Planowanie czasu pracy jest jednym z obowiązków spoczywających na barkach pracodawcy. Musi on uwzględnić zarówno regulacje prawne, jakie wiążą się z tym zagadnieniem, jak i potrzeby zatrudnionych. W tym artykule odpowiemy na pytanie, co to jest harmonogram pracy, jak należy prawidłowo go sporządzić, jakie obostrzenia narzuca Kodeks pracy oraz w których przypadkach prowadzenie takiej dokumentacji nie jest obligatoryjne.

Co to jest harmonogram pracy

Harmonogram czasu pracy, nazywany często grafikiem pracowniczym, to indywidualny rozkład czasu pracy konkretnego pracownika lub poszczególnych grup pracowników w ustalonym dla nich okresie rozliczeniowym, który nie powinien być krótszy niż 1 miesiąc. Może być sporządzony w formie elektronicznej lub papierowej.

Grafik godzin pracy, obok ewidencji czasu pracy i list obecności jest podstawowym dokumentem, który należy przekazać podczas ewentualnej kontroli prawidłowości rozliczania czasu pracy w firmie, przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Może Cię zainteresować: Ewidencja czasu pracy – jak powinna być prowadzona

Według zapisów Kodeksu pracy (art.129 § 3), grafik pracowników powinien być przekazany zatrudnionym co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który dokument ten został rozpisany.

Harmonogram czasu pracy to niezbędne narzędzie zwłaszcza w tych firmach, w których praca odbywa się w systemie zmianowym lub w nienormowanych godzinach.

Jak stworzyć grafik pracowników?

Wymiar czasu pracy

Harmonogram pracy konstruuje się w oparciu o wymiar czasu pracy, czyli liczbę godzin, jaką pracownicy muszą przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Oblicza się go w następujący sposób (wg art. 130 Kodeksu pracy):

• mnożymy normę tygodniową (40 godzin) przez liczbę pełnych tygodni, wchodzących w skład danego okresu rozliczeniowego,
• dodajemy do powyższego wyniku iloczyn normy dobowej (8 godzin) i dni, które pozostały do końca danego okresu rozliczeniowego,
• od otrzymanego wyniku odejmujemy iloczyn 8 godzin (norma dobowa) i liczby świąt przypadających w innym dniu niż niedziela.

Zatem jeśli za okres rozliczeniowy przyjmiemy 1 miesiąc, to zastosowanie będzie miał poniższy wzór:

W listopadzie 2022 roku są 4 pełne tygodnie pracy oraz 3 dni. W tym miesiącu wypadają 2 święta (1 listopada oraz 11 listopada) w innym dniu niż niedziela. W związku z tym, wymiar pracy w tym miesiącu wynosi:

40 x 4 + 8 x 3 – 8 x 2 = 168 godzin

Obostrzenia

• W harmonogramie rozpisanym na okres 1 miesiąca zabronione jest planowanie godzin nadliczbowych. Wynika to z samej istoty nadgodzin – mogą one wystąpić jedynie w sytuacji wyjątkowej, której pracodawca nie mógł przewidzieć.

Jedynie w grafikach zaplanowanych na dłuższe okresy rozliczeniowe dopuszcza się rozpisanie większej ilości godzin w jednym miesiącu, a mniejszej w pozostałych tak, aby suma godzin w całym okresie była zgodna z obliczonym wymiarem czasu pracy.

• Zachowanie odpoczynku dobowego – w każdej dobie pracownik musi mieć zapewnione co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku.
• Zachowanie odpoczynku tygodniowego – należy pracownikowi zaplanować czas pracy tak, aby w każdym tygodniu miał zapewniony nieprzerwany 35 godzinny odpoczynek.
• Rekompensata dnia wolnego za pracę w niedzielę – Kodek pracy nakłada obowiązek zaplanowania w grafiku dnia wolnego 6 dni przed niedzielą lub po niej. Dodatkowo, w firmach, w których dozwolona jest praca w niedzielę, pracownikowi przysługuje co czwarta niedziela wolna od pracy.
• Rekompensata dnia wolnego za pracę w sobotę – pracownikowi, który pracował w sobotę (lub w innym dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy) należy przyznać dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego.

Inne czynniki, które należy uwzględni przy projektowaniu grafiku

Wspomniane wyżej obostrzenia wynikające z Kodeksu pracy to nie jedyne czynniki, jakie regulują zapisy w grafiku. Rozpisując harmonogram czasu pracy należy również uwzględnić: urlopy pracownicze, urlopy szkoleniowe, zgłaszane nieobecności, L4.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Nie każdy pracodawca zobligowany jest do tworzenia grafików pracowników. Przepisy Kodeksu pracy przewidują kilka wyjątków:

• pracownicy pracują w oparciu o system zadaniowy,
• harmonogram czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia o systemach i rozkładach czasu pracy lub z umowy o pracę,
• zastosowanie ma ruchomy lub indywidualny rozkład pracy.

Zmiany w grafiku pracy

Według regulacji prawnych, harmonogram czasu pracy można zmienić tylko w wyjątkowych sytuacjach (np. konieczność zastąpienia pracownika, który zgłosił nieobecność spowodowaną chorobą czy opieką nad dzieckiem). Zasady modyfikacji grafiku powinny zostać zawarte w przepisach wewnątrzzakładowych. Nie jest dopuszczalna zmiana harmonogramu pod nieobecność pracownika.

Podsumowanie

Harmonogram czasu pracy pozwala pracodawcom na zorganizowanie obowiązków w sposób zapewniający ciągłość i efektywność pracy. Tworzenie takiej dokumentacji jest obligatoryjne dla każdego pracodawcy, który zatrudnia pracowników w systemie równoważnym. Grafik musi uwzględniać zarówno obostrzenia wynikające z Kodeksu pracy, jak i potrzeby oraz wymagania zgłaszane przez pracowników. Harmonogram pracy to jeden z podstawowych dokumentów analizowanych podczas kontroli PIP w firmie.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Umowa o pracę na okres próbny – co powinien wiedzieć pracodawca?
Jak stworzyć system premiowy w firmie?