Przestrzeń biurową codziennie dzielą ze sobą bardzo różne osoby. Każda z nich ma swoje przyzwyczajenia, wynikające z charakteru zachowania, a także preferencje dotyczące stylu pracy. Dla jednych mogą one być neutralne, dla innych – całkiem irytujące. Dlatego też przestrzeganie biurowego savoir vivre’u jest tak ważne. Dostosowanie się do tych zasad sprawi, że wszyscy będą mogli czuć się komfortowo, ciesząc się dobrą atmosferą w zespole. Oto etykieta biurowa w pigułce.

Biurowy savoir vivre

1. Ciszej proszę…

Naczelna zasada savoir vivre’u, również biurowego,  mówi o tym, by starać się zrozumieć potrzeby innych i swoim zachowaniem nie naruszać granic osobistych ludzi wokół.
Praca w open space może być źródłem niemałego stresu. Ankietowani, którzy wzięli udział w badaniu przeprowadzonym przez naukowców z Uniwersytetu w Sydney wśród 42 tysięcy pracowników, opisywali otwarty model biura jako miejsce hałaśliwe, rozpraszające, ze zbyt małą przestrzenią osobistą, pozbawiającą ich prywatności. Dlatego, chcąc przestrzegać biurowej etykiety, zwróć uwagę na to, jak głośno i w jakim miejscu rozmawiasz z kolegą z pracy. Nawet jeśli omawiacie wspólny projekt, a nie dzielicie się wrażeniami z wczorajszego meczu, warto to zrobić w innym pomieszczeniu tak, aby szum rozmów nie rozpraszał innych.
Wycisz dźwięk w prywatnym telefonie. Kontroluj swoje odruchy, np. tupanie nogą lub uderzanie końcem długopisu o biurko może być dla Twojego współpracownika irytujące.

2. Rozmowy służbowe przez telefon

Rozmawiając przez telefon z klientem, kontrahentem, przełożonym, kieruj się tymi zasadami:

• Przedstawiaj się z imienia i nazwiska kiedy odbierasz połączenie. Warto dodać również nazwę firmy, w jakiej pracujesz.
• Mów spokojnym głosem, dobieraj słowa tak, aby zostać jak najlepiej zrozumianym, a Twoje wypowiedzi miały pozytywny wydźwięk. Słowa krytyki zawsze lepiej jest przekazać podczas rozmowy „w cztery oczy”.
• Jeżeli połączenie zostanie przerwane, ponowienie kontaktu leży po stronie tego, kto dzwonił poprzednio.

3. Posiłki w biurze

Większość biur wyposażona jest w zaplecze kuchenne, gdzie można odgrzać sobie przyniesiony do pracy posiłek. Problem powstaje wtedy, gdy ktoś zechce skonsumować danie wydzielające intensywny zapach. Może on uprzykrzyć wrażliwszym osobom kilka godzin pracy. Dlatego jeśli nie wyobrażasz sobie swojego lunchu bez wonnego dodatku zapytaj kolegów, czy im to nie przeszkadza. Jeśli uzyskasz odpowiedź twierdzącą, zaczekaj, aż dana osoba przestanie korzystać z kuchennego pomieszczenia.
W złym tonie jest również spożywanie posiłków przy swoim biurku, zwłaszcza jeśli znajduje się on w open space.

4. Z chorobą zostań w domu

Etykieta biurowa nakazuje, by w przypadku, gdy czujesz się przeziębiona/przeziębionym rozsądniej będzie pracować zdalnie lub wziąć L4. Po pierwsze, dzięki temu szybciej dojdziesz do siebie, po drugie – nie narazisz współpracowników na zachorowanie.

5. Dress code

To, jak należy ubrać się do biura zależy od pełnionej funkcji oraz kultury organizacyjnej firmy. Biurowy ubiór zwykle dzielimy na:

• Formal dress code – to strój bardzo formalny i elegancki. Podstawowymi elementami jest marynarka, spodnie od garnituru, spódnica. Powinny one być w odcieniach bieli, szarości lub granatu. Czasem dopuszczalna jest również czerń, choć powinno się ją nosić raczej w godzinach popołudniowych i wieczornych. Buty powinny zakrywać palce i pięty.
• Informal dress code – obowiązują tu zasady takie, jak wyżej, jednak wzbogacona zostaje paleta kolorów: dopuszczalny jest również pudrowy róż, beż, błękit. Dopuszczalne są również dodatki, jak stonowana biżuteria.
• Smart casual – to najmniej formalny styl ubioru. Pracownicy mogą nosić t-shirty, mniej oficjalne spodnie, a wszystko w różnych odcieniach. Nadal jednak nie powinno się zakładać zbyt krótkich spodni i spódnic, bluzek z dużym dekoltem oraz butów z odkrytymi palcami i piętami.Konflikty i nieformalna komunikacja

6. Konflikty i nieformalna komunikacja

W każdej grupie ludzi mogą pojawić się konflikty. W sytuacji służbowej szczególnie zwróć uwagę, aby trzymać emocje na wodzy. Dobrą praktyką będzie również oddzielenie człowieka od problemu. W sytuacji konfliktowej zawsze najlepiej koncentrować się na problemie i wyjściu z trudnej sytuacji, a nie na emocjach. Konflikt szybciej zostanie zażegnany, gdy porozmawiasz z daną osobą z nastawieniem na znalezienie rozwiązania i chęcią zbudowania porozumienia.

W biurze wystrzegaj się rozmów kuluarowych o osobach, które nie biorą w nich udziału.

7. Porządek

Prozaiczna kwestia, która rzutuje na samopoczucie wszystkich pracowników. Staraj się utrzymywać względny porządek na swoim biurku, dbaj o katalogowanie i odpowiedni obieg ważnych dokumentów, a po przygotowaniu posiłku sprawdź, czy blat lub mikrofalówka pozostały czyste.

Podsumowanie

Przestrzeganie podstawowych zasad etykiety biurowej ułatwia współpracę i utrzymanie dobrej atmosfery. Chodzi tu m.in. o zachowanie względnej ciszy, kulturalną komunikację, odpowiedni strój czy utrzymanie porządku. Bez wykazywania się podstawową wrażliwością na potrzeby i granice osobiste osób, z którymi pracujemy, codzienne spędzanie wielu godzin w biurze stanie się nie lada wyzwaniem.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Jak pisać oficjalne maile krok po kroku – wytyczne służbowej korespondencji
Jak zwiększyć koncentrację w pracy?