Zgodnie z artykułem 94 ust. 1 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest m.in. do określenia zakresu obowiązków dla poszczególnych stanowisk i zaznajomienia nowych pracowników z owymi zapisami, jak i ze sposobem wykonywania poszczególnych zadań oraz przysługującym zatrudnionym uprawnieniom. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest i po co sporządza się charakterystykę stanowiska pracy, a także jakie informacje powinny się znaleźć w karcie opisu stanowiska pracy biurowej.
Co to jest opis stanowiska pracy?
Krótki opis stanowiska i wykonywanych czynności to dokument, który stanowi podstawę dla sformalizowania współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Warto tutaj podkreślić, że zakres obowiązków nie jest tożsamy z opisem stanowiska. To drugie pojęcie jest szersze i odnosi się do całościowego spojrzenia na rolę, jaką będzie pełnić w organizacji nowo zatrudniony pracownik.
Po co organizacji opisy stanowisk?
Opis stanowiska pracy (OSP) pozwala zachować porządek i hierarchię zadań w organizacji, jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz stanowi niezbędny element prowadzenia efektywnych procesów rekrutacyjnych.
Co powinien zawierać OSP
Kartę opisu stanowiska pracy dobrze jest podzielić na 4 sekcje, gdzie pierwsza dotyczy zagadnień najbardziej ogólnych, a ostatnia – szczegółów.
- Metryka opisu:
- nazwa stanowiska pracy,
- nazwa działu firmy,
- nazwa stanowiska osoby przełożonej,
- warunki pracy (wynagrodzenie i wymiar pracy),
- możliwa ścieżka awansu (nazwa stanowiska).
- Zakres zadań i obowiązków:
- cel stanowiska,
- zadania i zakres obowiązków na stanowisku.
- Wymagane kwalifikacje:
- poziom i kierunek wykształcenia,
- doświadczenie zawodowe,
- znajomość języków obcych,
- certyfikaty i uprawnienia.
- Kompetencje i predyspozycje:
- umiejętności twarde i miękkie,
- cechy osobowości
- dodatkowe predyspozycje.
Pracownik biurowy – opis stanowiska (przykład)
W ogólnej nazwie „Pracownik administracyjno-biurowy” kryje się wiele zawodów, które mogą się od siebie znacznie różnić, zwłaszcza, gdy jedno stanowisko oferowane jest przez międzynarodową korporację, a inne – przez kilkuosobową działalność usługową. Pracownik administracyjno-biurowy może być urzędnikiem, office managerem, asystentem biura, wirtualną asystentką, pracownikiem recepcji. Poniżej znajdziesz przykładowy opis stanowiska pracy biurowej, który może służyć jako inspiracja przy tworzeniu dokumentacji w Twojej firmie.
- Metryka opisu:
- Asystent biura
- Dział administracji
- Przełożony: Office Manager
- Awans na stanowisko Specjalisty ds. administracyjnych lub Młodszego Specjalisty ds. Wsparcia Sprzedaży.
- Zakres zadań i obowiązków:
- Cel: Kreowanie pozytywnego wizerunku miejsca pracy oraz obsługa organizacyjna firmy.
- Zadania i obowiązki:
- dbanie o odpowiedni obieg dokumentów oraz ich archiwizację,
- obsługa poczty wychodzącej i przychodzącej,
- prowadzenie terminarza spotkań,
- odbieranie połączeń telefonicznych,
- obsługa klientów za pośrednictwem poczty email oraz bezpośrednio w biurze,
- obsługa urządzeń biurowych,
- dbanie o zaopatrzenie biura,
- organizowanie podróży służbowych pracowników,
- organizacja i obsługa spotkań biurowych,
- dbanie o pozytywny wizerunek firmy.
- Wymagania:
- wykształcenie minimum średnie,
- doświadczenie na podobnym stanowisku minimum rok,
- prawo jazdy B.
- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie
- Kompetencje I predyspozycje:
- znajomość MS Office (Word, Excel, Power Point),
- zdolności organizacyjne: dobra organizacja pracy, terminowość, dokładność oraz odpowiedzialność,
- komunikatywność,
- umiejętność pracy w zespole,
- wysoki poziom kultury osobistej.
Podsumowanie
Opis stanowiska pracy jest dokumentem, do stworzenia którego pracodawca zobowiązany jest przez przepisy Kodeksu pracy. Jest on istotny zarówno z punktu widzenia organizacji (umożliwia ustrukturyzowanie zadań w firmie, jest niezbędny przy planowaniu zatrudnienia i rekrutacji), jak i z punktu widzenia pracownika (jasny spis odpowiedzialności i zadań, określenie hierarchii i możliwości awansu). Warto pamiętać, że zatrudniony powinien być zaznajomiony również z regulaminem pracy oraz przepisami i zasadami BHP.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
Skuteczny onboarding – jak to zrobić?
Program poleceń pracowniczych – wszystko, co powinieneś wiedzieć