzić exit interview? Przykłady pytań.

Stay interview – przykładowe pytania

Poniżej zebraliśmy przykładowe pytania, które mogą służyć jako inspiracja przy przygotowywaniu stay interview:

• Co sprawia, że angażujesz się w swoje obowiązki?
• Co cenisz w swojej pracy?
• Ulepszenie którego obszaru kultury organizacyjnej firmy sprawi, że Twoja praca będzie łatwiejsza?
• Jak oceniasz współpracę między działami?
• Jaki rodzaj feedbacku chciałbyś/chciałabyś otrzymywać, by działać z większą motywacją?
• Jakie swoje talenty lub zainteresowania chciałbyś/chciałabyś wykorzystać w pracy, na co obecnie nie masz możliwości?
• Jakie dodatkowe benefity lub udogodnienia pozwoliłyby Ci lepiej godzić życie prywatne z zawodowym?
• Jakie możliwości rozwoju chciałabyś/chciałbyś otrzymać?
• Czy jest jakiś temat, który chciałabyś/chciałbyś jeszcze poruszyć?

Jak przeprowadzić stay interview krok po kroku?

1. Przygotowanie. Ustal cel rozmowy i wybierz 5–8 pytań z listy powyżej, dopasowanych do sytuacji danej osoby (inne pytania zadasz nowemu pracownikowi po okresie wdrożenia, inne doświadczonemu specjaliście). Przejrzyj notatki z poprzedniego stay interview i sprawdź, co z ustaleń udało się zrealizować. Zaproś pracownika z kilkudniowym wyprzedzeniem i jasno zakomunikuj, czego rozmowa dotyczy — i że nie jest to ocena wyników.

2. Kto prowadzi rozmowę. Stay interview prowadzi bezpośredni przełożony, bo to on ma realny wpływ na codzienne warunki pracy i może od razu reagować na zgłoszone potrzeby. Dział HR przygotowuje narzędzie (listę pytań, formularz notatek), szkoli menedżerów i zbiera wnioski z całej organizacji. Jeśli relacja przełożonego z pracownikiem jest napięta, rozmowę może wyjątkowo poprowadzić menedżer wyższego szczebla lub HR business partner.

3. Przebieg rozmowy. Zarezerwuj 30 minut w spokojnym miejscu, bez telefonów i laptopa. Zacznij od pytań o to, co pracownik ceni, dopiero potem przejdź do obszarów do poprawy. Słuchaj więcej, niż mówisz, dopytuj o konkrety („Co dokładnie masz na myśli?”, „Kiedy ostatnio tak się zdarzyło?”) i nie broń się ani nie obiecuj rzeczy, których nie możesz dotrzymać.

4. Dokumentowanie wniosków. Bezpośrednio po rozmowie zapisz w krótkim formularzu: główne czynniki zatrzymujące pracownika, zgłoszone problemy, ustalone działania wraz z terminem i osobą odpowiedzialną oraz ocenę ryzyka odejścia (np. niskie / średnie / wysokie). Notatki traktuj poufnie — ich celem jest działanie, a nie ocena pracownika.

5. Co zrobić z wnioskami. W ciągu kilku dni przekaż pracownikowi, które z jego postulatów zostaną zrealizowane, które wymagają decyzji wyżej, a które nie są możliwe — i dlaczego. Brak jakiejkolwiek reakcji jest gorszy niż brak rozmowy. HR powinien raz na kwartał zestawić wnioski ze wszystkich stay interview, by wychwycić powtarzające się problemy (np. w konkretnym dziale) i zaplanować działania systemowe. Przy kolejnej rozmowie zacznij od sprawdzenia, co się zmieniło od ostatniego spotkania.

Podsumowanie

Zatrzymanie cennych pracowników w firmie to jedno z istotniejszych zadań managerów i działu personalnego. Z pomocą przychodzi regularne przeprowadzanie stay interview, czyli narzędzie służące poznaniu motywacji pracowników do pozostania w firmie oraz wychwycenia wszelkich sygnałów alarmujących. Ważne, aby takie spotkania odbywały się regularnie, na każdym szczeblu hierarchii – od szeregowych pracowników po kierowników. Wnioski z rozmowy natomiast nie powinny pozostawać w próżni, lecz podlegać analizie i dalszym krokom zarządczym.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Symptomy, po których poznasz, że Twój pracownik myśli o zmianie pracy
Co to jest performance management?
Jak badać zaangażowanie pracowników?