Redukcja etatu a okres wypowiedzenia

Przy zwolnieniu w ramach redukcji etatu obowiązują standardowe okresy wypowiedzenia z Kodeksu pracy: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy zatrudnieniu od 6 miesięcy do 3 lat i 3 miesiące po 3 latach. Od 2016 r. te same okresy dotyczą umów na czas nieokreślony i określony. Wymiar etatu nie ma znaczenia, więc pracownik na pół etatu ma taki sam okres wypowiedzenia jak pracownik pełnoetatowy. Pracodawca musi wskazać w wypowiedzeniu konkretną i prawdziwą przyczynę, a przy spełnieniu warunków ustawy o zwolnieniach grupowych także wypłacić odprawę. Poniżej wyjaśniamy też, czym redukcja etatu różni się od likwidacji stanowiska pracy.

Czym jest redukcja etatu?

Redukcja etatu to proces zmniejszenia liczby godzin pracy pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy. Może to nastąpić z różnych powodów, na przykład:

• zmiany w potrzebach firmy,
• spadku zamówień,
• zmian w gospodarce wymagających dostosowania się do nowych warunków.

Redukcja etatu może być tymczasowa lub stała i może być przeprowadzana w ramach restrukturyzacji firmy, cięć kosztów lub reorganizacji zasobów ludzkich.

Mówiąc prościej, do redukcji etatu dochodzi, gdy liczba pracowników przewyższa zapotrzebowanie. Nierzadko pracodawca staje przed koniecznością zwolnienia kilku osób. W takiej sytuacji musi zdecydować, kogo obejmie wypowiedzenie — i tu kluczowe są kryteria doboru.

Uwaga: Pracodawca w ramach redukcji etatu nie może zwolnić pracownika bez konkretnej przyczyny. Przepisy nie nakazują zwalniać osób z najkrótszym stażem ani z najsłabszymi wynikami — wymagają natomiast, by pracodawca zastosował obiektywne i sprawiedliwe kryteria doboru do zwolnienia (np. kwalifikacje, doświadczenie, dotychczasowy przebieg pracy, dyspozycyjność) i wskazał je w wypowiedzeniu obok przyczyny organizacyjnej. Pracownik, który uważa wypowiedzenie za nieuzasadnione lub naruszające przepisy, może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia.

Czym różni się redukcja etatu od likwidacji stanowiska pracy?

Redukcja etatu oznacza zmniejszenie liczby godzin pracy pracownika przy zachowaniu jego zatrudnienia w firmie lub zwolnienie pracownika przy zachowaniu stanowiska pracy. To na przykład zwolnienie jednego grafika komputerowego spośród czterech zatrudnionych na tym stanowisku.

Tymczasem likwidacja stanowiska pracy oznacza zakończenie zatrudnienia na danym stanowisku z powodu różnych czynników, takich jak restrukturyzacja, brak rentowności lub redukcja kosztów. Przykład? Pracodawca decyduje się na całkowite zlikwidowanie stanowiska grafika komputerowego.

Redukcja etatu a okres wypowiedzenia

Przy redukcji etatu pracownik ma prawo do zachowania terminu wypowiedzenia (lub zapłaty za ten okres).

Czas trwania okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36 Kodeksu pracy okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy zawartej na czas określony wynosi:

• 2 tygodnie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Do stażu wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, także wcześniejsze umowy.

Umowa na czas nieokreślony

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony to poważna decyzja, która musi być uzasadniona i zgodna z przepisami Kodeksu pracy. W sytuacji, gdy dochodzi do redukcji etatów, pracodawca ma prawo zakończyć stosunek pracy również z osobą zatrudnioną na czas nieokreślony, pod warunkiem że zachowa wymagany okres wypowiedzenia oraz jasno wskaże przyczynę wypowiedzenia (np. reorganizacja firmy, zmiany strukturalne, spadek zapotrzebowania na daną rolę). Ważne jest, by wskazać przyczynę realną i konkretną – jej brak może prowadzić do przywrócenia pracownika do pracy przez sąd lub zasądzenia odszkodowania.

Umowa na czas określony i umowa na zastępstwo

Od 22 lutego 2016 r. okres wypowiedzenia umowy na czas określony jest taki sam jak przy umowie na czas nieokreślony i zależy wyłącznie od stażu pracy u danego pracodawcy (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące). Nie ma już znaczenia, czy umowa przewiduje możliwość wypowiedzenia — każdą umowę na czas określony można wypowiedzieć.

Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi także podać przyczynę wypowiedzenia umowy na czas określony (wcześniej obowiązek ten dotyczył tylko umów bezterminowych) oraz — jeśli w firmie działa związek zawodowy — skonsultować z nim zamiar wypowiedzenia. Pracownik na umowie terminowej, który uważa wypowiedzenie za nieuzasadnione, może domagać się przed sądem pracy przywrócenia do pracy lub odszkodowania, tak jak pracownik zatrudniony na czas nieokreślony.

Umowa na zastępstwo jest obecnie traktowana jak zwykła umowa na czas określony (zawarta na czas zastępstwa nieobecnego pracownika), więc stosuje się do niej te same okresy wypowiedzenia. Więcej na ten temat piszemy we wpisie Umowa na czas określony – co mówią przepisy?.

Jaki okres wypowiedzenia na pół etatu obowiązuje pracownika?

Wymiar etatu – pełny czy niepełny – nie wpływa na długość okresu wypowiedzenia. Oznacza to, że pracownik zatrudniony na pół etatu ma taki sam okres wypowiedzenia jak pracownik zatrudniony na cały etat. O długości wypowiedzenia decyduje wyłącznie długość zatrudnienia u danego pracodawcy. Przykładowo: jaki okres wypowiedzenia na pół etatu będzie miał pracownik z trzyletnim stażem? Taki sam jak jego pełnoetatowy kolega, czyli trzy miesiące.

Zmniejszenie etatu za porozumieniem stron – co warto wiedzieć?

Zmiana wymiaru czasu pracy może nastąpić w wyniku jednostronnej decyzji pracodawcy (np. wypowiedzenia zmieniającego), ale coraz częściej praktykowane jest zmniejszenie etatu za porozumieniem stron. Taka forma jest korzystna dla obu stron, zwłaszcza gdy pracownik wyraża zgodę na mniejszy wymiar pracy, np. w obliczu chwilowego kryzysu finansowego w firmie. Należy jednak pamiętać, że tego rodzaju porozumienie musi być dobrowolne i udokumentowane na piśmie – nie może być wymuszone przez żadną ze stron.

Redukcja etatu a zatrudnienie nowego pracownika – co na to prawo?

Wielu pracowników zastanawia się, czy możliwe jest zatrudnienie nowego pracownika po wcześniejszej redukcji etatu w firmie. Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. Jeśli redukcja została uzasadniona np. koniecznością optymalizacji kosztów, a w krótkim czasie po zwolnieniu ogłaszane są rekrutacje na to samo lub podobne stanowisko, może to zostać zakwestionowane przez sąd pracy jako wypowiedzenie z przyczyną pozorną.

Dodatkowo, przy zwolnieniach grupowych obowiązuje ustawowy obowiązek ponownego zatrudnienia (art. 9 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników): jeśli pracodawca ponownie zatrudnia pracowników w tej samej grupie zawodowej, powinien zatrudnić zwolnionego pracownika, o ile ten w ciągu roku od rozwiązania umowy zgłosi zamiar powrotu do pracy. Obowiązek ten trwa 15 miesięcy od dnia rozwiązania umowy w ramach zwolnienia grupowego. Przy zwolnieniach indywidualnych taki obowiązek nie wynika z przepisów, choć zatrudnienie nowej osoby na to samo stanowisko może podważyć rzeczywistość przyczyny wypowiedzenia.

Dlatego redukcja etatu a zatrudnienie nowego pracownika powinny być zawsze zgodne z realnymi potrzebami organizacyjnymi, a nie służyć np. rotacji personalnej bez podstaw prawnych.

Reorganizacja firmy a zwolnienia – jak zachować zgodność z przepisami?

Zmiana struktury organizacyjnej, likwidacja działów lub przekształcenia biznesowe mogą uzasadniać zwolnienia pracowników. Jednak nawet w takich przypadkach konieczne jest przestrzeganie przepisów dotyczących okresów wypowiedzenia, konsultacji ze związkami zawodowymi (jeśli występują) oraz potencjalnego obowiązku wypłaty odpraw. Pracodawcy muszą też wykazać, że zmiana jest rzeczywista, a nie pozorna – próba ukrycia innych intencji pod hasłem „reorganizacja” może być skutecznie zakwestionowana w sądzie.

Wypowiedzenie umowy o pracę – redukcja etatu [wzór]

Pracodawca, który decyduje się zakończyć stosunek pracy w związku z redukcją etatu, powinien odpowiednio przygotować dokument wypowiedzenia. Można wówczas zainspirować się gotowym szablonem.

Poniżej znajdziesz przykładowy wzór dokumentu: wypowiedzenie umowy o pracę – redukcja etatu.

Dodatkowe wskazówki:

• Niezależnie od rodzaju umowy (na czas nieokreślony czy określony) uzasadnienie musi być konkretne, prawdziwe i zrozumiałe dla pracownika; przy zwolnieniu jednej z kilku osób na tym samym stanowisku warto wskazać także kryteria doboru.
• Wypowiedzenie powinno zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni.
• W przypadku objęcia pracownika ochroną (np. ciąża, wiek przedemerytalny, usprawiedliwiona nieobecność) wypowiedzenie jest niezgodne z prawem — przy zwolnieniach grupowych w niektórych przypadkach dopuszczalne jest tylko wypowiedzenie zmieniające.

Co należy się pracownikowi przy redukcji etatu?

Redukcja etatu a okres wypowiedzenia to niejedyna istotna kwestia. Przy redukcji etatu pracownikowi mogą przysługiwać różne świadczenia, w tym odprawa, ale tylko w określonych sytuacjach wymienionych poniżej.

• Pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób.
• Pracownik otrzymuje wypowiedzenie umowy lub rozwiązuje współpracę za porozumieniem stron z przyczyn niedotyczących pracownika.
• Zwolnienie ma charakter grupowy (co najmniej 10 pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia poniżej 100 osób, 10% pracowników przy zatrudnieniu od 100 do 299 osób lub 30 pracowników w przypadku zatrudnienia co najmniej 300 osób, w okresie nieprzekraczającym 30 dni) albo indywidualny, ale przyczyny niedotyczące pracownika stanowią wyłączny powód rozwiązania umowy.

Wysokość odprawy ustala się na podstawie stażu pracy.

• Odprawa jest równa pensji z jednego miesiąca, jeśli podwładny pracował w danej firmie poniżej 2 lat.
• Odprawa jest równa zarobkom z dwóch miesięcy, jeśli pracownik był zatrudniony u pracodawcy od 2 do 8 lat.
• Odprawa wynosi równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeśli pracownik pracował w danym przedsiębiorstwie powyżej 8 lat.

Odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2026 r. — 72 090 zł brutto). Szczegóły opisujemy we wpisie Redukcja etatu a odprawa — co powinien wiedzieć pracodawca?.

Na koniec warto podkreślić, że przy zwolnieniach grupowych pracodawca, który ponownie zatrudnia pracowników w tej samej grupie zawodowej, ma obowiązek w pierwszej kolejności zaproponować etat zwolnionemu pracownikowi, jeśli ten w ciągu roku zgłosił zamiar powrotu.