W związku z szybko zmieniającą się rzeczywistością rynkową i kulturą organizacyjną w firmach, sposoby zarządzania ludźmi ciągle ewoluują. Praca zdalna lub hybrydowa to ostatnio największe wyzwanie, które skłania managerów do poszukiwań nowych rozwiązań, ulepszania dotychczasowych praktyk, mogących zoptymalizować działanie pracowników. Liderzy , którzy doceniają potencjał skutecznej komunikacji w zespole i potrafią go rozwijać, odnotowują szereg korzyści, przekładających się na rozwój całej firmy. Komunikacja wewnętrzna bowiem to nie tylko kaskadowe przekazywanie informacji lecz znacznie więcej.

Efektywna komunikacja w zespole – dobre praktyki

Z badania przeprowadzonego przez Aptitude Research Partners w 2016 roku wynika, że firmy, które dbają o efektywną i spójną strategię komunikacji wewnętrznej mają 4-krotnie większe szanse na zatrudnienie zaangażowanych pracowników oraz 3 razy częściej zwiększają jakość swoich procesów rekrutacyjnych. Warto zatem zadbać o ten aspekt funkcjonowania organizacji. A jeśli manager służy w tej kwestii przykładem, bardzo prawdopodobne, że dobre praktyki zaczną być stosowane przez podwładnych. Oto 7 sposobów budowania dobrej komunikacji i współpracy w zespole:

#1 Dbaj o klarowny przekaz

Komunikacja w zespole pracowniczym musi opierać się o jasne komunikaty, wytyczne, oczekiwania. Podczas delegowania zadań lub przedstawiania założeń projektu upewnij się, że wszyscy rozumieją swoją rolę, szczegóły pracy, którą mają wykonać, a także przekonani są co do jej celu. Bądź otwarty/otwarta na pytania, wątpliwości, a jeśli te się nie pojawią, zachęć do podzielenia się nimi.

W delegowaniu zadań pomogą Ci narzędzia, których obecnie na rynku znajdziesz bardzo dużo. Od bardziej zaawansowanych typu YouTrack czy Jira, do prostych i intuicyjnych, jak Trello.

#2 Zadawaj pytania

Niezwykle istotnym aspektem komunikacji w zespole jest zwyczaj zadawania pytań oraz słuchanie wypowiedzi, emocji i nastrojów współpracowników. Dzięki temu szybko można dowiedzieć się o trudnościach w danym procesie czy ewentualnych zagrożeniach związanych z realizacją celu. To również świetny sposób budowania zaufania, wzmacniania relacji z zespołem.

Jako szef uważnie wsłuchuj się w nowe pomysły, sposoby rozwiązywania problemów, poddawane przez pracowników. Pomóż wcielać je w życie.

#3 Wyznacz standardy komunikacji okołoprojektowej

Rodzaje komunikacji w zespole dotyczące projektu mogą być różne, w zależnie od preferencji pracowników. Warto jednak na wstępie zdefiniować formę i kanały komunikacji, które pozwolą przyspieszyć i usprawnić pracę. Dla jednych dobrym rozwiązaniem będzie przyjęcie standardu wysyłania do przełożonego raportu pod koniec dnia, dla innych – daily, czyli codzienne standupy, podczas których każdy pracownik streści, co udało mu się zrobić, jakie wyzwania przed nim stoją.

Warto również korzystać z komunikatorów do bieżącej wymiany informacji, ustalania szczegółów różnych zadań, pomagania sobie w codziennej pracy itd. W tym rozwiązaniu kluczowa jest tutaj gotowość do szybkiej odpowiedzi przez wszystkich członków zespołu.

#4 Udzielaj regularnego feedbacku

Dobrze przeprowadzony feedback to skuteczny sposób motywowania pracowników i wspierania ich w osiąganiu indywidualnych oraz firmowych celów. Ważna jest nie tylko otwarta rozmowa o popełnionych błędach czy niedociągnięciach, wspólne wypracowanie rozwiązań, ale i wyrażenie uznania za to, czego pracownik dokonał do tej pory.

#5 Bądź dostępny/dostępna

Manager, który chce wspierać komunikację w zespole powinien dawać swoim podwładnym poczucie, że jest częścią teamu, być dla nich dostępnym wtedy, gdy tego potrzebują. Zasada „otwartych drzwi” w czasach pracy zdalnej czy hybrydowej powinna mieć swój odpowiednik w rzeczywistości wirtualnej, np. poprzez wybrany komunikator. Jeżeli grafik nie pozwala na dużą dyspozycyjność, warto wyznaczyć konkretne dni i godziny, w których pracownik zawsze będzie mógł zgłosić się ze swoją sprawą.

#6 Zadbaj o przepływ informacji i bazę wiedzy

Stwórz odpowiednie warunki skutecznej komunikacji w zespole. Niech każdy pracownik dostanie możliwość korzystania z firmowej bazy wiedzy, czyli zbioru informacji, plików, standardów dotyczących prowadzonych i zakończonych projektów oraz zadań. Chodzi tu o zoptymalizowanie procesu wdrażania pracowników do zadań, wyeliminowanie chaosu w firmowych dokumentach, a także przyspieszenie pracy.

Dobrym rozwiązaniem będą również cykliczne spotkania, dzięki którym pracownicy będą mogli śledzić postępy w projekcie, spojrzeć na cel z szerszej perspektywy, nie tylko z poziomu swoich zadań.

#7 Twórz przyjazną atmosferę

O dobrej atmosferze w firmie możemy mówić wówczas, gdy wszystkie osoby tworzące wspólnotę pracowniczą traktują siebie z szacunkiem, ufają sobie, wiedzą, że bez obaw mogą dzielić się własnym zdaniem, a relacje panujące w organizacji mają charakter partnerski.

Aby taki stan osiągnąć, warto tworzyć przestrzeń do swobodnej wymiany myśli: burze mózgów, warsztaty, spotkania integracyjne. Sytuacje konfliktowe powinny być rozwiązywane w momencie ich powstawania. Dobrą praktyką będzie również ogniskowanie swojej uwagi na pozytywach, dzielenie się sukcesami oraz zachęcanie do tej praktyki innych.

Podsumowanie

Skuteczny manager, który dba o komunikację w zespole nie tylko potrafi klarownie się komunikować, a także promuje taką postawę wśród zespołu, ale również otwarty jest na głos swoich podwładnych, wspiera ich w swobodnej wymianie myśli. Burze mózgów, dyskusje, w których konfrontowane są różne perspektywy prowadzą często do twórczych rozwiązań, znacznie lepszych od tych wymyślonych w pojedynkę.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Jak dbać o rozwój i motywację pracowników?
Jak przeprowadzić exit interview? Przykłady pytań