Znajomość e-mailowego savoir vivre’u jest pomocna w trakcie rekrutacji, podczas pełnienia służbowych obowiązków, ale i w życiu prywatnym, np. podczas korespondencji z obsługą klienta sklepu internetowego. Odpowiednio skonstruowana wiadomość jest kluczem do skutecznej komunikacji. Jak pisać, by wykazać się kulturą osobistą i nie popełnić gafy? Jakie zwroty będą najbardziej neutralne, które sformułowania odchodzą do lamusa? Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się, czym charakteryzuje się e-mail formalny.
Adres mailowy ma znaczenie
Oficjalne wiadomości do pracodawcy czy różnych instytucji wysyłaj zawsze ze skrzynki opatrzonej profesjonalnym adresem. Nie powinien on zawierać nicków czy ksywek, lecz Twoje imię i nazwisko. Dzięki temu, nie zostaniesz odebrany/odebrana jako osoba infantylna lub wulgarna.
Niezbędne elementy oficjalnego e-maila
Każdy e-mail biznesowy powinien być skonstruowany według sztywnych wytycznych i zawierać te elementy:
Mail oficjalny – tytuł
Wiadomość pozbawiona tytułu może wywołać w odbiorcy niemałą irytację. To właśnie ten element pozwala szybko zakwalifikować maila jako sprawę, którą należy się zająć od razu lub mniej pilną. Ponadto, umożliwia zakwalifikowanie jej do konkretnego obszaru, np. reklamacja produktu, zgłoszenie rekrutacyjne itp. Dlatego zawsze, gdy zastanawiasz się, jak zatytułować maila, staraj się w skrócie odzwierciedlić przekaz wiadomości, np. Zestawienie wyników sprzedażowych z czerwca.
Przywitanie
Jak rozpocząć maila formalnego? Słowo Witam jest zdecydowanie w złym tonie, tym bardziej, że w wielu przypadkach będzie to faux pas. Zakłada ono bowiem niższą rangę osoby, do której adresujemy wiadomość. W przypadku maila oficjalnego wysyłanego do adresata, z którym nie łączą nas relacje, formą znacznie bardziej odpowiednią jest Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. Jeżeli odbiorca to nasz przełożony, współpracownik czy klient, możemy użyć sformułowania Pani , Panie . W obu przypadkach dopuszcza się również zastosowania przywitania Dzień dobry.
E-mail oficjalny – właściwa treść
Jeśli zależy Ci na skutecznej komunikacji z zachowaniem zasad savoir vivre’u, w treści wiadomości używaj języka formalnego. Wystrzegaj się kolokwializmów czy osobistych dygresji. Skup się na zwięzłym przekazaniu sprawy. Nie zapomnij o sprawdzeniu interpunkcji oraz ortografii. Dołóż staranności, aby zdania były poprawne stylistycznie.
Formalny ton nie powinien jednak być oschły. Wręcz przeciwnie, w dobrym tonie będzie ocieplenie relacji za pomocą życzliwych zwrotów. Jeśli wiesz, że Twój klient/współpracownik właśnie wrócił z urlopu, zapytaj go na przykład o samopoczucie po wakacjach lub złóż życzenia szybkiego powrotu do zdrowia, jeżeli wiesz, że adresat wiadomości ostatnio nie czuł się najlepiej.
W przypadku, gdy Twoja wiadomość ma dla Ciebie najwyższy priorytet, możesz zawrzeć w niej prośbę o potwierdzenie odczytania lub pilną odpowiedź.
Twój e-mail oficjalny zawiera załączniki? Koniecznie podkreśl to w wiadomości, używając np. zwrotu: W załączniku zamieszczam raport oraz fakturę lub Szczegółową analizę trendów znajdzie Pani w załączniku bądź Do niniejszej wiadomości dołączam CV kandydatów.
Zakończenie
Jak zakończyć maila formalnego? Możesz użyć zwrotu Pozdrawiam serdecznie czy Łączę pozdrowienia lub, jeśli chcesz podkreślić szacunek względem adresata, Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku. Po tym sformułowaniu niezbędny jest Twój podpis – imię i nazwisko. Zakończenie oficjalnego maila bez tego elementu będzie stanowczo źle widziane, zwłaszcza, gdy sprawa dotyczy np. rekrutacji, oferty sprzedażowej, czy choćby reklamacji zgłaszanej przez Ciebie w sklepie internetowym.
Oficjalny mail – wzór
Poniżej znajdziesz wzór oficjalnego maila, który dotyczy współpracy między dwoma firmami.
Pani Ireno,
dziękuję za naszą dzisiejszą rozmowę. Bardzo cieszę się na naszą współpracę. Zgodnie z ustaleniami, przesyłam w załączniku wypełniony przeze mnie brief. Mam nadzieję, że informacje w nim zawarte okażą się wyczerpujące i będą stanowiły solidną inspirację do działań Państwa zespołu kreatywnego. Będę wdzięczna za przesłanie rezultatów Państwa pracy do 20 lipca.
W razie jakichkolwiek pytań, jestem do dyspozycji.
Łączę pozdrowienia i życzę dobrego tygodnia!
Aneta Nowak
Specjalista ds. Social Media
tel: 856-874-965
mail: aneta.nowak@rudpolex.pl
Pobierz darmowy wzór maila, w którym adresat przesyła brief i oczekuje oferty w określonym terminie, z zachowaniem uprzejmego tonu:
Jak rozpocząć e-mail, by nie popełnić gafy?
Zastanawiając się, jak rozpocząć e-mail, warto pamiętać, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz – również w wiadomości elektronicznej. Zwrot powitalny powinien być dopasowany do kontekstu relacji i stopnia formalności. W mailu oficjalnym nie zaleca się użycia „Witam” – to forma niepoprawna i w korespondencji służbowej może zostać odebrana jako przejaw wyższości nad odbiorcą. Zdecydowanie lepiej użyć form: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani”, „Szanowni Państwo” – to neutralne, uprzejme i poprawne gramatycznie przywitanie. W relacjach bardziej bezpośrednich dopuszczalne jest „Dzień dobry” lub „Panie Marku”, ale zawsze należy kierować się zasadą: lepiej zbyt formalnie niż zbyt swobodnie.
Jak napisać maila do sekretariatu, by uzyskać odpowiedź?
Zastanawiając się, jak napisać maila do sekretariatu, warto postawić na uprzejmość, precyzję i konkretny temat. Sekretariat obsługuje wiele spraw równocześnie – wiadomość powinna być więc maksymalnie klarowna. W tytule warto wskazać cel wiadomości, np. „Prośba o udostępnienie harmonogramu szkoleń – dział kadr”. W treści warto krótko się przedstawić, opisać, czego dotyczy sprawa, a na końcu uprzejmie poprosić o informację zwrotną. Przykład:
„Szanowni Państwo,
nazywam się Anna Kowalska i jestem przedstawicielką firmy X. Uprzejmie proszę o przesłanie aktualnego terminarza spotkań z zespołem projektowym. Z góry dziękuję za pomoc.”
Czy „z poważaniem” w mailu to nadal aktualna forma?
Tak, zwrot „z poważaniem w mailu” wciąż uznawany jest za poprawną i bardzo formalną formę zakończenia wiadomości. Sprawdza się w korespondencji urzędowej, z instytucjami, nowymi kontrahentami oraz osobami, których nie znamy osobiście. Jeśli chcesz nieco ocieplić ton, możesz wybrać alternatywę: „Z wyrazami szacunku” lub „Z serdecznymi pozdrowieniami”. Pamiętaj jednak, by nie używać samego „Pozdrawiam” w korespondencji z instytucjami państwowymi – to zbyt swobodna forma.
Czy „Szanowni Państwo” w mailu to uniwersalny zwrot powitalny?
„Szanowni Państwo w mailu” to najbardziej uniwersalna i bezpieczna forma powitania, gdy adresujemy wiadomość do więcej niż jednej osoby lub nie znamy płci odbiorcy. Taki zwrot doskonale sprawdza się w korespondencji z firmami, urzędami i zespołami projektowymi. Co ważne, użycie tej formy wskazuje na znajomość zasad korespondencji formalnej i buduje wizerunek osoby kompetentnej.
Jak powinna wyglądać budowa maila formalnego?
Budowa maila biznesowego opiera się na kilku stałych elementach. Należy zacząć od tytułu wiadomości – powinien być konkretny i tematyczny. Następnie stosujemy odpowiednie powitanie. W treści przechodzimy do sedna, dbając o klarowność, poprawność językową i uprzejmy ton. Na końcu warto umieścić zakończenie z grzecznościową formułą oraz podpis – zawierający imię, nazwisko i dane kontaktowe. Struktura e-maila powinna sprzyjać szybkiemu odbiorowi treści.
Czym charakteryzuje się profesjonalny mail biznesowy?
Mail biznesowy powinien być klarowny, uprzejmy i pozbawiony zbędnych emocji. Należy unikać emotikonów, skrótów typu „pzdr”, a także zbyt długich akapitów. Dobry mail biznesowy zawiera precyzyjne informacje, jest wolny od błędów ortograficznych i interpunkcyjnych, a jego ton jest uprzejmy i rzeczowy. Osoba pisząca powinna pamiętać, że reprezentuje nie tylko siebie, ale często również firmę.
Jak napisać skuteczny mail o współpracę?
Mail o współpracę powinien być przygotowany z najwyższą starannością. Warto rozpocząć od przedstawienia siebie i/lub swojej firmy, a następnie zwięźle zaprezentować cel wiadomości – propozycję współpracy. Kluczowe jest sformułowanie korzyści płynących z potencjalnego porozumienia oraz wyrażenie gotowości do rozmów. Przykład:
„Szanowni Państwo,
reprezentuję agencję marketingową XYZ. Z zainteresowaniem obserwujemy działania Państwa firmy i chcielibyśmy zaproponować współpracę w zakresie tworzenia kampanii employer brandingowych. Wierzymy, że nasze doświadczenie w pracy z branżą HR może wnieść realną wartość do Państwa projektów.”
Jakie są podstawowe zasady korespondencji służbowej?
Korespondencja służbowa zasady obejmuje przede wszystkim: dbałość o formę, dobór języka dopasowanego do sytuacji, brak literówek, czytelność oraz odpowiednie formatowanie tekstu. Odpowiadaj na wiadomości w rozsądnym czasie, unikaj „odpisywania jednym zdaniem” w sytuacjach oficjalnych i pamiętaj o kulturze wypowiedzi nawet wtedy, gdy wyrażasz krytykę. Utrzymuj profesjonalny ton niezależnie od prywatnych emocji.
Czym jest savoir vivre w korespondencji?
Savoir vivre korespondencja to zbiór zasad dobrego wychowania w komunikacji elektronicznej. Obejmuje zarówno formy grzecznościowe, jak i estetykę wiadomości – formatowanie, używanie poprawnego języka, unikanie sarkazmu i ironii. To również umiejętność dostosowania tonu wypowiedzi do kontekstu: inaczej piszemy do urzędu, inaczej do partnera biznesowego, a jeszcze inaczej do zespołu wewnętrznego. Savoir vivre to wyraz szacunku do odbiorcy.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
Mail z CV – co napisać?
Jak dobrze przeżyć pierwszy dzień w nowej pracy?
Udostępnij