Notatka służbowa jest elementem formalnej komunikacji wewnątrz firmy lub instytucji. Tego rodzaju dokument sporządza się w taki sytuacjach, jak zebranie zarządu lub spotkanie motywujące. Podpowiadamy, jak prawidłowo napisać notatkę służbową dotyczącą zdarzenia, rozmowy lub złego zachowania pracownika.

Notatka służbowa, co to jest?

Konieczność sporządzenia notatki służbowej pojawia się w przypadku ważnych dla firmy kwestii. To formalny sposób komunikacji wewnętrznej, który obowiązuje w momencie próby udokumentowania zdarzeń, postanowień, czy przebiegu spotkań. Czy notatka służbowa jest dokumentem? Tak, to dokument, który sporządza pracownik bądź pracodawca. Warto podkreślić, że notatka służbowa może dotyczyć również sposobu wypełniania obowiązków przez danego pracownika, przybierając pozytywny lub negatywny wydźwięk.

 

W praktyce notatki służbowe najczęściej pisze pracodawca albo przełożony celem zdyscyplinowania pracownika lub przekazania informacji zwrotnej po rozmowie. Ważne, by pamiętać, że dokument nie może trafić w niepowołane ręce. Ponieważ notatki służbowe mają charakter oficjalny i mogą dotyczyć wrażliwych informacji, często są traktowane jako poufne i objęte ochroną prawną. W związku z tym zaleca się odpowiednie przechowywanie dokumentu, gdyż wszelkie nieporozumienia w tej kwestii mogą skończyć się w sądzie.  

Jak napisać notatkę służbową?

Jako że notatka służbowa jest formalnym dokumentem, należy przestrzegać kilku zasad przy jej sporządzaniu. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że treść notatki służbowej powinna być zwięzła, zrozumiała, konkretna i merytoryczna. Dokument można dostarczyć w formie papierowej lub elektronicznej, ale ważne jest, by trafił do rąk własnych adresata.

 

Co powinien zawierać dobrze napisany dokument? Bez względu na powód sporządzania, każda notatka, w tym notatka służbowa z rozmowy z pracownikiem, powinna zawierać: datę i miejsce sporządzenia, imię i nazwisko adresata oraz osoby sporządzającej notatkę, temat i treść, a także podpis osoby, która sporządziła notatkę. Firmy przeważnie ustalają własne wzory do pisania notatek służbowych, jednak powyższe informacje powinny być zawarte w każdym dokumencie.

Notatka służbowa wzór

Poniżej przedstawiamy, jak może wyglądać przykładowa notatka służbowa. Należy mieć na uwadze, że notatka służbowa musi zawierać wyłącznie fakty, bez subiektywnych opinii i osądów. Notatka służbowa ze zdarzenia lub rozmowy ma nieco inny charakter od notatki dotyczącej złego zachowania pracownika, ale format dokumentu może być ten sam.

 

Notatka służbowa za złe zachowanie pracownika — wzór

 

Warszawa, 05.06.2023

 

 

Jan Nowak

Kierownik Działu Personalnego

Marek Kowalski

Pracownik Działu Sprzedaży

Notatka Służbowa — upomnienie za niewłaściwe zachowanie

 

Dotyczy: Zgłoszenia o nieodpowiednim zachowaniu pracownika działu sprzedaży — pana Marka Kowalskiego w dniu: 4 maja 2023 roku.

 

Szanowny Panie,

 

Klient zgłosił skargę w związku z incydentem z dnia 4 maja 2023 roku, z której wynika, iż podczas spotkania z klientem wykazał się Pan agresywnym i nieodpowiednim zachowaniem. Podnoszenie głosu, używanie obraźliwych słów i nieprzyzwoitego języka wobec klienta oraz innych członków zespołu stanowi naruszenie naszych standardów etycznych i profesjonalizmu.

 

Zgodnie z polityką firmy, w przypadku naruszenia standardów postępowania i niewłaściwego zachowania pracownika, podejmowane są odpowiednie działania dyscyplinarne. W związku z tym w najbliższym czasie odbędzie się rozmowa dyscyplinująca, na której zostaną omówione konsekwencje tego incydentu.

 

Chciałbym podkreślić, że oczekuję w przyszłości przestrzegania przez Pana zasad profesjonalizmu, szacunku i współpracy. Zachęcam Pana do zastanowienia się nad konsekwencjami własnych działań oraz do podjęcia działań naprawczych, aby zapobiec podobnym incydentom w trakcie kolejnych rozmów z klientami.

 

Z poważaniem,

 

Jan Nowak

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Ewidencja czasu pracy – jak powinna być prowadzona
Jak napisać referencje dla pracownika? Wzór