Zgodnie z artykułem 94 ust. 1 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest m.in. do określenia zakresu obowiązków dla poszczególnych stanowisk i zaznajomienia nowych pracowników z owymi zapisami, jak i ze sposobem wykonywania poszczególnych zadań oraz przysługującym zatrudnionym uprawnieniom. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest i po co sporządza się charakterystykę stanowiska pracy, a także jakie informacje powinny się znaleźć w karcie opisu stanowiska pracy biurowej.

Co to jest opis stanowiska pracy?

Krótki opis stanowiska i wykonywanych czynności to dokument, który stanowi podstawę dla sformalizowania współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Warto tutaj podkreślić, że zakres obowiązków nie jest tożsamy z opisem stanowiska. To drugie pojęcie jest szersze i odnosi się do całościowego spojrzenia na rolę, jaką będzie pełnić w organizacji nowo zatrudniony pracownik.

Po co organizacji opisy stanowisk?

Opis stanowiska pracy (OSP) pozwala zachować porządek i hierarchię zadań w organizacji, jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz stanowi niezbędny element prowadzenia efektywnych procesów rekrutacyjnych.

Co powinien zawierać OSP

Kartę opisu stanowiska pracy dobrze jest podzielić na 4 sekcje, gdzie pierwsza dotyczy zagadnień najbardziej ogólnych, a ostatnia – szczegółów.

  1. Metryka opisu:
  • nazwa stanowiska pracy,
  • nazwa działu firmy,
  • nazwa stanowiska osoby przełożonej,
  • warunki pracy (wynagrodzenie i wymiar pracy),
  • możliwa ścieżka awansu (nazwa stanowiska).
  1. Zakres zadań i obowiązków:
  • cel stanowiska,
  • zadania i zakres obowiązków na stanowisku.
  • Wymagane kwalifikacje:
  • poziom i kierunek wykształcenia,
  • doświadczenie zawodowe,
  • znajomość języków obcych,
  • certyfikaty i uprawnienia.
  1. Kompetencje i predyspozycje:
  • umiejętności twarde i miękkie,
  • cechy osobowości
  • dodatkowe predyspozycje.

Pracownik biurowy – opis stanowiska (przykład)

W ogólnej nazwie „Pracownik administracyjno-biurowy” kryje się wiele zawodów, które mogą się od siebie znacznie różnić, zwłaszcza, gdy jedno stanowisko oferowane jest przez międzynarodową korporację, a inne – przez kilkuosobową działalność usługową. Pracownik administracyjno-biurowy może być urzędnikiem, office managerem, asystentem biura, wirtualną asystentką, pracownikiem recepcji. Poniżej znajdziesz przykładowy opis stanowiska pracy biurowej, który może służyć jako inspiracja przy tworzeniu dokumentacji w Twojej firmie.

  1. Metryka opisu:
  • Asystent biura
  • Dział administracji
  • Przełożony: Office Manager
  • Awans na stanowisko Specjalisty ds. administracyjnych lub Młodszego Specjalisty ds. Wsparcia Sprzedaży.
  1. Zakres zadań i obowiązków:
  • Cel: Kreowanie pozytywnego wizerunku miejsca pracy oraz obsługa organizacyjna firmy.
  • Zadania i obowiązki:
    • dbanie o odpowiedni obieg dokumentów oraz ich archiwizację,
    • obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej,
    • prowadzenie terminarza spotkań,
    • odbieranie połączeń telefonicznych,
    • obsługa klientów za pośrednictwem poczty email oraz bezpośrednio w biurze,
    • obsługa urządzeń biurowych,
    • dbanie o zaopatrzenie biura,
    • organizowanie podróży służbowych pracowników,
    • organizacja i obsługa spotkań biurowych,
    • dbanie o pozytywny wizerunek firmy.
  • Wymagania:
  • wykształcenie minimum średnie,
  • doświadczenie na podobnym stanowisku minimum rok,
  • prawo jazdy B.
  • znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie
  1. Kompetencje I predyspozycje:
  • znajomość MS Office (Word, Excel, Power Point),
  • zdolności organizacyjne: dobra organizacja pracy, terminowość, dokładność oraz odpowiedzialność,
  • komunikatywność,
  • umiejętność pracy w zespole,
  • wysoki poziom kultury osobistej.

Podsumowanie

Opis stanowiska pracy jest dokumentem, do stworzenia którego pracodawca zobowiązany jest przez przepisy Kodeksu pracy. Jest on istotny zarówno z punktu widzenia organizacji (umożliwia ustrukturyzowanie zadań w firmie, jest niezbędny przy planowaniu zatrudnienia i rekrutacji), jak i z punktu widzenia pracownika (jasny spis odpowiedzialności i zadań, określenie hierarchii i możliwości awansu). Warto pamiętać, że zatrudniony powinien być zaznajomiony również z regulaminem pracy oraz przepisami i zasadami BHP.

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

Skuteczny onboarding – jak to zrobić?
Program poleceń pracowniczych – wszystko, co powinieneś wiedzieć

Zobacz także

Jak możemy Ci pomóc?

Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami

Zapytania ofertowe:

kontakt@saleshr.pl

Telefon dla pracodawców:

+48 737 176 317

Napisz do nas