W związku z szybko zmieniającą się rzeczywistością rynkową i kulturą organizacyjną w firmach, sposoby zarządzania ludźmi ciągle ewoluują. Praca zdalna lub hybrydowa to ostatnio największe wyzwanie, które skłania managerów do poszukiwań nowych rozwiązań, ulepszania dotychczasowych praktyk, mogących zoptymalizować działanie pracowników. Liderzy, którzy doceniają potencjał skutecznej komunikacji w zespole i potrafią go rozwijać, odnotowują szereg korzyści, przekładających się na rozwój całej firmy. Komunikacja wewnętrzna bowiem to nie tylko kaskadowe przekazywanie informacji lecz znacznie więcej.

Efektywna komunikacja w zespole – dobre praktyki

Z badania przeprowadzonego przez Aptitude Research Partners w 2016 roku wynika, że firmy, które dbają o efektywną i spójną strategię komunikacji wewnętrznej mają 4-krotnie większe szanse na zatrudnienie zaangażowanych pracowników oraz 3 razy częściej zwiększają jakość swoich procesów rekrutacyjnych. Warto zatem zadbać o ten aspekt funkcjonowania organizacji. A jeśli manager służy w tej kwestii przykładem, bardzo prawdopodobne, że dobre praktyki zaczną być stosowane przez podwładnych. Oto 7 sposobów budowania dobrej komunikacji i współpracy w zespole:

#1 Dbaj o klarowny przekaz

Komunikacja w zespole pracowniczym musi opierać się o jasne komunikaty, wytyczne, oczekiwania. Podczas delegowania zadań lub przedstawiania założeń projektu upewnij się, że wszyscy rozumieją swoją rolę, szczegóły pracy, którą mają wykonać, a także przekonani są co do jej celu. Bądź otwarty/otwarta na pytania, wątpliwości, a jeśli te się nie pojawią, zachęć do podzielenia się nimi.

W delegowaniu zadań pomogą Ci narzędzia, których obecnie na rynku znajdziesz bardzo dużo. Od bardziej zaawansowanych typu YouTrack czy Jira, do prostych i intuicyjnych, jak Trello.

#2 Zadawaj pytania

Niezwykle istotnym aspektem komunikacji w zespole jest zwyczaj zadawania pytań oraz słuchanie wypowiedzi, emocji i nastrojów współpracowników. Dzięki temu szybko można dowiedzieć się o trudnościach w danym procesie czy ewentualnych zagrożeniach związanych z realizacją celu. To również świetny sposób budowania zaufania, wzmacniania relacji z zespołem.

Jako szef uważnie wsłuchuj się w nowe pomysły, sposoby rozwiązywania problemów, poddawane przez pracowników. Pomóż wcielać je w życie.

#3 Wyznacz standardy komunikacji okołoprojektowej

Rodzaje komunikacji w zespole dotyczące projektu mogą być różne, w zależnie od preferencji pracowników. Warto jednak na wstępie zdefiniować formę i kanały komunikacji, które pozwolą przyspieszyć i usprawnić pracę. Dla jednych dobrym rozwiązaniem będzie przyjęcie standardu wysyłania do przełożonego raportu pod koniec dnia, dla innych – daily, czyli codzienne standupy, podczas których każdy pracownik streści, co udało mu się zrobić, jakie wyzwania przed nim stoją.

Warto również korzystać z komunikatorów do bieżącej wymiany informacji, ustalania szczegółów różnych zadań, pomagania sobie w codziennej pracy itd. W tym rozwiązaniu kluczowa jest tutaj gotowość do szybkiej odpowiedzi przez wszystkich członków zespołu.

#4 Udzielaj regularnego feedbacku

Dobrze przeprowadzony feedback to skuteczny sposób motywowania pracowników i wspierania ich w osiąganiu indywidualnych oraz firmowych celów. Ważna jest nie tylko otwarta rozmowa o popełnionych błędach czy niedociągnięciach, wspólne wypracowanie rozwiązań, ale i wyrażenie uznania za to, czego pracownik dokonał do tej pory.

#5 Bądź dostępny/dostępna

Manager, który chce wspierać komunikację w zespole powinien dawać swoim podwładnym poczucie, że jest częścią teamu, być dla nich dostępnym wtedy, gdy tego potrzebują. Zasada „otwartych drzwi” w czasach pracy zdalnej czy hybrydowej powinna mieć swój odpowiednik w rzeczywistości wirtualnej, np. poprzez wybrany komunikator. Jeżeli grafik nie pozwala na dużą dyspozycyjność, warto wyznaczyć konkretne dni i godziny, w których pracownik zawsze będzie mógł zgłosić się ze swoją sprawą.

#6 Zadbaj o przepływ informacji i bazę wiedzy

Stwórz odpowiednie warunki skutecznej komunikacji w zespole. Niech każdy pracownik dostanie możliwość korzystania z firmowej bazy wiedzy, czyli zbioru informacji, plików, standardów dotyczących prowadzonych i zakończonych projektów oraz zadań. Chodzi tu o zoptymalizowanie procesu wdrażania pracowników do zadań, wyeliminowanie chaosu w firmowych dokumentach, a także przyspieszenie pracy.

Dobrym rozwiązaniem będą również cykliczne spotkania, dzięki którym pracownicy będą mogli śledzić postępy w projekcie, spojrzeć na cel z szerszej perspektywy, nie tylko z poziomu swoich zadań.

#7 Twórz przyjazną atmosferę

O dobrej atmosferze w firmie możemy mówić wówczas, gdy wszystkie osoby tworzące wspólnotę pracowniczą traktują siebie z szacunkiem, ufają sobie, wiedzą, że bez obaw mogą dzielić się własnym zdaniem, a relacje panujące w organizacji mają charakter partnerski.

Aby taki stan osiągnąć, warto tworzyć przestrzeń do swobodnej wymiany myśli: burze mózgów, warsztaty, spotkania integracyjne. Sytuacje konfliktowe powinny być rozwiązywane w momencie ich powstawania. Dobrą praktyką będzie również ogniskowanie swojej uwagi na pozytywach, dzielenie się sukcesami oraz zachęcanie do tej praktyki innych.

Podsumowanie

Skuteczny manager, który dba o komunikację w zespole nie tylko potrafi klarownie się komunikować, a także promuje taką postawę wśród zespołu, ale również otwarty jest na głos swoich podwładnych, wspiera ich w swobodnej wymianie myśli. Burze mózgów, dyskusje, w których konfrontowane są różne perspektywy prowadzą często do twórczych rozwiązań, znacznie lepszych od tych wymyślonych w pojedynkę.