Znajomość e-mailowego savoir vivre’u jest pomocna w trakcie rekrutacji, podczas pełnienia służbowych obowiązków, ale i w życiu prywatnym, np. podczas korespondencji z obsługą klienta sklepu internetowego. Odpowiednio skonstruowana wiadomość jest kluczem do skutecznej komunikacji. Jak pisać, by wykazać się kulturą osobistą i nie popełnić gafy? Jakie zwroty będą najbardziej neutralne, które sformułowania odchodzą do lamusa? Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się, czym charakteryzuje się e-mail formalny.
Adres mailowy ma znaczenie
Oficjalne wiadomości do pracodawcy czy różnych instytucji wysyłaj zawsze ze skrzynki opatrzonej profesjonalnym adresem. Nie powinien on zawierać nicków czy ksywek, lecz Twoje imię i nazwisko. Dzięki temu, nie zostaniesz odebrany/odebrana jako osoba infantylna lub wulgarna.
Niezbędne elementy oficjalnego e-maila
Każdy e-mail biznesowy powinien być skonstruowany według sztywnych wytycznych i zawierać te elementy:
Mail oficjalny – tytuł
Wiadomość pozbawiona tytułu może wywołać w odbiorcy niemałą irytację. To właśnie ten element pozwala szybko zakwalifikować maila jako sprawę, którą należy się zająć od razu lub mniej pilną. Ponadto, umożliwia zakwalifikowanie jej do konkretnego obszaru, np. reklamacja produktu, zgłoszenie rekrutacyjne itp. Dlatego zawsze, gdy zastanawiasz się, jak zatytułować maila, staraj się w skrócie odzwierciedlić przekaz wiadomości, np. Zestawienie wyników sprzedażowych z czerwca.
Przywitanie
Jak rozpocząć maila formalnego? Słowo Witam jest zdecydowanie w złym tonie, tym bardziej, że w wielu przypadkach będzie to faux pas. Zakłada ono bowiem niższą rangę osoby, do której adresujemy wiadomość. W przypadku maila oficjalnego wysyłanego do adresata, z którym nie łączą nas relacje, formą znacznie bardziej odpowiednią jest Szanowny Panie, Szanowna Pani, Szanowni Państwo. Jeżeli odbiorca to nasz przełożony, współpracownik czy klient, możemy użyć sformułowania Pani [Imię], Panie [Imię]. W obu przypadkach dopuszcza się również zastosowania przywitania Dzień dobry.
E-mail oficjalny – właściwa treść
Jeśli zależy Ci na skutecznej komunikacji z zachowaniem zasad savoir vivre’u, w treści wiadomości używaj języka formalnego. Wystrzegaj się kolokwializmów czy osobistych dygresji. Skup się na zwięzłym przekazaniu sprawy. Nie zapomnij o sprawdzeniu interpunkcji oraz ortografii. Dołóż staranności, aby zdania były poprawne stylistycznie.
Formalny ton nie powinien jednak być oschły. Wręcz przeciwnie, w dobrym tonie będzie ocieplenie relacji za pomocą życzliwych zwrotów. Jeśli wiesz, że Twój klient/współpracownik właśnie wrócił z urlopu, zapytaj go na przykład o samopoczucie po wakacjach lub złóż życzenia szybkiego powrotu do zdrowia, jeżeli wiesz, że adresat wiadomości ostatnio nie czuł się najlepiej.
W przypadku, gdy Twoja wiadomość ma dla Ciebie najwyższy priorytet, możesz zawrzeć w niej prośbę o potwierdzenie odczytania lub pilną odpowiedź.
Twój e-mail oficjalny zawiera załączniki? Koniecznie podkreśl to w wiadomości, używając np. zwrotu: W załączniku zamieszczam raport oraz fakturę lub Szczegółową analizę trendów znajdzie Pani w załączniku bądź Do niniejszej wiadomości dołączam CV kandydatów.
Zakończenie
Jak zakończyć maila formalnego? Możesz użyć zwrotu Pozdrawiam serdecznie czy Łączę pozdrowienia lub, jeśli chcesz podkreślić szacunek względem adresata, Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku. Po tym sformułowaniu niezbędny jest Twój podpis – imię i nazwisko. Zakończenie oficjalnego maila bez tego elementu będzie stanowczo źle widziane, zwłaszcza, gdy sprawa dotyczy np. rekrutacji, oferty sprzedażowej, czy choćby reklamacji zgłaszanej przez Ciebie w sklepie internetowym.
Oficjalny mail – wzór
Poniżej znajdziesz wzór oficjalnego maila, który dotyczy współpracy między dwoma firmami.
Pani Ireno,
dziękuję za naszą dzisiejszą rozmowę. Bardzo cieszę się na naszą współpracę. Zgodnie z ustaleniami, przesyłam w załączniku wypełniony przeze mnie brief. Mam nadzieję, że informacje w nim zawarte okażą się wyczerpujące i będą stanowiły solidną inspirację do działań Państwa zespołu kreatywnego. Będę wdzięczna za przesłanie rezultatów Państwa pracy do 20 lipca.
W razie jakichkolwiek pytań, jestem do dyspozycji.
Łączę pozdrowienia i życzę dobrego tygodnia!
Aneta Nowak
Specjalista ds. Social Media
tel: 856-874-965
mail: aneta.nowak@rudpolex.pl
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
Mail z CV – co napisać?
Jak dobrze przeżyć pierwszy dzień w nowej pracy?